아웃룩(Outlook) 일정을 공유하는 것은 간단하지만, 공유받는 사람들이 불편함 없이 접근할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 내부 조직 구성원과 외부 사용자를 포함하여, 아웃룩 일정을 공유하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
조직 내부 사용자와 일정 공유
같은 회사나 조직에 속한 사람들과 아웃룩 일정을 공유하는 과정은 매우 유사합니다. 먼저, 아웃룩에서 공유하려는 일정을 선택하고, “홈” 탭에서 “일정 공유” 옵션을 찾아 클릭합니다. 그 후, “일정”을 선택합니다.
만약 여러 계정을 사용하고 있다면, 공유하고자 하는 계정의 일정을 정확히 선택해야 합니다.
“캘린더 속성” 창이 나타나면, “권한” 탭에서 현재 일정에 접근 권한을 가진 사람들을 확인할 수 있습니다. 기본 설정상, 아웃룩은 조직 내 모든 사용자가 귀하의 스케줄 중 “바쁨” 상태만 볼 수 있도록 되어 있습니다. 하지만 IT 관리자에 의해 설정이 변경되었을 수도 있습니다. 여기서는 조직 내부 사용자들과의 공유에 집중하겠습니다.
일정을 특정 사용자와 공유하려면 “추가” 버튼을 클릭합니다.
주소록이 열리면 조직 내 사용자들이 목록에 표시됩니다. 공유하고자 하는 사용자를 선택하고 “확인”을 클릭합니다.
선택한 사용자가 권한 창에 나타나며, 기본적으로 “모든 세부 정보 보기” 권한을 가지게 됩니다. 필요한 경우 권한 수준을 변경할 수 있습니다.
“확인”을 클릭하여 변경사항을 저장하고 일정을 공유합니다.
다른 사용자가 공유한 일정을 확인하려면 “홈” 탭에서 “일정 추가”를 클릭한 다음 “공유 일정 열기”를 선택합니다.
열린 창에서 일정을 공유한 사용자의 이름을 입력하고 “확인”을 클릭합니다.
이제 왼쪽의 “공유 캘린더” 목록 아래에 공유된 일정이 나타납니다.
조직 외부 사용자와 일정 공유
조직 외부의 사람과 일정을 공유하는 절차는 내부 사용자와 공유하는 것과 매우 유사합니다. 아웃룩에서 일정을 열고, “홈” 탭의 “일정 공유”에서 “일정”을 클릭합니다.
여러 계정을 사용하는 경우, 공유하려는 올바른 계정의 일정을 선택했는지 확인하세요.
“캘린더 속성” 창이 “권한” 탭에서 열리고, 현재 캘린더에 접근할 수 있는 사람들이 표시됩니다.
캘린더를 다른 사람과 공유하려면, “추가” 버튼을 클릭합니다.
주소록이 열립니다. 주소록 드롭다운 메뉴에서 “연락처”를 선택합니다.
주소록에 저장된 외부 연락처가 표시됩니다. 만약 공유하려는 외부 사용자가 목록에 없다면, 먼저 연락처에 해당 사용자를 추가해야 합니다.
공유할 사람을 추가한 후 “확인”을 클릭합니다.
선택한 사용자가 권한 창에 추가됩니다. 기본적으로 “모든 세부 정보 보기” 권한이 주어지며, 필요에 따라 변경할 수 있습니다. 내부 사용자와 달리 외부 사용자에겐 “편집 가능” 또는 “위임” 권한을 부여할 수 없습니다.
완료되면 “확인”을 눌러 일정을 공유합니다.
외부 사용자가 일정 초대를 수락하는 방식은 내부 사용자와 공유하는 것과 다소 차이가 있습니다.
일정을 공유받은 사람에게 이메일이 발송됩니다.
“일정 수락 및 보기”를 클릭하면 Outlook.com으로 이동하여, 공유 일정을 볼 수 있는 Microsoft 계정으로 로그인해야 합니다.
이 과정은 원활하지만, 만약 상대방이 타사 서비스를 사용한다면 도움이 되지 않을 수 있습니다. 가장 널리 쓰이는 Google 캘린더에 공유 일정을 추가하는 방법을 설명하겠습니다. 이 방법은 대부분의 캘린더 앱에 적용 가능합니다.
이메일 하단에 있는 “이 URL” 링크를 확인합니다.
해당 URL을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “링크 주소 복사”(또는 사용 중인 프로그램에 맞는 명령)를 선택합니다.
Google 캘린더를 열고, ‘캘린더 추가’ 옆의 점 세 개를 클릭한 다음 ‘URL에서’를 선택합니다.
이메일에서 복사한 URL을 붙여넣고 “캘린더 추가”를 클릭합니다.
캘린더는 왼쪽의 “기타 캘린더” 목록에 나타납니다.
특히 공유 일정이 많을 경우, 익숙하지 않은 형태로 표시될 수 있습니다. 이름을 변경하려면, 해당 캘린더 이름 위에 마우스를 올린 후 끝에 나타나는 점 세 개를 클릭하고 “설정”을 선택합니다.
이름 필드를 원하는 대로 변경한 다음, “설정” 옆에 있는 뒤로 화살표를 클릭합니다.
이제 좀 더 친숙한 이름으로 캘린더가 표시됩니다.
이메일에서 복사한 URL은 iCalendar(.ics) 형식의 공유 캘린더 URL입니다. Apple과는 관련이 없으며, 캘린더 정보의 개방형 형식으로 20년 이상 사용되어 왔습니다. 이 .ics 형식은 대부분의 캘린더 앱에서 지원하므로, Google 캘린더뿐 아니라 Apple 캘린더, Yahoo! 캘린더, Thunderbird용 Lightning 등 다양한 앱에서도 동일한 방법으로 추가할 수 있습니다.