Outlook 연락처 그룹에서 이메일 주소를 숨기는 방법

Outlook 연락처 그룹(이전에는 메일 그룹이라고 함)에 전자 메일을 보낼 때 받는 사람에게 그룹의 전자 메일 주소를 숨길 수 있습니다. 사람들의 개인 정보를 보호하는 가장 쉬운 방법은 다음과 같습니다.

연락처 그룹이란 무엇입니까?

Microsoft의 Office 구독 버전인 Office 365(O365)에서는 두 개의 개별 그룹이 메일 그룹을 대체했습니다.

O365 그룹: 사람들 그룹 간의 즉각적인 공동 작업을 위해 설계된 이러한 그룹에는 공유 사서함, 일정, 파일 저장소, 플래너 및 OneNote 전자 필기장이 포함됩니다. 소규모 프로젝트 팀, 지역 극장 그룹의 리허설 또는 빠르고 간단한 협업 도구가 필요한 기타 시나리오에 적합합니다.
연락처 그룹: 그룹에 추가된 이메일 주소 모음입니다. 이메일에 각각을 개별적으로 추가하는 대신 그룹 이름을 이메일로 보낼 수 있으며 해당 그룹의 모든 사람이 수신자로 추가됩니다. 이것이 메일 그룹과 정확히 같다고 생각한다면 한 가지 주목할만한 예외를 제외하고는 옳을 것입니다. 기본적으로 메일 그룹(및 O365 그룹)은 조직의 전체 주소록에 표시되어 모든 사람이 볼 수 있습니다. 연락처 그룹은 개인용입니다.

O365가 없고 웹 앱 없이 독립 실행형 버전의 Office를 사용하는 경우 여전히 사용 가능한 메일 그룹이 있을 수 있습니다. 연락처 그룹에서 받는 사람의 이름을 숨기는 방법을 보여 주지만 메일 그룹에도 동일한 단계가 적용됩니다.

연락처 그룹에서 이름을 숨기는 이유는 무엇입니까?

가끔은 그저 일반적인 예의일 뿐입니다. 당신의 친구들은 당신이 이메일로 연락하는 것은 괜찮을지 모르지만 당신이 대량 이메일을 보내는 모든 사람과 그들의 연락처 정보를 공유하는 것을 원하지 않을 것입니다.

많은 데이터 보호 및 규정 준수 문제로 인해 누군가의 이메일 주소를 숨길 수 있습니다. 민감한 정보, 특히 재정 또는 의료를 다루는 경우 사람들의 신원을 비공개로 유지해야 할 수 있습니다.

이메일 주소는 미국의 HIPAA와 유럽의 GDPR 모두에서 “개인 식별 정보”로 간주되기 때문에 실제 사람과 연결하기 쉬운 경우가 많습니다. 따라서 예를 들어 지원 그룹에 이메일을 보내는 경우 수신자의 연락처 정보를 공유해서는 안 됩니다.

연락처 그룹에서 이름을 어떻게 숨기나요?

좋은 소식은 이메일을 만들 때 숨은 참조 옵션을 사용하여 이름을 숨기는 것이 간단하다는 것입니다.

BCC는 블라인드 카본 카피를 의미합니다. 이메일의 기본 수신자가 아닌 사람을 포함하려는 경우 CC(카본 카피) 옵션을 거의 확실히 사용했습니다. 숨은 참조는 참조와 동일하게 작동하지만 숨은 참조 수신자는 “받는 사람” 필드에 보낸 사람의 이름과 사람의 이름만 볼 수 있습니다.

숨은 참조로 지정된 사람은 참조로 지정된 사람이 있는지 여부를 볼 수 없으며 누군가가 “전체 회신”을 클릭해도 회신을 받지 않습니다.

새 이메일을 만들 때 숨은 참조 필드는 기본적으로 표시되지 않지만 액세스하기 쉽습니다. Outlook에서 새 메일을 열고 옵션 > 숨은 참조를 클릭합니다.

그러면 새 메일에 숨은 참조 필드가 표시됩니다.

이 작업은 한 번만 수행해야 합니다. 앞으로 모든 이메일에 숨은 참조 옵션이 표시됩니다. 숨은 참조 필드를 숨기려면 모든 이메일에서 옵션 > 숨은 참조를 클릭하면 다시 나타나지 않습니다.

이제 표시되므로 “받는 사람” 필드에 이름을 입력하고 “숨은 참조” 필드에 연락처 그룹을 입력합니다.

연락처 그룹의 모든 사람은 이메일을 받게 되지만 보낸 사람(귀하)과 “받는 사람” 필드의 사람(또한 귀하)만 볼 수 있습니다.

처음 이 작업을 수행할 때 BCC를 사용하는 사람들에게 개인 정보를 보호하기 위해 설명하는 메모를 이메일에 넣는 것을 고려하십시오. 이렇게 하면 기술에 익숙하지 않은 수신자가 귀하가 보낸 것처럼 보이는 이메일을 받는 이유를 궁금해하지 않게 됩니다!