인사 관리 시스템(HRIS): 정의, 유형 및 주요 소프트웨어
인사(HR) 부서는 기업 내에서 직원들과 긴밀하게 협력하며, 정확한 의사 결정을 위해 모든 직원 정보를 효율적으로 관리해야 합니다. 이는 HR 담당자에게 상당한 업무 부담을 주어 다른 중요한 HR 업무에 집중할 시간을 줄이는 원인이 되기도 합니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 인사 정보 시스템(HRIS)은 직원 정보 관리 및 효율성 향상을 위한 현명한 투자가 될 수 있습니다. 본 글에서는 HRIS 소프트웨어의 정의, 다양한 유형, 그리고 HR 관련 업무를 처리하는 데 유용한 8가지 HRIS 소프트웨어 솔루션을 소개합니다.
이제, HRIS에 대해 자세히 알아보겠습니다.
HRIS 소프트웨어란 무엇인가?
HRIS, 즉 인적 자원 정보 시스템은 인적 자원 관련 활동과 프로세스를 디지털화하는 데 사용되는 시스템입니다. 간단히 말해, HRIS는 직원 정보 관리, 회계, 급여 처리 등과 같은 HR 업무를 자동화하는 소프트웨어라고 할 수 있습니다.
HRIS가 이러한 모든 작업을 처리하므로, HR 담당자는 데이터 수집 및 정리 대신 데이터 분석에 집중하여 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있게 됩니다. 이는 조직 전체의 효율성을 높이는 데 기여합니다. 대부분의 HRIS 소프트웨어는 전반적인 인사 관리에 필요한 다양한 기능을 제공합니다.
HRIS 소프트웨어의 이점
업무 처리 속도 향상을 위한 자동화 프로세스
휴가 일수, 출퇴근 기록, 급여 관리 등과 같은 반복적인 HR 업무는 HRIS를 통해 자동화될 수 있습니다. 이는 대규모 조직에서 특히 유용하며, HR 부서의 시간과 노력을 절약해 줍니다.
간편한 채용, 후보자 평가 및 온보딩
HRIS는 다수의 이력서를 한 번에 수집하고 분석하여 직책에 가장 적합한 후보자를 빠르게 찾을 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 HR 담당자는 모든 이력서를 일일이 검토해야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다. 또한, HRIS는 채용 확정 후 온보딩 프로세스도 자동화하여 효율성을 높입니다.
협업 및 내부 커뮤니케이션 강화
HRIS는 직원들이 HR 팀과 연결되어 정보를 공유하고 소통할 수 있는 플랫폼을 제공합니다. 예를 들어, 직원들은 HRIS를 통해 출퇴근 기록, 급여 명세서, 성과 분석을 확인하고 휴가 또는 승진을 요청할 수 있습니다.
직원 보고서 및 분석
HRIS는 모든 직원의 성과 지표를 추적하고, 주간, 월간, 분기별 및 연간 보고서를 생성하여 상세한 분석을 가능하게 합니다. 이를 통해 HR 부서는 조직의 성과를 효과적으로 측정하고 개선할 수 있습니다.
더 빠르고 정확한 의사 결정 지원
HRIS는 데이터 분석 및 직원 정보 접근을 용이하게 하여 인사 관리에 대한 더 빠르고 정확한 의사 결정을 지원합니다. HR 담당자는 이 데이터를 활용하여 직원 관리 및 조직 운영에 필요한 주요 결정을 효과적으로 내릴 수 있습니다.
다른 도구와의 통합
HRIS는 프로젝트 관리 시스템과 같은 다른 업무 도구와 통합하여 기업 내 다양한 작업을 연결할 수 있습니다. 이를 통해 HR 부서는 직원의 업무 성과를 추적하고 평가 보고서를 생성하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
HRIS 소프트웨어의 정의와 이점을 이해했으므로, 이제 HRIS 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 요소에 대해 알아보겠습니다.
올바른 HRIS 소프트웨어 선택 방법
자사 요구 사항 파악
가장 중요한 첫 단계는 HRIS에서 필요한 기능을 정확하게 파악하는 것입니다. 다양한 유형의 HRIS 소프트웨어가 있으므로(이후에 자세히 설명), 먼저 조직의 요구 사항에 맞는 HRIS 유형을 선택해야 합니다. 그런 다음, HRIS를 통해 자동화하고자 하는 업무 목록과 관리해야 할 직원 수를 고려해야 합니다.
타 부서와 협의
HRIS를 도입하기 전에 모든 부서 관리자, IT 지원팀, 그리고 HR 팀과 상의하는 것이 중요합니다. 이를 통해 HRIS에서 처리해야 할 모든 작업에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 또한, 다른 부서와의 협의를 통해 HRIS 구매 시 고려해야 할 추가적인 제안을 받을 수도 있습니다.
예산 설정
다양한 HRIS 제공업체는 다양한 기능을 갖춘 여러 패키지를 제공합니다. 조직의 요구 사항과 예상 투자 수익을 고려하여 예산을 설정하면 선택할 수 있는 소프트웨어의 범위를 좁힐 수 있습니다. 또한, 일회성 구매 또는 장기 할인 패키지를 제공하는 소프트웨어를 고려해 보는 것도 좋습니다.
공급업체와 상담 및 소프트웨어 이해
요구 사항을 충족하는 HRIS 소프트웨어 목록을 만든 후에는 공급업체에 연락하여 시스템 작동 방식에 대한 회의를 요청하고 모든 기능을 철저히 이해해야 합니다. 이를 통해 공급업체에서 제공하는 기능이 실제로 어떻게 작동하는지 확인할 수 있습니다. 또한, 여러 소프트웨어를 비교하여 가장 적합한 결정을 내릴 수 있습니다.
데모 세션 참가
선택한 HRIS의 무료 데모를 이용할 수 있다면 반드시 참여하는 것이 좋습니다. 데모 세션은 소프트웨어의 기능과 복잡성에 대한 실질적인 경험을 제공하여 구매 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
위에서 제시된 요소를 고려한다면 조직에 적합한 HRIS 소프트웨어를 선택할 수 있을 것입니다. 이제, 시장에서 인기 있는 몇 가지 HRIS 소프트웨어에 대해 알아보겠습니다.
프레쉬팀
프레쉬팀 HRIS는 직원 온보딩, 오프보딩, 직원 정보 관리, 출퇴근 추적 등 다양한 직원 관리 업무를 위한 뛰어난 소프트웨어입니다.
특징
- 온보딩 프로세스 자동화 및 직원 문서 효율적인 수집 및 저장
- 채용 파이프라인 및 인력 변경 분석 데이터 시각화 및 보고 기능
- 셀프 서비스 포털을 통한 직원 출퇴근 기록 및 휴가 관리 기능
프레쉬팀 HRIS는 직원 정보 및 인력 관리를 위한 강력한 도구입니다. 21일 무료 평가판을 통해 소프트웨어를 사용해보고 조직에 적합한지 확인할 수 있습니다.
리플링
리플링은 HR 관련 모든 업무를 처리할 수 있는 광범위한 기능을 제공하는 포괄적인 HRIS입니다.
특징
- Slack, Zoom, Google Workspace 등 다양한 플랫폼과 통합 가능
- 직원 변경, 온보딩 및 오프보딩 관리 간소화
- 급여 관리, 자동 세금 공제 등의 보상 업무 처리
- 건강 보험과 같은 직원 복리후생 관리
- 직원 근태 관리 및 추적
- 제품 교육, 행동 강령 교육 등을 위한 학습 관리 시스템(LMS) 내장
리플링은 HR 관리를 위한 최상의 솔루션 중 하나일 수 있지만, 비용이 높은 편입니다.
조호 피플
조호 피플은 핵심 HR 기능과 함께 LMS, 분석 및 사용자 정의 기능을 제공하는 직원 데이터 및 성과 추적 HRIS입니다.
특징
- 인사 정보 수집, 저장 및 인력 분류와 같은 직원 관리 기능
- 출퇴근 추적 및 시간 관리 기능
- 신입 사원 온보딩 시 문서 관리
- 모든 유형의 교육 시스템을 지원하는 기업 LMS
- 맞춤형 워크플로 및 셀프 서비스 시스템 제공
- 직원 보상 및 복리후생 관리를 위한 조호 급여(Zoho Payroll)와 손쉬운 통합
표준 조호 피플 HRIS는 직원 관리 및 기타 일부 HR 작업에 적합합니다. 급여 기능을 이용하려면 조호 급여를 추가해야 하므로 비용이 추가됩니다.
ADP
ADP는 직원 시간 관리, 급여, 복리후생 및 보험, 규정 준수 서비스, HR 아웃소싱과 같은 다양한 기능을 제공하는 HRIS입니다.
특징
- 빠른 입금 및 비즈니스 소프트웨어와의 통합으로 효율적인 급여 처리
- 시간 추적 및 출석 솔루션을 통한 자동화된 인력 관리
- 적합한 인재 채용을 위한 선별 서비스를 통한 간편한 채용 및 온보딩
- 주요 HR 업무에 대한 HR 아웃소싱 서비스 제공
- 세금 및 직원 확인과 같은 규정 준수 서비스 제공
ADP는 대규모 HR 팀이 없는 중소기업에 적합한 HRIS입니다. 또한, HR 아웃소싱 서비스는 사업을 빠르게 시작하려는 스타트업에 매우 유용합니다.
뱀부 HR
뱀부 HR은 인적 자원 정보 시스템을 간소화하고 모든 데이터를 안전하게 정리하기 위한 HRIS입니다. 또한, 보고서, 분석, 사용자 정의 기능을 제공합니다.
특징
- 실시간 조회 및 수정을 위한 데이터 수집 및 관리
- 심층 분석을 위한 데이터 보고 기능
- 정보 시스템 사용자 정의를 통한 문서 접근 용이성
뱀부 HR은 특히 데이터 문서화, 보고, 분석 및 안전한 저장을 대상으로 하는 HRIS입니다. 따라서 HR 데이터 관리가 필요한 소규모 회사에 적합한 솔루션입니다.
제네핏
제네핏은 간편한 온보딩, 직원 관리, 유급 휴가(PTO) 추적 및 성과 검토를 위해 설계된 HRIS입니다.
특징
- 건강 관리 및 통근 보상과 같은 직원 혜택 관리 간소화
- 다양한 고급 기능을 통한 급여 처리
- 신입 사원의 효율적인 자기 온보딩 지원
- 규정 준수 및 주요 일정 추적 기능 제공
제네핏 HRIS는 조직의 필요에 따라 선택할 수 있는 세 가지 패키지를 제공합니다.
내추럴 HR
내추럴 HR은 모든 HR 업무를 간편하게 처리할 수 있는 중견 규모 조직을 위한 올인원 HRIS 솔루션입니다.
특징
- 정확한 데이터 수집 및 저장을 통한 직원 관리 용이
- 출입, 휴가, 추가 시간 등을 포함하는 시간 추적 기능
- 자동 급여 처리 및 적시 급여 지급 기능
- 성과 분석 및 보고 기능 제공
- 워크플로 관리 및 변경 사항에 대한 인사이트 제공
- 직원 복리후생 간편 관리
내추럴 HR은 중견 또는 대기업의 모든 HR 요구 사항을 충족하는 종합 솔루션입니다.
페이코
페이코는 인력 관리 및 직원 정보 시스템을 위한 HRIS입니다.
특징
- 모바일 펀칭 시스템을 통한 직원 근무 시간 확인 및 계산
- 직원 성과 추적 및 측정을 통한 성과 검토 생성 및 전근/승진 관리
- 직원의 휴가 신청 기능
- 신입 사원의 온보딩 프로세스 시작 전 개인 정보 업로드 기능
- 총 보상 추세, 현재 인력 규모 및 부서별 차이와 같은 인사이트 제공
페이코는 효율적인 인력 관리 및 직원 정보 추적을 위해 설계된 HRIS입니다.
HRIS 소프트웨어와 다른 HR 소프트웨어의 차이점
HR 소프트웨어는 그 기능과 범위가 넓어짐에 따라 구별하기 어려워지고 있습니다. 일반적으로 HR 소프트웨어는 세 가지 주요 유형으로 나눌 수 있습니다.
#1. HRIS – 인적 자원 정보 시스템
HRIS는 가장 일반적이며 기본적인 HR 소프트웨어입니다. 직원을 관리하고 정책을 설정하며 다양한 프로세스를 지원합니다. HRIS의 주요 기능은 채용, 출석 시스템 관리, 워크플로 관리, 인력 추적, 교육 및 개발 지원 등입니다.
#2. HCM – 인적 자본 관리
HCM은 HRIS의 모든 기능을 포함하며, 보상, 학습 및 개발, 승계 계획, 경력 계획 등과 같은 인재 관리 기능을 추가적으로 제공합니다. HCM은 또한 온보딩 프로세스 관리, 성과 추적, 직무 관리 등을 지원합니다.
#3. HRMS – 인적 자원 관리 시스템
HRMS는 세 가지 유형 중 가장 포괄적인 시스템으로, HRIS 및 HCM의 모든 기능을 포함합니다. HRMS는 직원 관리에 더 많은 기능을 추가하며, 자동 세금 계산, 급여 처리 및 지급 기능, 시간 및 노동 관리 기능 등을 제공합니다. 이를 통해 프로젝트 시간을 추적하고 생산성과 이익을 향상시킬 수 있습니다. 하지만, 많은 회사가 이러한 정교한 도구에 점점 더 많은 기능을 추가하고 있기 때문에, 세 가지 유형 간의 경계가 모호해지고 있습니다.
이제, HRIS 소프트웨어의 유형에 대해 알아보겠습니다.
HRIS 소프트웨어의 유형
HRIS는 기본적으로 직원 관리, 자동화, 셀프 서비스 및 중앙 집중식 데이터베이스 기능을 제공합니다. 이 외에도, 각 HRIS 소프트웨어는 고유한 기능 세트를 가지고 있습니다. HRIS 소프트웨어의 유형은 다음과 같습니다.
#1. 운영 HRIS
운영 HRIS는 데이터 및 리소스 수집과 보고에 적합합니다. 직원 기록, 직무 정보 및 성과 평가와 같은 정보를 관리할 수 있습니다.
HR 관리자는 운영 HRIS를 사용하여 성과, 승진, 고용, 내부 인사이동 및 평가를 관리할 수 있습니다. 운영 HRIS는 이러한 업무의 반복성을 제거하고 효율성을 높여 조직에 도움이 될 수 있습니다.
#2. 전술 HRIS
전술 HRIS는 주로 조직에 큰 영향을 미칠 수 있는 중요한 의사 결정에 중점을 둡니다.
전술 HRIS는 교육, 채용, 공석 및 보상과 같은 일반적인 기능 외에도 자원 할당, 개발 및 직무 분석에 도움이 됩니다. 또한, 경쟁사 분석 보고서, 노조 정보, 정부 고시 및 요구 사항과 같은 외부 데이터를 처리할 수 있습니다.
#3. 전략적 HRIS
전략적 HRIS는 전략 수립 및 의사 결정을 위한 기업 분석을 지원합니다.
이 소프트웨어는 인력 계획을 지원하고, 미래에 많은 공석과 수요가 예상되는 영역과 부서를 매핑합니다. 또한, 예산 및 시장 동향을 분석하여 인력 관련 목표 설정을 지원합니다. 전략적 HRIS는 성장하고 인력을 확장하려는 중견 규모 조직에 적합합니다.
#4. 포괄적 HRIS
포괄적 HRIS는 운영, 전술 및 전략적 HRIS의 모든 기능을 제공합니다. 이러한 모든 유형의 기능을 요구하는 조직은 포괄적 HRIS를 사용하여 관리 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
포괄적 HRIS는 직원 정보 관리 및 공석 계산과 같은 기능과 함께 채용 지원, 성과 추적 및 분석 기능을 제공합니다. 포괄적 HRIS는 일반적으로 가격이 비싸지만, HR 담당자에게 필요한 모든 기능을 통합된 플랫폼에서 제공합니다.
#5. 제한적 기능 HRIS
제한적 기능 HRIS는 포괄적 HRIS와는 반대로 매우 구체적인 HR 작업을 대상으로 합니다. 일반적으로 하나의 기능만 제공하며, 그 기능에 대한 심층적인 시스템을 제공합니다. 제한적 기능 HRIS는 요구 사항이 많지 않거나, 한 가지 기능만 집중적으로 관리하면 되는 소규모 조직에 적합한 솔루션입니다. 또한, 학습 및 운영이 매우 쉽고, 저렴한 비용으로 사용할 수 있습니다.
마무리
HRIS는 조직의 직원 관리 방식을 혁신할 수 있습니다. 더 나은 도구와 기능을 제공함으로써, HR 담당자는 조직에 최상의 결과를 제공하면서 직원 만족도를 높일 수 있습니다. 하지만, HRIS는 조직의 요구 사항을 정확하게 파악했을 때만 유용하다는 점을 기억해야 합니다. 따라서 HRIS 구매 결정을 내리기 전에 이 글에서 제시된 모든 사항을 신중하게 고려해야 합니다.