직장 내 소통을 원활하게 돕는 인기 도구, 슬랙(Slack)에 워크플로 빌더(Workflow Builder)라는 기능이 추가되었습니다. 이 기능을 통해 반복적인 업무를 자동화할 수 있게 되었는데요, 워크플로 빌더가 무엇인지, 어떤 기능을 제공하는지, 그리고 어떻게 활용할 수 있는지 자세히 알아보겠습니다.
워크플로 빌더는 슬랙 유료 플랜 사용자만 이용할 수 있습니다. Standard, Plus, Enterprise 플랜 중 하나를 구독해야 하며, 무료 플랜 사용자는 워크플로 빌더를 사용하려면 플랜을 업그레이드해야 합니다. 만약 유료 플랜을 체험해보고 싶다면 무료 체험판을 활용해 보세요.
워크플로 빌더란 무엇일까요?
워크플로 빌더는 특정 트리거(trigger)를 설정하고, 그 트리거에 따라 실행될 일련의 작업들을 정의하는 기능입니다. 트리거가 작동되면 미리 설정된 작업들이 자동으로 실행됩니다. 예를 들어, 슬랙 예시를 참고하면, 새로운 팀원이 채널에 참여하는 것을 트리거로 설정할 수 있습니다. 그리고 그 트리거에 대한 작업으로, 새로운 팀원에게 유용한 정보를 담은 다이렉트 메시지를 보내거나, 다른 팀원들에게 자신을 소개할 수 있는 짧은 양식을 자동으로 발송하도록 설정할 수 있습니다.
사용 가능한 트리거는 다음과 같습니다.
- 작업 메뉴: 사용자가 채널 메뉴에서 워크플로를 수동으로 실행하는 경우
- 새 채널 멤버: 새로운 사용자가 채널에 참여하는 경우
- 이모티콘 반응: 사용자가 메시지에 이모티콘으로 반응하는 경우
워크플로에는 여러 단계를 포함할 수 있으며, 각 단계에서는 다음 작업 중 하나를 선택해야 합니다.
- 메시지 보내기: 특정 사용자나 채널에 메시지를 발송합니다.
- 양식 보내기: 사용자나 채널에 양식을 발송합니다.
이러한 간단한 트리거와 작업을 조합하여, 승인 절차나 데이터 수집과 같은 복잡한 워크플로를 구축할 수 있습니다. 향후 슬랙은 API를 활용한 워크플로 트리거 기능을 추가할 예정입니다. 이는 이론적으로 IFTTT나 Microsoft Flow와 같은 서비스를 통해 슬랙 워크플로를 시작하거나, 자체 앱 내에서 트리거를 생성하는 것이 가능해진다는 의미입니다.
하지만 현재로서는 슬랙 내에서 제공하는 트리거와 작업만 사용할 수 있습니다.
워크플로 빌더, 어떻게 사용할 수 있을까요?
워크플로를 만든 후 다른 사용자들이 활용할 수 있도록 게시할 수 있습니다. 워크플로를 만들려면, 작업 공간 이름 옆에 있는 화살표를 클릭하여 메인 메뉴를 열고, “워크플로 빌더”를 선택합니다.
워크플로 빌더 패널에서 “워크플로 생성” 버튼을 클릭합니다.
생성할 워크플로에 적절한 이름을 지정합니다. 다른 사용자들도 볼 수 있으므로, 워크플로의 목적을 명확히 나타내는 이름을 사용하는 것이 좋습니다. 이름을 입력한 후, “다음” 버튼을 클릭합니다.
이제 워크플로를 시작하는 트리거를 선택해야 합니다. 여기에서는 사용자가 필요할 때마다 워크플로를 수동으로 실행할 수 있도록 “작업 메뉴”를 선택하겠습니다.
다음 단계는 선택한 트리거에 따라 달라집니다. “새 채널 구성원” 트리거를 선택했다면, 워크플로가 실행될 채널을 지정해야 합니다. “이모티콘 반응” 트리거를 선택했다면, 워크플로를 작동시킬 특정 이모티콘을 선택해야 합니다.
“작업 메뉴” 트리거를 선택했으므로, 워크플로를 실행할 수 있는 채널을 선택하고, 워크플로를 식별할 이름을 입력해야 합니다. 그런 다음 “저장” 버튼을 클릭합니다.
워크플로가 생성되면 “워크플로 개요” 페이지에 나타납니다. “편집” 버튼을 클릭하여 워크플로의 세부 정보를 수정할 수 있습니다. “작업 메뉴” 워크플로의 경우, 워크플로 이름과 표시되는 채널을 변경할 수 있지만, 트리거 자체는 변경할 수 없습니다. 트리거를 변경하려면 새로운 워크플로를 생성해야 합니다.
이제 워크플로 실행 시 수행할 작업을 추가해야 합니다. “단계 추가” 버튼을 클릭합니다.
“메시지 보내기” 또는 “양식 만들기”를 선택할 수 있습니다. 이 예시에서는 “양식 만들기” 옵션 옆의 “추가” 버튼을 클릭하겠습니다.
“양식 만들기” 패널에서 제목과 질문을 입력하고, 드롭다운 메뉴에서 질문 유형을 선택합니다.
- 짧은 답변
- 긴 답변
- 목록에서 선택
- 사람 선택
- 채널 또는 DM 선택
이 예시에서는 “목록에서 선택”을 선택하겠습니다. 옵션 목록에 값을 추가하고, “목록 항목 추가”를 클릭하여 다른 값을 추가합니다. 사용자가 선택할 수 있는 모든 옵션을 나열할 때까지 이 과정을 반복합니다.
오른쪽에 있는 버튼을 사용하여 항목을 위아래로 이동하거나 목록에서 삭제할 수 있습니다. 또한, 목록 항목 아래 드롭다운 메뉴에서 “기본 선택” 값을 선택할 수도 있습니다(필요한 경우).
질문 설정이 완료되면, 해당 질문을 필수 질문으로 지정하고, 다른 질문을 추가할 수 있습니다. 양식이 완성될 때까지 질문을 추가한 다음, 결과가 전송될 채널(또는 사용자)을 선택합니다.
양식 설정이 완료되면, “저장” 버튼을 클릭합니다.
이제 “워크플로 개요”에 추가된 단계가 표시됩니다. 워크플로에 더 많은 단계를 추가하려면 “단계 추가” 버튼을 클릭합니다.
워크플로가 완성되면, 페이지 오른쪽 상단의 “게시” 버튼을 클릭합니다.
워크플로가 게시되면, 화면에 색종이 조각 애니메이션과 함께 워크플로가 게시되었다는 알림이 나타납니다.
워크플로가 게시되었다는 메시지가 채널에 게시되어 모든 사용자에게 알려집니다.
이제 워크플로가 채널에 추가되어 모든 사용자가 사용할 수 있게 되었습니다. 채널에 번개 모양의 워크플로 아이콘이 표시되며, 아이콘을 클릭하면 워크플로를 선택하고 실행할 수 있습니다.
워크플로를 클릭하면, 생성한 양식이 나타납니다.
워크플로를 편집하거나 수정하려면, 작업 공간 이름 옆의 화살표를 클릭하여 메인 메뉴를 열고, “워크플로 빌더”를 선택합니다.
워크플로 빌더 패널이 열립니다.
편집하고 싶은 워크플로를 클릭합니다. 오른쪽에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭하면, 워크플로 게시 취소 또는 삭제와 같은 추가 옵션을 선택할 수 있는 메뉴가 나타납니다.
슬랙은 앞으로 워크플로 기능에 더 많은 기능을 추가할 것으로 예상됩니다. 하지만 현재까지도 워크플로 빌더는 팀 커뮤니케이션과 협업을 크게 개선하는 데 유용한 도구입니다.