Outlook.com에서 Outlook 일정을 게시하는 방법

Outlook에서는 개인적으로 일정을 공유하는 것 외에도, 특정 링크를 가진 모든 사람이 열람할 수 있도록 일정을 게시하는 기능도 제공합니다. 이 글에서는 일정 게시 방법과 그 유용성에 대해 자세히 알아보겠습니다.

공유와 게시의 차이점

Outlook 캘린더를 다른 사람과 공유하는 방법에는 크게 두 가지가 있습니다.

  • 캘린더 공유: 캘린더를 공유하면 공유 대상자만 해당 캘린더를 볼 수 있습니다. 여러 사람과 캘린더를 공유하고 각 공유 설정을 개별적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 Alice와 공유 후 Bob과도 공유할 수 있으며, 필요에 따라 Alice의 접근 권한은 유지한 채 Bob의 접근 권한만 제거할 수 있습니다. 특정 사용자에게만 캘린더 접근 권한을 부여하고 싶다면 공유 기능을 사용하는 것이 가장 적합합니다.
  • 캘린더 게시: 캘린더를 게시하면 해당 링크를 가진 모든 사람이 볼 수 있습니다. 링크를 다른 사람과 공유할 수는 있지만, 우연히 링크를 발견하기는 어렵습니다. 게시 기능은 ‘전부 아니면 전무’ 방식이므로 게시 링크를 제거하면 누구도 캘린더에 접근할 수 없게 됩니다. 이 기능은 특정 팀 프로젝트나 주말 스포츠 그룹과 같이 다수의 사람이 접근해야 하는 공개적인 일정에 적합합니다.

참고: 기업 환경에서는 내부적으로 직원들의 캘린더가 공유되는 경우가 많습니다. 이는 조직 내 모든 구성원이 서로의 일정을 쉽게 확인하여 회의 일정을 잡는 데 편리함을 제공합니다. 하지만 이는 주로 조직 외부 사람들과 캘린더를 공유하기 위한 ‘게시’ 기능과는 차이가 있습니다.

Outlook 캘린더 게시 방법

과거에는 Outlook 데스크톱 클라이언트에서 캘린더를 게시할 수 있었지만, Office 365(O365) 도입 후에는 웹 기반 Outlook 앱을 통해서만 조직 외부 사람들과 일정을 공유할 수 있습니다.

다음은 Outlook 캘린더를 게시하는 단계입니다:

  1. O365 계정으로 로그인 후, 앱 시작 관리자(왼쪽 상단 9개 점 아이콘)를 클릭하고 Outlook 아이콘을 선택하여 Outlook으로 이동합니다.
  2. 설정 > ‘모든 Outlook 설정 보기’를 클릭합니다.
  3. 캘린더 > ‘공유 캘린더’를 선택합니다.
  4. ‘캘린더 게시’ 섹션에서 공유하려는 캘린더(일반적으로 ‘캘린더’로 표시)를 선택하고, 두 번째 드롭다운 메뉴에서 ‘모든 세부 정보 보기 가능’을 선택한 다음 ‘게시’를 클릭합니다.

게시를 완료하면 HTML 링크와 ICS 링크 두 가지가 생성됩니다.

  • HTML 링크: 이 링크를 통해 사용자는 웹 브라우저에서 캘린더를 볼 수 있습니다. 별도의 창에서 캘린더를 보고 싶을 때 유용하며, 웹페이지에 링크를 삽입하여 공개 캘린더로 활용할 수 있습니다.
  • ICS 링크: 이 링크를 사용하면 캘린더를 사용자의 캘린더 프로그램으로 가져올 수 있습니다. ICS는 20년 이상 사용된 iCalendar(.ics) 형식의 파일 유형으로, 모든 주요 캘린더 앱에서 지원합니다. 이 링크는 Google 캘린더, Apple 캘린더, Yahoo! 캘린더, Thunderbird의 Lightning 등 다양한 캘린더 앱에서 활용할 수 있습니다.

HTML 또는 ICS 링크를 클릭하면 메뉴가 나타나며, ‘링크 복사’ 옵션을 선택하여 링크를 클립보드에 복사할 수 있습니다.

Outlook 일정 게시 취소 방법

캘린더 게시를 중단하려면 ‘캘린더 > 공유 캘린더 > 캘린더 게시’ 섹션에서 다음 두 가지 옵션을 사용할 수 있습니다.

  • 게시 취소: 이 옵션을 선택하면 캘린더 게시가 즉시 중단됩니다. 따라서 HTML 및 ICS 링크가 모두 작동하지 않게 되며, HTML 링크로 접근하려는 사용자는 오류 페이지(일반적으로 서버를 사용할 수 없을 때 표시되는 HTTP 503 오류 페이지)를 보게 됩니다. ICS 링크를 통해 캘린더를 가져온 사용자는 더 이상 일정을 확인할 수 없습니다(오류 메시지 표시는 사용하는 이메일 프로그램에 따라 다를 수 있습니다).
  • 링크 재설정: 이 옵션은 캘린더 게시를 중단하는 동시에 HTML 및 ICS 링크를 새로 생성합니다. 이는 캘린더 접근 권한을 제어해야 할 때 유용합니다. 예를 들어, 팀 구성원이 변경되어 현재 팀원만 캘린더에 접근하도록 하고 싶을 경우, 이전 링크는 더 이상 작동하지 않으며 새로운 링크를 공유할 수 있습니다.

이 안내를 통해 Outlook 캘린더를 효과적으로 공유하고 관리하시기 바랍니다.