업무 효율성을 높이는 가상 접수 서비스
고객 응대에 소요되는 시간을 줄이고 싶으신가요? 그렇다면 가상 접수 서비스가 해결책이 될 수 있습니다. 이 서비스를 이용하면 통화 처리 업무를 효율적으로 관리하고, 비즈니스 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
가상 접수 서비스는 인건비를 절감하는 동시에, 중요한 업무에 집중할 수 있도록 시간을 확보해 줍니다. 이 글에서는 부재중에도 전화를 놓치지 않고 응대할 수 있는 최고의 가상 접수 서비스를 소개합니다.
이제 자세히 알아보겠습니다.
가상 접수 서비스란 무엇일까요?
전화 통화는 고객 문의를 처리하고, 사업의 잠재력을 높이는 데 매우 중요합니다. 고객 서비스 전화에 응답하고 처리하는 것은 필수적이며, 아무리 바쁜 사업 운영 중에도 간과할 수 없습니다.
전통적으로, 예산이 큰 대기업들은 수신 전화 및 고객 서비스를 담당하는 상근 안내원을 고용했습니다. 하지만, 이러한 방식은 소규모 사업체에게는 상당한 부담이 될 수 있습니다.
이러한 상황에서 가상 접수 서비스가 등장합니다. 가상 접수 서비스는 실제 안내원이 전화를 받아 응대하고, 통화 목적을 파악하여 적절한 담당자에게 연결해 줍니다. 이를 통해 고객과 회사 간의 상호 작용을 개선할 수 있습니다.
일반적으로, 가상 접수 서비스는 연중무휴로 실시간 교환원을 제공하여 수신 전화 및 문자 메시지를 처리합니다. 덕분에 고객의 전화를 놓칠 염려 없이 효율적인 업무 처리가 가능합니다.
가상 접수원을 고용해야 하는 이유
가상 접수원 고용 여부는 사업주의 주관적인 판단에 따라 달라집니다. 사내 팀원을 선호할 수도 있고, 외부 아웃소싱을 고려할 수도 있습니다.
대기업은 전담 접수팀을 운영할 수 있지만, 소규모 사업자나 신생 기업은 그렇지 않습니다. 운영 비용을 줄이기 위해 소규모 기업은 가상 접수 서비스를 선택하는 것이 효과적입니다.
다음은 가상 접수 서비스의 주요 이점입니다.
- 전문성 향상: 전문적인 인사말은 고객에게 좋은 첫인상을 심어줍니다. 이는 사업에 대한 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.
- 비용 효율성: 가상 접수원은 고정 비용이 발생하지 않으며, 전화 응대 서비스가 필요할 때만 활성화하여 사용할 수 있습니다.
- 향상된 고객 응대: 전문적인 교육을 받은 가상 접수원은 전화 및 고객 문의를 효율적으로 처리할 수 있습니다. 다양한 상황에 대한 경험을 바탕으로 비즈니스 효율성을 높이는 데 기여합니다.
- 맞춤형 서비스: 가상 접수 서비스를 통해 착신 전환 규칙, 인사말, 기타 커뮤니케이션 설정을 사업 상황에 맞게 변경할 수 있습니다.
- 뛰어난 가용성: 사내 안내원은 업무 시간 동안만 응대가 가능하지만, 가상 안내원은 24시간 운영이 가능하여 고객에게 연중무휴 서비스를 제공할 수 있습니다.
- 손쉬운 통합: Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams 등과 같은 다양한 비즈니스 커뮤니케이션 도구와 쉽게 통합할 수 있습니다.
이제 가상 접수 서비스의 이점을 알았으니, 주요 서비스 제공업체를 살펴보겠습니다.
가상 접수 서비스 제공업체
다음은 효율적인 통화 관리를 도와줄 수 있는 가상 접수 서비스 제공업체입니다.
| ReceptionHQ | 24시간 실시간 응대 및 인바운드 전화, 이메일, 문자 처리를 제공합니다. 아웃바운드 통화, 예약 및 알림 전송 등의 서비스도 제공합니다. 미국 기업의 주요 통화 시간대에 맞춰 대부분의 통화를 처리하며, 종속 계약 없이 이중 언어 서비스를 제공합니다. |
| Yodel.io | 15년 이상 운영된 가상 접수 서비스 제공업체입니다. 자동화된 IVR 교환원 또는 원격 안내원을 선택하여 통화를 처리할 수 있습니다. 지능형 음성 IVR 시스템, 통화 스크리닝, Hubspot, Zendesk, Intercom 및 Slack과 같은 도구와 통합을 제공합니다. |
| Grasshopper | 별도의 전화번호를 사용하여 어디서든 전화를 받을 수 있도록 지원합니다. 컴퓨터나 모바일 기기에서 전화를 받을 수 있는 가상 전화번호를 제공하여 개인 정보 보호 및 업무 집중을 돕습니다. |
| MyReceptionist | 연중무휴 비즈니스 가용성을 제공하며, 현장 안내원 고용보다 저렴한 비용으로 가상 안내원 및 프런트 데스크 지원을 제공합니다. 수신 전화 관리, 약속 및 회의 예약, 여행 일정 관리 등을 지원합니다. |
| Ruby | 인공지능(AI)을 활용하여 전 세계 기업의 수신 전화를 처리하는 전문적인 전화 지원을 제공합니다. 실시간으로 고객 문의에 답변하고, 약속 예약도 가능합니다. 전용 모바일 앱을 통해 통화 처리 및 문자 메시지 활동을 확인할 수 있으며, 캘린더 통합 기능을 제공합니다. |
| Conversational | 풀 서비스 가상 안내원 서비스로, 프론트 데스크 관리, 통화 라우팅, 음성 메일 관리, 온라인 약속 스케줄러 및 이메일 마케팅 플랫폼을 제공합니다. Microsoft Lync 또는 Cisco Jabber와 같은 기존 전화 시스템에서도 사용할 수 있습니다. |
| AnswerForce | 24시간 연중무휴 가상 접수 서비스로, 사용자 정의 가능한 대시보드를 제공하여 수신 전화를 한 곳에서 관리할 수 있습니다. IVRX 또는 Intercom과 같은 IVR 시스템과 통합하여 전화 응대 방식을 보다 세밀하게 제어할 수 있습니다. |
| AnswerConnect | 2001년부터 가상 접수 서비스를 제공해 온 통신 회사입니다. 라이브 채팅과 인스턴트 메시징(IM) 두 가지 유형의 가상 안내원 서비스를 제공하여 필요에 따라 선택할 수 있습니다. |
| Helpware | 중소기업을 위한 가상 접수 서비스로, 약속 예약, 착신 전환, 음성 메일 및 이메일 지원을 제공합니다. 발신자의 요구에 따라 자동 응답을 설정하고 회의 중 메모 작성 등의 기능을 제공합니다. |
| Abby | Zendesk에서 제공하는 가상 안내 서비스로, 수신 전화, 이메일 및 채팅을 관리할 수 있습니다. 주문 또는 배송 문의에 대한 자동 응답을 설정하고, 신규 고객 알림 및 감사 메시지 전송 기능을 제공합니다. |
| Moneypenny | 2000년부터 운영된 연중무휴 응답 서비스 제공업체로, 전담 인력을 선택하여 회사 전화 응대, 실시간 채팅 지원, CRM 및 캘린더 통합 등의 서비스를 제공합니다. 포털을 통해 통화 예약 및 메시지 기록 확인이 가능합니다. |
마무리
고객과의 관계 구축에 있어서, 첫 통화는 매우 중요합니다. 올바른 톤으로 응대하지 못하면 고객은 자동화된 시스템에 의해 무시당한다고 느낄 수 있습니다.
위에 소개된 가상 접수 서비스는 귀사의 비즈니스를 더욱 전문적으로 보이게 하고, 고객 문의 처리 과정을 효율적으로 만들 수 있습니다.
이 글이 가상 접수 서비스에 대한 이해를 높이고, 사업 성장에 집중하는 데 도움이 되었기를 바랍니다.
비즈니스 운영에 문제가 발생했을 때 그 영향을 최소화하기 위해 최고의 IT 헬프데스크 솔루션 목록도 함께 확인해보시기 바랍니다.