최첨단 프로젝트 관리, 작업 진행 상황 추적, 업무 자동화 및 사무실 환경과 원격 근무 환경에서의 협업을 위한 완벽한 솔루션, 바로 Smartsheet입니다.
온라인 시장에서 성장과 확장을 추구하는 기업은 유연한 프로젝트 및 작업 관리 도구가 필수적입니다. 하지만 대부분의 작업 관리 소프트웨어는 특정 기능에만 초점을 맞추고 있어, 기업들은 여러 도구를 동시에 사용해야 하는 불편함을 겪습니다.
Smartsheet는 시간과 비용을 절약할 수 있는 올인원 솔루션을 제공합니다. Smartsheet에 대한 이 간결한 리뷰를 끝까지 읽어보시면, 필수 기능과 실제 활용 방법에 대한 정보를 얻으실 수 있습니다.
Smartsheet란 무엇인가?
이름에서 알 수 있듯이, Smartsheet는 현대적인 스프레드시트 도구입니다. 단순히 수치 데이터를 처리하는 데 그치지 않고, 프로젝트 관리, 작업 추적, 그리고 비즈니스 프로세스 자동화까지 지원합니다.
또한, 코딩 없이도 사용할 수 있는 디지털 솔루션 플랫폼으로, 기업들 사이에서 인기가 높습니다. 팀은 코드 작성 없이 문서 승인, 콘텐츠 승인, 작업 할당 등과 같은 자동화된 워크플로 솔루션을 개발할 수 있습니다.
Fortune 100대 기업 중 90% 이상이 Smartsheet를 사용하여 협업을 증진하고, 자동화된 워크플로를 구축하며, 프로젝트 관리를 간소화하고, 콘텐츠를 효율적으로 관리하며, 역동적인 작업을 수행합니다.
이 도구는 단일 프로젝트에서 여러 프로젝트 포트폴리오에 이르기까지 모든 규모의 기업에 적합하며, 업무량에 따라 유연하게 플랜을 선택하고 필요에 따라 확장할 수 있습니다.
Smartsheet는 어디에 활용할 수 있을까?
온라인 또는 오프라인 환경과 관계없이 Smartsheet는 모든 형태의 비즈니스에 적용 가능합니다. 다음은 Smartsheet의 주요 활용 분야입니다.
- 전문 서비스
- 커뮤니케이션
- 비영리 단체
- 소프트웨어 및 제품 개발
- 제조업
- 판매 및 마케팅 대행사
- IT 지원 및 운영
- 기술 컨설팅 사업
- 금융 서비스
- 중소기업
- 정부 기관
- 인적 자원 솔루션
Smartsheet의 주요 기능
Smartsheet는 일상적인 업무를 효율적으로 처리할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다. 주요 기능은 사전 구축된 솔루션, 프리미엄 확장 기능 및 핵심 기능으로 구성되어 있으며, 다음은 정기적으로 사용되는 주요 기능들입니다.
- 작업, 프로젝트 및 WorkApps의 활동 내역
- 프로젝트 및 작업 관련 파일 첨부
- 워크플로 자동화
- 캘린더 관리
- 타사 앱 연결
- 대시보드
- 임계 경로 방법
- 전자 서명
- 스프레드시트 수식
- 알림 및 미리 알림
- 업무 분석
- 간트 차트
- 데이터 보존 제어
- 문서 작성기
- 온라인 및 오프라인 양식
Smartsheet: 프로젝트 및 작업을 위한 통합 솔루션
Smartsheet는 간단한 프로젝트부터 복잡한 프로젝트까지 관리하는 데 필요한 모든 도구와 기능을 제공하므로, 다른 비즈니스 소프트웨어를 사용할 필요가 없습니다. 기존 비즈니스 앱을 Smartsheet와 연결하여 모든 데이터와 작업을 하나의 중앙 집중식 플랫폼에서 제어할 수 있습니다.
Smartsheet를 비즈니스 운영 및 프로세스 전반에 걸친 진정한 통합 솔루션으로 만드는 주요 기능들은 다음과 같습니다.
작업 구조화의 기초
Smartsheet는 기본적으로 고급 스프레드시트 도구이며, 표준 스프레드시트 앱과 유사한 기능을 제공합니다. 또한 자동화, 사용자 지정 앱, 공유, 게시 등의 고급 기능도 지원합니다.
사용자가 비즈니스 요구 사항에 따라 앱을 맞춤 설정할 수 있도록 지원하는 것이 Smartsheet의 핵심 목표입니다. 몇 가지 기본적인 핵심 기능은 다음과 같습니다.
1. 시트 및 행
시트는 Smartsheet에서 수행하는 모든 작업의 기본 구성 요소입니다. 프로젝트, WorkApp, 자동화된 워크플로, 보고서 등을 생성하려면 시트가 필요합니다. 만들기 메뉴에서 다른 옵션을 선택하면 Smartsheet가 자동으로 시트를 생성하고 형식을 지정합니다. 시트 내에는 데이터를 입력할 수 있는 행이 있습니다.
2. 열
열을 사용하여 행 데이터를 구성할 수 있습니다. 프로젝트 요구 사항에 따라 사용자 지정 열을 추가할 수 있습니다. 프로젝트 관리 시트의 기본 열에는 작업 이름, 시작일, 완료일, 기간, 선행 작업, 할당 대상, 설명, % 완료 및 상태 등이 있습니다.
3. 수식
Smartsheet는 SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX 등과 같은 표준 스프레드시트 수식을 제공합니다. 보다 복잡한 수식은 전체 기능 목록에서 찾을 수 있습니다.
프로젝트 관리 및 간트 차트
Smartsheet의 프로젝트 관리는 스프레드시트를 프로젝트의 기본 데이터 소스로 사용하므로 매우 편리합니다. Smartsheet의 만들기 메뉴에서 새 프로젝트를 생성할 수 있습니다.
만들기 메뉴에서 프로젝트를 선택하면 Smartsheet는 해당 프로젝트 이름으로 새 시트를 자동으로 생성합니다.
새 프로젝트 시트는 작업 이름, 기간, 시작일, 완료일, 선행 작업, 할당 대상, % 완료 및 상태와 같은 프로젝트 데이터를 입력할 수 있도록 자동으로 형식이 지정됩니다.
오른쪽 도구 모음에서 시트 요약 버튼을 클릭하여 프로젝트 요약을 추가할 수 있습니다. 요약 정보에는 텍스트/숫자, 연락처 목록, 날짜, 드롭다운 목록, 확인란 및 기호 등을 사용할 수 있습니다.
작업과 시작 및 종료 날짜를 입력하면 프로젝트에 대한 간트 차트가 자동으로 생성됩니다. 시트의 상단 도구 모음에 그리드 보기가 표시되어야 합니다.
그리드 보기를 클릭하고 간트 보기로 전환하면 간트 차트를 자동으로 볼 수 있습니다.
자동화된 워크플로
비즈니스 프로세스가 수많은 수동 및 반복 작업으로 이루어져 있다면 자동화된 워크플로를 사용하여 이러한 작업을 효율적으로 자동화할 수 있습니다. 자동화된 워크플로를 만드는 것은 템플릿이 제공되는 Smartsheet에서 매우 간단합니다. 이러한 자동화 기능은 다양한 시나리오에서 활용할 수 있으며, 주요 예시는 다음과 같습니다.
- 팀 구성원에게 작업 할당 알림
- 기한이 변경된 작업에 대한 이해 관계자 알림
- 그룹 회의와 같은 중요 날짜에 대한 이해 관계자 및 협업자 알림
- 프로젝트 팀원으로부터 주간 작업 상태를 받아 프로젝트 타임라인 최신 상태 유지
- 특정 작업에 따라 Smartsheet가 시트를 자동으로 편집하도록 설정 (예: 작업 완료 또는 상태 업데이트 시)
프로젝트 시트에서 자동화된 워크플로를 생성할 수 있습니다. 시트의 왼쪽 상단 모서리에서 자동화 버튼을 클릭한 다음, 템플릿에서 워크플로 만들기를 선택하십시오.
공유 및 협업
협업 프로젝트를 안전하게 작업하는 것은 Smartsheet의 가장 큰 장점 중 하나입니다. 공유 및 협업 도구는 프로젝트, 작업, 대시보드, 보고서 및 WorkApp에 기업 수준의 협업 및 데이터 보안 기능을 제공합니다.
1. 권한
Smartsheet 콘텐츠를 다른 사용자와 공유할 때, 역할에 따라 다양한 권한을 할당할 수 있습니다. Smartsheet는 현재 관리자, 소유자, 편집자, 댓글 작성자 및 뷰어의 5가지 권한 수준을 제공합니다.
2. 양식
시트 보기에서 양식을 만들어 프로젝트에 대한 데이터를 수집할 수 있습니다. Smartsheet 사용자는 양식을 사용하여 다음과 같은 데이터를 통합합니다.
- 직원 피드백
- 고객 피드백
- 제품 주문
- 작업 주문
- 프로젝트 제안
- 티켓 생성 및 데이터 수집
3. 작업 공간
작업 공간은 Smartsheet의 공유 클라우드 저장소와 같은 역할을 합니다. 시트, 보고서, 대시보드, WorkApp 등과 같은 Smartsheet 콘텐츠를 작업 공간에 저장하고, 액세스 권한을 구성하여 협업자와 공유할 수 있습니다. 작업 공간에 콘텐츠를 추가하면 협업자가 자동으로 액세스할 수 있습니다.
보고서
Smartsheet 보고서를 사용하면 협업자와 이해 관계자에게 상위 수준의 프로젝트 또는 작업 데이터를 공유할 수 있습니다. 보고서에서 여러 시트, 작업 또는 프로젝트를 통합하거나 개별 보고서를 만들 수 있습니다.
보고서는 시트 데이터를 필터링하고 특정 데이터를 표시할 때 유용하며, 다음과 같은 다양한 용도로 활용할 수 있습니다.
- 진행 중인 프로젝트 또는 작업 발표
- 판매량 분석
- 마케팅 성과 수치화
- 재무 보고서 발표
- 리소스 활용도 파악
- 재고 현황 보고
Smartsheet의 만들기 메뉴에서 독립형 보고서 또는 프로젝트 연결 보고서를 만들 수 있습니다. 다음은 방법입니다.
- 만들기 메뉴에서 보고서를 선택합니다.
- 행 보고서 또는 시트 요약 보고서를 선택합니다.
- 행 보고서는 카드, 간트 차트, 캘린더 및 시트 그리드에서 보고서를 만드는 데 유용합니다.
- 시트 요약 보고서는 여러 프로젝트 시트의 요약을 생성해야 하는 경우에 효과적입니다.
- 새로 생성된 보고서 링크를 선택하여 데이터를 추가합니다.
- Smartsheet 인터페이스가 처음 사용자를 안내합니다.
대시보드
대시보드를 사용하면 복잡한 시트를 공유하지 않고도 협업자에게 시각적으로 매력적이고 직관적인 보고서를 제공할 수 있습니다.
기업은 다음과 같은 다양한 방법으로 Smartsheet 대시보드를 활용할 수 있습니다.
- 프로젝트 팀을 위한 프로젝트 완료 지표
- 인사팀을 위한 직원 성과 대시보드
- 재무 프로세스에 대한 재무 성과 대시보드
- 판매 목표 대비 달성률을 보여주는 판매팀 대시보드
대시보드를 생성하려면 다음 단계를 따르십시오:
- Smartsheet 탐색에서 프로젝트를 선택합니다.
- 만들기를 클릭한 다음 대시보드/포털을 선택합니다.
- 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.
- 프로젝트 아래에 대시보드가 표시됩니다.
- 대시보드를 클릭하여 편집 화면에 액세스합니다.
- 위젯 추가를 선택하여 대시보드에 데이터를 추가합니다.
- 지표, 차트, 바로 가기, 보고서, 이미지 등을 선택할 수 있습니다.
- 위젯을 선택하면 데이터 추가 옵션이 나타납니다.
- 위젯을 클릭하고 데이터 선택 화면에서 그리드 또는 시트 요약 데이터를 선택합니다.
문서 작성기
다수의 계약 및 맞춤 문서를 처리하는 기업은 Smartsheet의 문서 작성기 기능을 활용할 수 있습니다. Smartsheet 프로젝트 또는 작업의 시트 데이터를 기반으로 PDF 양식을 즉시 업데이트할 수 있습니다.
- 시트에서 행을 선택한 다음, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 행 작업을 선택합니다.
- 새로운 컨텍스트 메뉴가 나타나면 문서 생성을 찾을 수 있습니다.
- 문서 작성기 매핑 페이지로 이동하려면 클릭합니다.
- 작성 가능한 PDF 문서를 각 프로젝트별로 한 번 매핑하고 필요할 때마다 문서를 생성합니다.
1. DocuSign 서명
문서에 공동 작업자의 서명이 필요한 경우 DocuSign 템플릿을 사용할 수 있습니다.
2. 이메일 사용자 정의
이 하위 기능을 사용하여 프로젝트 또는 작업 시트에서 전자 서명을 위해 공동 작업자에게 맞춤 이메일을 보낼 수 있습니다.
3. 상태 추적
문서 작성기를 매핑할 때 추적 열 추가 요소를 삽입하여 문서 승인 상태를 추적합니다. Smartsheet는 DocuSign의 변경 사항을 감지하면 시트의 상태를 자동으로 업데이트합니다.
WorkApps
WorkApps를 사용하면 대시보드, 보고서, 시트, 양식, Google 문서, Tableau 대시보드와 같은 Smartsheet 콘텐츠를 위한 독립형 웹 앱을 만들 수 있습니다. 각 WorkApp에는 전용 URL이 제공되므로 효율적인 협업을 위해 URL을 문자로 보내거나 이메일로 공유할 수 있습니다. 또한 WorkApps에서 사용자 지정 액세스 제어를 설정할 수 있습니다.
1. WorkApp 생성
- Smartsheet 홈에서 만들기를 클릭하고 WorkApp을 선택합니다.
- 처음부터 시작하거나 WorkApp 템플릿을 선택할 수 있습니다.
- WorkApp 화면에서 Untitled App 섹션을 클릭하여 이름을 입력합니다.
- 빌더가 WorkApp을 완료하도록 안내합니다.
2. WorkApp에 콘텐츠 추가
- 콘텐츠 소유자 또는 Smartsheet 관리자인 경우 WorkApps에 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.
- 왼쪽 패널에서 WorkApp 버튼을 클릭하여 WorkApps 홈으로 이동합니다.
- 대상 WorkApp을 클릭한 다음 앱 편집을 선택합니다.
- 왼쪽 도구 모음의 페이지 섹션에서 페이지 추가를 선택합니다.
- Smartsheet 콘텐츠를 클릭하고 WorkApp에 추가할 콘텐츠를 찾습니다.
3. WorkApp 미리보기
WorkApp에 역할과 콘텐츠를 추가한 후, 역할별로 미리 보기를 통해 온라인 상태일 때 앱이 어떻게 보이는지 확인할 수 있습니다. WorkApp 화면 왼쪽 상단에 있는 미리보기 버튼을 클릭하고 프로젝트 팀과 같은 역할을 선택합니다. 게시를 클릭하여 미리 보기 모드에서 앱을 완료하거나 미리 보기 종료를 선택하여 WorkApp 작업을 시작할 수 있습니다.
타사 앱 커넥터
많은 Smartsheet 커넥터(ODBC 프로토콜)는 솔루션 센터의 추가 기능 섹션에서 찾을 수 있습니다. 다음은 중견 기업과 대기업에서 주로 사용되는 인기 있는 커넥터입니다.
1. Jira 커넥터
Smartsheet 앱에서 직접 Jira 문제 및 티켓을 처리할 수 있습니다. 이 커넥터를 사용하려면 Business, Enterprise 또는 Smartsheet Advanced 플랜에 가입해야 합니다. 커넥터는 자체 호스팅 및 클라우드 Jira 제품군을 모두 지원합니다. Smartsheet 관리자는 사용자 수준 프로필이 티켓을 업데이트하고, 진행 상황을 모니터링하고, Jira 워크플로를 추적하도록 설정할 수 있습니다.
2. Salesforce 커넥터
Smartsheet Advanced 구독용 Salesforce 커넥터를 사용하면 영업, 제품 및 주문 팀이 Salesforce 앱에서 실시간 데이터를 가져올 수 있습니다. 파이프라인 검토, 일괄 업데이트, 예측, 판매에서 서비스로의 인계와 같은 Salesforce 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
3. Microsoft Dynamics 365 커넥터
Microsoft Dynamics 365 동기화는 Smartsheet Advanced 플랜에서 사용할 수 있습니다. 고객 대면 비즈니스에서 영업, 제품 및 주문 팀과 직접 협력하는 데 도움이 됩니다. Microsoft Dynamics 365 인스턴스를 한 번 연결하고 Smartsheet에서 모든 일반 작업을 수행하십시오.
결론
프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어를 선택할 때는 통합 솔루션을 찾는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 귀하와 귀하의 팀은 여러 비즈니스 도구를 관리하느라 시간을 낭비하고 생산성을 저해할 수 있습니다.
Smartsheet는 역동적인 비즈니스에 필요한 모든 기능을 제공하는 도구 중 하나입니다. 이 도구를 사용해 보고 위에서 언급된 기능을 비즈니스에 적용해 보십시오. 생산성 향상, 자동화 및 팀 간의 협력을 경험할 수 있을 것입니다.
또한, 기업 비즈니스 관리의 생산성 향상을 위한 SAFe 도입에 관심을 가질 수도 있습니다.