Google Workspace: 안전하고 효율적인 협업 업무 환경을 위한 최적의 솔루션
원격 근무 환경이든, 사무실 환경이든, 단절된 상태로는 성공적인 결과를 기대하기 어렵습니다. Google Workspace(이전의 G Suite)는 실시간 협업을 가능하게 하는 플랫폼입니다.
구독 기반 서비스인 Google Workspace는 다양한 애플리케이션을 통합 제공합니다:
Gmail, Sheets, Cloud Search, Meet, Slides, Jamboard, Chat, Forms, Admin, Calendar, Sites, Endpoint, Drive, Keep, Vault, Docs, App Script, Work Insights
각각의 애플리케이션은 독립적으로도 유용하지만, 함께 사용했을 때 비즈니스가 원활하게 운영되도록 돕는 강력한 협업 도구가 될 수 있습니다.
먼저, 협업을 지원하는 주요 애플리케이션들을 살펴보고, 이어서 내장된 보안 및 관리 도구를 알아보겠습니다.
Gmail
Gmail은 컴퓨터 사용 초기부터 우리 모두에게 익숙한 (무료) 이메일 서비스입니다. 하지만 Gmail의 비즈니스 버전은 아직 많은 사용자들에게 생소합니다.
이메일 전송은 Gmail의 기본 기능일 뿐이며, Google Meet, Chat 등과의 통합을 통해 단순한 이메일 서비스 이상의 기능을 제공합니다.
예를 들어, Gmail에서 Chat 및 Meet으로 빠르게 전환하여 모든 대화를 한 곳에서 관리할 수 있으며, 24시간 후 기록을 저장하거나 삭제하는 옵션을 선택할 수 있습니다.
또한, Smart Compose 기능은 이메일 작성 시간을 단축시켜줍니다. 인공 지능을 기반으로 이메일 작성 중 제안을 제공하며, 개인화 설정을 통해 시간이 지날수록 정확도가 향상됩니다.
Gmail의 또 다른 장점은 강력한 스팸 필터링 기능입니다. 머신 러닝 기술을 통해 99.9% 이상의 스팸을 차단하여 개인 보안뿐만 아니라 비즈니스 커뮤니케이션의 안전성도 확보합니다.
비즈니스 환경에서는 @yourbrandname.com 형태의 사용자 지정 이메일 주소를 사용하는 것이 더욱 전문적으로 보입니다. @gmail.com을 사용하는 것은 개인 이메일처럼 보일 수 있습니다.
Google Workspace를 사용하면 사용자 지정 도메인을 설정하여 Gmail을 비즈니스용으로 활용할 수 있습니다. 또한, Microsoft Outlook과 같은 기존 이메일 서비스에서 Google Workspace로 쉽게 전환할 수 있도록 지원합니다.
워크스페이스 지메일은 성공적인 이메일 마케팅을 위한 도구도 제공합니다. 미리 디자인된 레이아웃을 활용하고, 사용자 정의 스타일을 추가하고, 한 번에 여러 청중에게 메시지를 전파할 수 있습니다.
Google Chat 및 스페이스
Google Chat과 스페이스를 이용하면 동료들과 대화하고, 문서를 공유하고, 회의를 예약하는 등 다양한 작업을 Slack과 같은 외부 메시징 애플리케이션 없이도 수행할 수 있습니다.
Chat과 Spaces는 각각 다른 목적에 최적화되어 있습니다.
구글 채팅은 Slack이나 WhatsApp과 같은 메신저 애플리케이션과 유사합니다. Google 계정만으로 내부 또는 외부의 모든 사람과 쉽게 대화할 수 있습니다.
또한 Chat에서는 그룹 대화 기능도 제공합니다.
Spaces는 특정 프로젝트에 더욱 적합합니다. 예를 들어, Spaces의 채팅 및 공유 섹션은 Slack 채널과 유사하여 사람들을 추가하고 파일을 공유할 수 있습니다.
또한, 팀 구성원에게 작업을 할당하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
Google Workspace에는 두 가지 유형의 스페이스가 있습니다. 하나는 초대된 구성원만 참여할 수 있는 제한적인 스페이스이고, 다른 하나는 링크를 통해 조직 내 누구나 참여할 수 있는 스페이스입니다.
무료 버전과 Google Workspace의 주요 차이점은 앱 통합 지원 여부입니다. Google Workspace에서는 Twitter, Asana, Zapier 등 수백 개의 애플리케이션을 한 곳에서 제어할 수 있습니다.
Google은 자연어 처리 기술을 사용하여 Chat과 Spaces에서 대화 요약을 생성합니다. 이 기능을 통해 대화 전체 내용을 빠르게 파악할 수 있습니다.
Google Meet
Google Meet은 Zoom과 같은 타사 화상 회의 애플리케이션의 훌륭한 대안입니다.
Google은 향후 업데이트에서 자동 회의 기록 및 요약 기능을 추가할 예정입니다. 이는 회의의 효율성을 높이고, 회의 후에도 모든 논의 내용을 쉽게 참조할 수 있도록 도와줍니다.
출처: Google
또한, 비디오 전송 품질을 향상시키는 새로운 기능들을 제공할 예정입니다. 예를 들어, 어두운 환경, 낮은 품질의 웹캠, 불안정한 네트워크 환경에서도 안정적인 영상 품질을 제공할 수 있도록 세로 복원 기능을 도입할 것입니다.
인물 사진 조명 기능은 온라인 회의에서 스튜디오 품질의 외관을 제공합니다.
잔향 제거 기능은 공간 음향과 관계없이 모든 참석자에게 최적의 청취 경험을 제공합니다.
Hangouts Meet은 많은 참석자를 수용할 수 있지만, 대규모 조직에는 부족할 수 있습니다. 이 경우, Meet은 최대 10,000명의 참석자를 위한 Livestream 기능을 제공합니다. 또한, 향후 업데이트에서는 라이브 스트림에 참여하는 모든 사람이 Q&A 또는 투표에 참여할 수 있도록 지원하여 더 많은 참여를 유도할 계획입니다.
Google Meet은 기본적으로 무료 화상 회의 소프트웨어이지만, 일부 프리미엄 기능은 유료 가입자에게만 제공됩니다.
추가 혜택에는 더 긴 회의 시간(최대 24시간), 더 많은 참석자(최대 500명), 손 들기, 소그룹 모임, 투표, 전화 참여 등이 포함됩니다.
지능형 소음 제거, 출석 추적, 통화 녹음 기능은 Google Workspace Meet을 독보적인 화상 회의 솔루션으로 만들어줍니다.
또한, 고객이 회의에 참여하기 가장 적합한 시간대를 찾도록 돕기 위해 별도의 예약 페이지를 만들 수 있습니다. 예약된 시간은 실시간으로 업데이트됩니다.
Google Meet을 통해 진행되는 회의는 엔터프라이즈급 보안을 제공합니다. 모든 데이터는 전송 중에 암호화되며, 스누퍼에 대한 걱정 없이 안전하게 화면을 공유할 수 있습니다. 향후 업데이트에서는 사용자가 직접 암호화 키를 관리하고 종단 간 암호화 회의를 선택할 수 있도록 지원할 예정입니다.
Google 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션
이 도구들은 팀 협업에 가장 많이 사용되는 핵심 기능입니다.
권한 수준에 따라 최대 100명의 사용자가 동시에 문서를 보고, 편집하고, 댓글을 달 수 있습니다.
또한, 이 도구들은 Google Meet과 통합되어 공동 작업 효율성을 더욱 향상시킵니다. 사람들은 같은 문서에서 작업하면서 동시에 서로를 보고 대화할 수 있습니다.
실시간 협업을 통해 불필요한 시간 낭비를 줄이고, 최적의 결과를 빠르게 얻을 수 있습니다.
PIP(Picture-in-Picture) 모드를 사용하면 진행 상황을 주시하면서 멀티태스킹을 할 수 있으며, 필요한 경우 클릭 한 번으로 바로 작업에 복귀할 수 있습니다.
대부분의 기능은 무료 사용자에게도 제공되지만, Google Workspace는 몇 가지 추가 혜택을 제공합니다.
우선, 기본 계층에서도 저장 공간이 두 배로 늘어나며, 높은 구독 등급 또는 5명 이상의 팀의 경우 무제한으로 사용할 수 있습니다. 5명 미만의 팀의 경우, 각 사용자에게 최대 1TB의 저장 공간이 제공됩니다. 무료 버전의 15GB와 비교하면 훨씬 큰 용량입니다.
또한, 클릭 한 번으로 조직 전체와 문서를 공유하고 검색할 수 있습니다.
Google Workspace 문서 도구의 또 다른 유용한 기능은 자동 요약 기능입니다. 필요한 경우 자동 요약 기능을 활용하여 문서 편집을 효율적으로 수행할 수 있습니다.
보안 측면에서 Google은 Gmail에 적용된 것과 동일한 멀웨어 및 피싱 방지 기능을 사용하여 문서, 프레젠테이션 및 스프레드시트의 안전성을 확보합니다.
이를 통해 개인 또는 회사의 보안을 위협할 수 있는 링크 또는 시도에 대한 경고를 받을 수 있습니다.
Google 캘린더
캘린더는 가장 많이 사용되는 도구 중 하나입니다. Google 캘린더는 다른 사람의 일정과 겹치지 않도록 완벽한 일정을 관리할 수 있도록 도와줍니다.
Google 캘린더의 주요 기능 중 하나는 모든 팀원의 캘린더를 통합하여 각자의 가용성을 확인하고, 충돌을 피할 수 있도록 해주는 것입니다. 또한, 수신자가 자신의 일정과 통합할 수 있도록 특정 이벤트를 표시하는 캘린더를 만들고 공유할 수도 있습니다.
캘린더에 설정된 모든 회의는 모든 장치에서 동기화되어 충돌 가능성을 방지합니다.
Google Jamboard
Google Jamboard는 아이디어를 창출하는 데 도움이 되는 디지털 화이트보드입니다. 그림을 그리거나, 지우거나, 이미지를 추가하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있는 공유 공간입니다.
Jamboard 작성자는 다른 사용자를 뷰어 또는 편집자로 설정할 수 있습니다. 또한, 접근 권한에 만료일을 설정할 수도 있습니다.
Jamboard 콘텐츠는 별도로 구매할 수 있는 실제 디지털 보드에도 표시할 수 있습니다.
지금까지 언급한 Jamboard의 모든 기능은 Google 계정이 있는 모든 사용자가 사용할 수 있습니다. Google Workspace 사용자의 차별화 요소는 클릭 한 번으로 기관 전체에 공유할 수 있다는 점입니다.
Google 클라우드 검색
Google 클라우드 검색은 Google Workspace 사용자에게만 제공되는 독점적인 기능입니다. 이 도구를 사용하면 Google 검색의 강력한 기능을 비즈니스 환경에서 활용할 수 있습니다.
클라우드 검색을 사용하면 문서, 슬라이드, 스프레드시트 등 비즈니스 문서 저장소에서 필요한 정보를 즉시 검색할 수 있습니다.
가장 중요한 것은 액세스 권한 제어 기능입니다. 클라우드 검색에서 직원들은 자신에게 액세스 권한이 부여된 문서만 볼 수 있습니다.
클라우드 검색은 독립적으로 사용할 수도 있지만, Gmail, 문서, 드라이브 등과 같은 Google Workspace 앱과 통합되어 더욱 효율적인 검색 경험을 제공합니다.
기타
이 섹션에서는 직장 협업을 목표로 하는 Google Workspace 애플리케이션들을 추가로 살펴보겠습니다.
Google Vault
Google Vault는 모든 Workspace 애플리케이션의 사용자별 데이터를 보존하여 사용자가 조직을 떠나더라도 해당 데이터에 대한 액세스 권한을 잃지 않도록 도와줍니다.
Vault를 사용하여 Gmail 메시지, 드라이브 파일, 채팅 메시지(기록이 켜진 경우), Google Meet 녹화 및 관련 파일, 사이트 도구, Workspace Google 보이스 데이터 등을 저장할 수 있습니다.
하지만 Vault는 사용자가 지정한 데이터만 보관합니다. 삭제된 사용자와 관련된 데이터는 Vault에서 사용할 수 없습니다. 이러한 경우에는 사용자를 삭제하는 대신 일시 중단하는 것이 좋습니다.
Vault는 역할 기반 데이터 액세스를 제공합니다.
Vault는 법적 또는 기타 목적으로 내보낼 수 있는 단일 위치에 모든 직원의 각 활동을 기록합니다.
Google 사이트 도구
워드프레스는 웹사이트를 만드는 가장 쉬운 방법으로 알려져 있지만, Google 사이트 도구는 더 쉽고 빠르게 웹사이트를 만들 수 있는 최적의 선택입니다.
Google 사이트 도구는 필수 비즈니스 웹사이트뿐만 아니라 특정 프로젝트를 선보이거나 이벤트 웹사이트를 구축하는 데 유용합니다.
코딩 작업 없이 끌어서 놓기 방식으로 웹사이트를 만들 수 있습니다.
사이트는 사용자 정의 도메인을 사용하여 웹사이트에 고유한 ID를 부여하는 것을 지원합니다. 또는, 무료 Google 제공 웹 주소를 사용하여 게시할 수 있습니다.
이 도구를 사용하여 만든 모든 웹 프로젝트에서 협업을 수행할 수 있습니다. Google 사이트 도구로 디자인된 모든 웹사이트는 장치와 해상도에 따라 반응형으로 표시됩니다.
끝점
Endpoint는 중요한 회사 데이터를 보호하기 위해 도난당한 경우 직원의 장치를 관리하는 데 도움이 됩니다.
Endpoint를 사용하면 강력한 암호를 적용하고, 심각한 경우에는 기기 또는 계정을 초기화할 수 있습니다. Endpoint는 Windows, Mac, Linux, Android, iOS 및 ChromeOS에서 비즈니스 정보를 보호하는 크로스 플랫폼 도구입니다.
또한, Google Play 또는 Apple App Store를 통해 특정 비즈니스 애플리케이션을 사용할 수 있도록 설정할 수도 있습니다.
앱 스크립트
App Script는 HTML, CSS 및 JavaScript를 사용하여 Workspace 기능을 확장할 수 있는 Google의 로우 코드 애플리케이션 플랫폼입니다.
App Script의 목표는 가장 단순한 일상적인 작업을 자동화하여 중요한 것에 집중할 수 있도록 하는 것입니다.
App Script는 Workspace API와 함께 제공되며, 100개 이상의 Google 서비스와 기본적으로 통합됩니다.
Google 업무 인사이트
Google 업무 인사이트는 회사의 Google Workspace 채택률을 측정하는 데 도움이 되는 도구입니다.
각 Google 앱의 사용량을 확인하고 기존 앱과 비교할 수 있습니다. 팀, 그룹 수준 또는 전체 조직의 데이터를 표시하도록 업무 인사이트를 구성할 수도 있습니다.
업무 인사이트는 단순한 채택률뿐만 아니라 Workspace 애플리케이션의 협업 수준을 파악할 수 있도록 돕습니다. 문서 공유, 공동 편집, 회의 등과 관련된 데이터를 제공하여 Workspace 도구가 업무 문화에 미치는 영향을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
데이터는 10명 이상의 팀에 대한 집계로 수집되므로 직원의 개인 정보를 침해하지 않습니다. 관리자는 대규모 조직의 경우 이 제한을 늘릴 수 있습니다.
또한, 관리자는 추가 분석 및 관리 결정을 위해 보고서를 내보낼 수 있습니다.
결론
Google Workspace는 협업과 효율적인 업무를 위한 다양한 도구들을 제공합니다.
이 외에도 Google Workspace Marketplace에서 다양한 추가 기능을 활용하여 생산성을 더욱 높일 수 있습니다.
추신: 이러한 도구를 사용하여 Google Workspace를 사용자 정의하고, 1인 기업가로서 비즈니스를 어떻게 변화시킬 수 있는지 알아보세요.