아웃룩은 받은 편지함을 효율적으로 관리할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다. 낮은 우선순위 메일, 대화 정리, 중요 받은 편지함 등이 대표적인 예시입니다. 특히 아웃룩 온라인에서는 ‘스윕(Sweep)’이라는 강력한 도구를 활용하여 이메일을 정리하고 관리할 수 있습니다. 스윕 기능은 사용자가 설정한 규칙에 따라 이메일을 자동으로 삭제하거나 지정된 폴더로 이동시켜줍니다. 이제 스윕 기능을 자세히 알아보겠습니다.
스윕은 특정 발신자의 이메일을 어떻게 처리할지에 대한 규칙을 설정할 수 있는 기능입니다. 설정된 규칙은 24시간마다 한 번씩 실행되며, 받은 편지함은 물론 사용자가 원하는 어떤 폴더에든 적용할 수 있습니다.
스윕 도구는 아웃룩 온라인의 상단 도구 모음에서 찾을 수 있습니다. 현재 열려 있는 폴더에서 이메일을 선택하면 스윕 옵션이 활성화됩니다. (단, Microsoft에서 보낸 일부 낮은 우선순위 메일 알림 메시지는 예외입니다.)
스윕 기능은 기본적으로 이메일을 이동시키는 도구입니다. 즉, 이동시킬 이메일의 종류와 이동시킬 폴더를 선택할 수 있습니다.
스윕의 기본 설정은 선택한 발신자의 모든 이메일을 ‘지운 편지함’ 폴더로 이동시키는 것입니다. 따라서 스윕은 이메일 이동 도구이지만, 삭제하는 데도 활용할 수 있습니다.
‘지운 편지함’이 아닌 다른 원하는 폴더로 이메일을 이동하도록 변경할 수 있습니다. 이는 스윕 기능이 받은 편지함을 정리하는 것 외에도 다양하게 활용될 수 있음을 의미합니다.
예를 들어, 이메일 분류를 시작하기로 결정했다면, 스윕을 사용하여 특정 발신자의 모든 이메일을 ‘보관’ 폴더에서 ‘처리’ 폴더로 빠르게 이동시키고, 해당 카테고리를 한 번에 적용할 수 있습니다. 이는 이메일을 수동으로 찾아 옮기는 것보다 훨씬 빠른 작업 방식입니다.
스윕에는 다음과 같은 네 가지 주요 옵션이 있습니다.
| 옵션 | 설명 |
| “폴더의 모든 메시지 이동” | 선택한 발신자의 모든 이메일을 지정된 폴더로 이동합니다. |
| “폴더의 모든 메시지 및 향후 메시지 이동” | 선택한 발신자의 모든 이메일과 앞으로 받을 모든 이메일을 지정된 폴더로 이동합니다. |
| “항상 최신 메시지를 유지하고 나머지는 폴더에서 이동” | 최신 메시지를 제외한 나머지 이전 메시지를 지정된 폴더로 이동합니다. |
| “항상 폴더에서 10일이 지난 메시지를 이동” | 폴더 내에서 10일 이상 지난 이메일을 지정된 폴더로 이동합니다. |
두 번째 옵션인 “폴더의 모든 메시지 및 향후 메시지 이동”은 선택한 발신자의 모든 이메일을 이동시킬 뿐만 아니라, 앞으로 해당 발신자로부터 받을 모든 이메일 역시 같은 폴더로 자동으로 이동시킵니다.
이 옵션은 단순히 현재 폴더의 이메일만 처리하는 것이 아니라, 모든 폴더에 적용 가능하다는 점에서 더욱 강력합니다. 이 옵션을 통해 이메일 파일 시스템을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, 수동으로 이메일을 올바른 폴더로 옮기는 대신, 스윕 규칙을 설정하여 이를 자동화할 수 있습니다.
보관 폴더에서 스윕 규칙을 설정하여 특정 발신자의 모든 이메일을 올바른 폴더로 자동으로 이동시킬 수 있습니다. 이렇게 하면, 받은 편지함의 이메일을 처리한 후 보관함으로 옮기기만 하면, 스윕 규칙에 따라 자동으로 적절한 폴더로 이동하게 됩니다.
세 번째 옵션인 “항상 최신 메시지를 유지하고 나머지는 폴더에서 이동”은 아웃룩 클라이언트의 ‘대화 정리’ 도구와 유사하지만, 자동으로 실행된다는 점에서 차이가 있습니다. 이 기능은 작업 시스템이나 정기적인 알림 메시지와 같이 최신 정보가 중요한 경우에 유용합니다.
마지막 옵션인 “항상 폴더에서 10일이 지난 메시지를 이동”은 받은 편지함에 쌓이는 이메일로 어려움을 겪는 사용자에게 적합합니다. 일주일 내에 처리하지 않으면 전혀 처리되지 않는 이메일이 많으므로, 자동으로 이동시키는 것이 더 효율적일 수 있습니다.
시간 제한적인 정보가 담긴 이메일을 처리하는 데에도 이 옵션은 유용합니다. 예를 들어, 특정 지역 이벤트에 대한 이메일은 10일 후 자동으로 이동되도록 설정하면 됩니다. 읽을 기회가 있다면 좋고, 그렇지 않다면 스윕 기능이 알아서 처리해 줄 것입니다.
이메일을 특정 폴더로 이동시키기 때문에 삭제할 필요는 없습니다. 예를 들어, 바우처 거래는 삭제될 수 있지만, 이번 주 하늘에서 일어나는 일에 대한 지역 천문학회의 이메일은 보관될 수 있습니다.
생성한 모든 스윕 규칙을 확인하거나 삭제하려면, ‘설정 > 모든 Outlook 설정 보기’를 클릭합니다.
‘이메일 > 스윕’ 메뉴를 엽니다.
여기서 생성한 모든 스윕 규칙을 확인하고 삭제할 수 있습니다.
결론적으로, 스윕은 매우 강력한 이메일 이동 도구입니다. 받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 폴더 간 메일 이동을 자동화하는 간단한 워크플로 도구로도 활용할 수 있습니다. 스윕 기능은 아웃룩 사용자에게 이메일 관리 효율성을 높여주는 유용한 도구입니다.