일상적인 업무 흐름에서 계약서가 중요한 부분을 차지할 때, 문서나 서식의 특정 부분을 수정해서는 안 되는 상황에서 누군가가 변경했을 때 느끼는 답답함은 이루 말할 수 없을 겁니다. 다행히도 Microsoft Word에는 문서 내용을 보호하면서도 특정 영역은 채울 수 있도록 하는 유용한 기능이 있습니다. 바로 개발자 도구입니다.
편집은 막고 내용만 채우도록 설정하는 방법
예를 들어, 신규 입사자에게 전달할 비밀 유지 계약서가 있다고 가정해 보겠습니다. 계약서 내용은 변경되지 않도록 보호하고, 필요한 부분만 채워 넣을 수 있게 만들고 싶을 것입니다. Word에서는 몇 가지 간단한 단계를 통해 이러한 작업을 처리할 수 있습니다. 방법을 알아봅시다.
우선, 편집하려는 법률 문서를 불러옵니다. Microsoft에서 제공하는 기본 템플릿도 있지만, 실제 변호사가 작성한 상세한 법률 템플릿을 무료로 제공하는 웹사이트도 많이 있습니다. 여기서는 위에 링크된 NDA를 예시로 사용하겠습니다.
문서가 열리면 이제 문서에 제어 기능과 보안을 설정할 차례입니다. 먼저 ‘개발자’ 탭으로 이동해야 합니다. Word에서는 기본적으로 이 탭이 리본 메뉴에 표시되지 않으므로, 이 부분을 먼저 활성화하겠습니다.
‘파일’을 클릭합니다.
메뉴 하단에서 ‘옵션’을 선택합니다.
옵션 메뉴 왼쪽 창에서 ‘리본 사용자 지정’을 선택합니다.
오른쪽 ‘리본 사용자 지정’ 아래에 있는 ‘개발자’ 확인란을 선택하고 ‘확인’을 클릭합니다.
이제 보기 탭과 도움말 탭 사이에 ‘개발자’ 탭이 나타납니다. 해당 탭으로 이동합니다.
여기에서 ‘컨트롤’ 그룹을 찾으면 서식 있는 텍스트 또는 일반 텍스트, 그림, 콤보 상자, 드롭다운 목록, 날짜 선택기, 확인란, 또는 빌딩 블록 컨트롤 등 다양한 콘텐츠 컨트롤 옵션을 볼 수 있습니다.
이제 실습해 봅시다. NDA 템플릿의 서명 섹션에 날짜 선택 도구와 서식 있는 텍스트 상자를 추가하여 계약 날짜와 이름을 각각 입력해 보겠습니다.
먼저 날짜 선택기를 삽입할 위치로 커서를 옮깁니다. 여기서는 해당 위치에 배치하겠습니다.
그런 다음 ‘개발자’ 탭에서 ‘날짜 선택기 콘텐츠 컨트롤'(달력 아이콘)을 선택합니다.
이제 날짜 상자가 나타납니다. 화살표를 클릭하여 나타나는 달력에서 날짜를 선택할 수 있습니다.
다음으로 ‘By:’ 옆에 있는 줄을 삭제하고 서식 있는 텍스트 상자로 변경합니다. 줄을 삭제한 후에는 텍스트 상자를 삽입할 위치에 커서를 놓습니다.
‘개발자’ 탭으로 돌아가 ‘서식 있는 텍스트 콘텐츠 컨트롤’ 버튼을 클릭합니다.
이제 텍스트 상자가 나타납니다. 이름을 입력해야 할 다음 줄에 대해서도 같은 단계를 반복하면 아래와 같이 표시됩니다.
보시다시피 텍스트와 날짜를 채울 수 있는 섹션이 생성되었습니다.
이 기능은 자주 발송되고 받는 사람이 작성해야 하는 여러 섹션이 포함된 양식에 특히 유용합니다. NDA의 첫 번째 단락을 예로 들어 보겠습니다.
이 단락만 해도 7개의 부분을 채워야 합니다. 이렇게 채울 수 있는 형태로 바꾸는 것이 좋습니다.
NDA는 내용이 자주 바뀌는 문서가 아닙니다. 서명할 계약서를 보낼 때 내용이 변조되지 않았는지 확인하고, 의도치 않게 다시 보내는 상황을 방지하고 싶을 것입니다. 문서를 받는 사람의 편집 권한을 제한하는 것은 문서의 무결성을 유지하고 자신을 보호하는 효과적인 방법입니다.
문서를 편집할 수 없도록 보호하려면 먼저 Ctrl+A를 눌러 문서의 모든 텍스트를 선택합니다. 모든 텍스트가 강조 표시되면 ‘개발자’ 탭의 ‘보호’ 그룹에서 ‘편집 제한’을 클릭합니다.
오른쪽에 나타나는 ‘편집 제한’ 창에서 ‘편집 제한’ 섹션 아래 옵션을 선택합니다.
같은 섹션에서 화살표를 클릭하여 드롭다운 메뉴를 표시하고 ‘양식 채우기’를 선택합니다.
마지막으로 ‘예, 보호 설정을 시작합니다.’를 선택합니다.
문서에 추가 보안 계층을 설정하기 위해 암호를 설정할 수도 있습니다. 이것은 선택 사항입니다. 암호를 설정하려면 암호를 입력한 후 ‘확인’을 클릭하고, 그렇지 않으면 ‘취소’를 클릭합니다.
이제 편집으로부터 보호되면서도 내용을 채울 수 있는 문서가 완성되었습니다. 여기서 사용된 예시는 이 기능이 유용하게 쓰일 수 있는 많은 사례 중 하나일 뿐입니다. 앞으로 설문지나 법적 양식을 보낼 때 이 기능을 적극 활용해 보세요!