아웃룩(Outlook)에서 연락처 그룹(이전 메일 그룹)으로 이메일을 발송할 때, 수신자에게 그룹 구성원의 이메일 주소를 감추는 방법을 소개합니다. 개인 정보 보호를 위한 간단한 해결책을 알아보세요.
연락처 그룹이란 무엇일까요?
마이크로소프트 오피스 365(O365) 구독 버전에서는 기존의 메일 그룹을 대체하는 두 가지 유형의 그룹이 제공됩니다.
O365 그룹: 실시간 협업을 위한 그룹으로, 공유 편지함, 일정, 파일 저장 공간, 플래너, 원노트 전자 필기장 등을 포함합니다. 소규모 프로젝트 팀, 연극 연습 그룹 등 빠르고 효율적인 협업이 필요한 경우에 적합합니다.
연락처 그룹: 이메일 주소의 모음입니다. 이메일 발송 시 각 주소를 개별적으로 추가하는 대신 그룹 이름만 입력하면 그룹 구성원 모두가 수신자로 추가됩니다. 메일 그룹과 유사하지만, 한 가지 중요한 차이점이 있습니다. 기본적으로 메일 그룹(및 O365 그룹)은 조직 전체 주소록에 공개되어 누구나 볼 수 있지만, 연락처 그룹은 개인적으로만 사용 가능합니다.
만약 O365를 사용하지 않고 웹 앱 없이 독립 실행형 Office 버전을 사용한다면 메일 그룹이 여전히 활성화되어 있을 수 있습니다. 연락처 그룹에서 수신자 이름을 숨기는 방법은 메일 그룹에도 동일하게 적용됩니다.
연락처 그룹에서 이름을 숨기는 이유는 무엇일까요?
종종, 이는 단순히 예의의 문제입니다. 친구들이 이메일로 연락하는 것은 허용할 수 있지만, 개인 연락처 정보를 다른 사람들과 공유하는 것을 원치 않을 수 있습니다.
데이터 보호 및 규정 준수 문제로 인해 개인의 이메일 주소를 감춰야 하는 경우도 많습니다. 특히 민감한 정보, 예컨대 재정이나 의료 정보와 관련된 경우, 개인의 신원을 보호해야 합니다.
이메일 주소는 미국의 HIPAA와 유럽의 GDPR 모두에서 “개인 식별 정보”로 간주되며, 실제 인물과 쉽게 연결될 수 있는 정보입니다. 따라서, 예를 들어 지원 그룹에 이메일을 보내는 경우, 수신자의 연락처 정보를 공개해서는 안 됩니다.
연락처 그룹에서 이름을 숨기는 방법
다행히도, 이메일 작성 시 숨은 참조 옵션을 활용하여 간단하게 이름을 숨길 수 있습니다.
BCC는 블라인드 카본 카피(숨은 참조)의 약자입니다. 이메일의 주요 수신자 외에 다른 사람을 포함하고자 할 때 CC(참조) 옵션을 사용해 본 적이 있을 것입니다. 숨은 참조는 참조와 비슷하게 작동하지만, 숨은 참조 수신자는 ‘받는 사람’ 필드에 표시된 발신자와 다른 수신자의 이름만 볼 수 있습니다.
숨은 참조로 지정된 사람은 참조로 지정된 사람이 있는지 확인할 수 없으며, 누군가 “전체 회신”을 클릭해도 답장을 받지 못합니다.
새 이메일을 작성할 때 숨은 참조 필드는 기본적으로 표시되지 않지만, 쉽게 접근할 수 있습니다. Outlook에서 새 메일을 열고 옵션 > 숨은 참조를 클릭하세요.
그러면 새 메일에 숨은 참조 필드가 나타납니다.
이 작업은 한 번만 수행하면 됩니다. 앞으로 모든 이메일에 숨은 참조 옵션이 표시될 것입니다. 숨은 참조 필드를 다시 숨기려면 이메일에서 옵션 > 숨은 참조를 클릭하면 됩니다.
이제 숨은 참조 필드가 보이므로 ‘받는 사람’ 필드에 발신자 본인의 이름을 입력하고, ‘숨은 참조’ 필드에 연락처 그룹을 입력하세요.
연락처 그룹의 모든 구성원은 이메일을 받지만, 발신자 본인과 ‘받는 사람’ 필드에 지정된 사람(발신자 본인)만 볼 수 있습니다.
처음으로 숨은 참조를 사용하는 경우, 개인 정보 보호를 위해 이메일에 이 사실을 설명하는 짧은 메시지를 추가하는 것을 고려해 보세요. 이를 통해 기술에 익숙하지 않은 수신자가 발신자가 보낸 것처럼 보이는 이메일을 받는 이유에 대해 혼란스러워하지 않을 수 있습니다.