이메일을 전송할 때 자신을 참조(CC) 또는 숨은 참조(BCC)에 포함시키는 것은 발신된 메시지의 사본을 보관하여 이메일 관리와 기록 유지에 효율적인 방법입니다. 여기서는 대표적인 이메일 서비스인 Gmail과 Outlook에서 이 설정을 자동화하는 절차를 자세히 안내합니다.
Gmail에서 자신을 자동으로 참조 또는 숨은 참조하기
Gmail에서 특정 이메일 주소(본인 또는 다른 주소)를 자동으로 참조 또는 숨은 참조로 추가하려면 브라우저 확장 프로그램의 도움이 필요합니다. Gmail 자체에는 이 기능이 내장되어 있지 않으며, 많은 서드파티 확장 프로그램이 이메일 접근 권한을 요구하므로 주의해야 합니다.
CloudHQ에서 개발한 Gmail용 자동 BCC 확장 프로그램은 최소한의 권한만을 요청하는 Chrome 확장 프로그램 중 하나입니다. 사용자의 검색 기록이나 Gmail 도메인 외부의 정보에는 접근하지 않습니다. 이 확장 프로그램을 Chrome 브라우저에 설치하고 CloudHQ 계정을 생성하세요.
확장 프로그램을 설치하고 Gmail 계정 접근을 허용한 후에는 아래 단계를 따라 규칙을 설정할 수 있습니다.
- 새 이메일 작성을 위해 ‘작성’ 버튼을 클릭합니다.
- ‘보내기’ 버튼 옆에 있는 편지봉투 아이콘을 클릭합니다.
- 팝업 대화 상자에서 ‘새 규칙 추가’를 선택합니다.
- ‘다음에서 이메일을 보낸 경우’ 아래에 본인의 이메일 주소가 이미 입력되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
- 그 아래 드롭다운 메뉴에서 ‘누구에게나’ 옵션을 선택합니다.
- ‘자동’ 드롭다운 목록에서 ‘숨은 참조’ (또는 필요한 경우 ‘참조’)를 선택하고 이메일 주소를 입력합니다.
- ‘규칙 저장’ 버튼을 클릭합니다.
- ‘닫기’를 누르고 평소처럼 이메일을 작성하면 됩니다.
확장 프로그램 사용을 중단하려면 myaccount.google.com/permissions에서 제거할 수 있습니다.
Chrome 사용자가 아니거나 서드파티에 이메일 접근 권한을 부여하는 것을 꺼린다면 Gmail의 필터 및 전달 기능을 활용하여 자동 숨은 참조를 구현하는 것도 좋은 방법입니다.
Outlook에서 자신을 자동으로 참조 또는 숨은 참조하기
Outlook 사용자는 이메일 프로그램의 규칙 기능을 활용하여 자신을 자동으로 참조 또는 숨은 참조에 추가할 수 있습니다. 시작하기 전에 Outlook 규칙이 활성화되어 있는지 확인하고, 불필요한 기존 규칙은 충돌을 방지하기 위해 삭제하는 것이 좋습니다.
준비가 완료되면 다음 단계를 따르세요.
- ‘홈’ 탭에서 ‘규칙’ > ‘규칙 및 경고 관리’를 클릭합니다.
- ‘새 규칙’을 클릭합니다.
- ‘빈 규칙으로 시작’에서 ‘내가 보낸 메시지에 규칙 적용’을 선택하고 ‘다음’을 클릭합니다.
- ‘지정된 계정을 통해’ 옵션을 클릭하고 이메일 발송에 사용할 계정을 선택합니다.
- 계정 선택 후 ‘다음’을 클릭합니다.
- 다음 대화 상자에서 ‘사람 또는 공용 그룹에 대한 메시지 참조’ 옵션을 선택합니다.
- 같은 대화 상자에서 ‘사람 또는 공용 그룹’ 링크를 클릭하고 ‘다음’을 누릅니다.
- ‘받는 사람’ 필드에 모든 수신자의 이메일 주소를 입력합니다.
- 필요에 따라 이 규칙을 적용하지 않을 특정 이메일에 대한 예외를 추가할 수 있습니다. 완료되면 ‘다음’을 클릭합니다.
- 규칙의 이름을 입력하고 ‘규칙 켜기’ 옵션을 선택합니다.
- ‘마침’을 클릭합니다.
Outlook과 Gmail을 깔끔하게 관리하기
Gmail 또는 Outlook에서 이 규칙을 설정하면 이후로는 별도의 조정이 필요 없이, 비활성화할 때까지 자동으로 실행됩니다. 이 방법은 매번 이메일을 보낼 때마다 수동으로 자신을 참조 또는 숨은 참조에 추가하는 것보다 훨씬 효율적입니다.
Gmail이든 Outlook이든, 라벨이나 폴더와 같은 기능을 활용하여 받은 편지함을 체계적으로 관리하는 것이 중요합니다. 모든 이메일에 자신을 복사하면 편지함이 금방 복잡해질 수 있기 때문입니다.