Outlook을 사용하면 보내거나 받는 전자 메일에 만료 날짜를 추가할 수 있습니다. 만료 날짜가 지나면 이메일이 다른 형식으로 표시되며 Outlook의 기본 제공 도구를 사용하여 만료된 이메일을 자동으로 관리할 수 있습니다.
만료 날짜는 캘린더 이벤트 또는 작업이 아닌 이메일에만 적용됩니다. 이러한 항목에는 관리에 사용할 수 있는 고유한 날짜가 있기 때문입니다.
목차
이메일에 만료 날짜를 설정하는 방법
보내는 이메일에 만료 날짜를 추가하려면 이메일의 속성 창을 열어야 합니다. 이메일을 연 다음 메시지 > 태그를 클릭합니다.
그러면 옵션 > 추가 옵션 또는 파일 > 속성을 클릭하여 액세스할 수도 있는 전자 메일의 속성 창이 열립니다. “다음 이후 만료” 확인란을 선택한 다음 날짜와 시간을 선택합니다.
닫기를 클릭하여 이메일로 돌아갑니다. 만료 날짜가 추가되었다는 눈에 띄는 징후는 없으며 평소와 같이 이메일을 보낼 수 있습니다.
수신한 이메일에 만료 날짜를 추가하려면 이메일을 열고 메시지 > 태그(또는 파일 > 속성)를 클릭합니다.
이메일에 대한 속성 창이 열립니다. 받는 이메일에는 보내는 메시지만큼 많은 옵션이 없지만 만료 날짜와 시간을 설정할 수는 있습니다.
만료 날짜는 무엇을합니까?
그래서 이메일에 만료 날짜를 추가했습니다. 그것은 훌륭하고 모든 것이지만 그렇게하면 어떤 이점이 있습니까?
만료 날짜는 중요한 사항에 집중할 수 있도록 Outlook에서 다양한 방식으로 사용됩니다. 만료된 전자 메일은 일반적으로 만료되지 않은 전자 메일만큼 중요하지 않으므로 Outlook은 만료된 전자 메일의 형식을 자동으로 다르게 지정합니다.
Outlook에서 조건부 서식 설정을 살펴본 경우 “만료된 항목” 서식 규칙을 발견했을 수 있습니다.
이 규칙은 만료 날짜가 지난 모든 이메일에 회색 글꼴과 취소선이 있는 텍스트 형식을 지정합니다.
이렇게 하면 이메일이 만료되었음을 알 수 있으므로 더 중요한 이메일에 먼저 집중할 수 있습니다. 만료 날짜가 있는 이메일을 보낸 경우 이 형식은 받는 사람의 Outlook에도 적용되지만 Thunderbird와 같은 다른 이메일 클라이언트나 Gmail 또는 Yahoo!와 같은 웹 앱에도 적용됩니다. 메일은 날짜를 무시하고 아무것도 하지 않습니다.
이메일의 만료 날짜를 표시하는 열을 폴더에 추가할 수도 있습니다. 열을 추가하려는 폴더에서 열 머리글을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 “필드 선택기”를 클릭합니다.
드롭다운에서 “날짜 시간 필드”를 선택한 다음 “만료” 옵션을 선택합니다.
“만료” 항목을 폴더로 끌어다 놓아 열에 추가합니다.
만료된 전자 메일을 열면 Outlook은 헤더에 메시지를 표시하여 알려줍니다.
만료된 전자 메일에 회신하거나 전달할 수 있지만 전자 메일을 전달하려고 하면 Outlook에서 먼저 경고를 표시합니다.
이메일을 보내려면 “예”를 클릭하고 취소하려면 “아니오”를 클릭하십시오.
만료 날짜를 사용하여 이메일 관리
Outlook의 기본 제공 도구 중 일부는 만료 날짜도 사용합니다. Outlook에서 자동 보관을 설정했다면 “만료된 항목 삭제(이메일 폴더만)” 옵션을 보셨을 것입니다.
이것이 켜져 있으면 자동 보관은 날짜가 지난 이메일을 삭제하거나 이동합니다(다른 설정에 따라 다름). 만료된 전자 메일을 자동으로 제거하고 사서함을 복잡하게 만드는 것을 방지할 수 있는 좋은 방법입니다.
만료된 이메일이 삭제되거나 이동되는 것을 원하지 않지만 Outlook에서도 보고 싶지 않은 경우 Outlook의 동기화 규칙을 설정하여 해당 이메일이 Exchange 이메일 서버에서 다운로드되지 않도록 할 수 있습니다.
동기화 필터를 만들 때 “고급” 탭을 클릭한 다음 “필드” 버튼을 클릭합니다.
메뉴에서 날짜/시간 필드 > 만료를 선택합니다. 필드는 “모든 메일 필드” 및 “모든 게시물 필드” 옵션에서도 사용할 수 있습니다.
“Condition”을 “on or before”로, “Value”를 “yesterday”로 설정한 다음, “Add to List”를 클릭합니다.
이렇게 하면 만료된 모든 작업을 필터링하여 어제 또는 그 이전에 만료된 작업이 Outlook과 동기화되지 않고 사서함에 나타나지 않습니다. Outlook 웹 앱에서 보고 싶은 경우 Outlook 웹 앱에서 계속 사용할 수 있습니다.
수신 이메일에 만료 날짜를 자동으로 추가하는 규칙을 설정하거나 버튼을 눌러 만료 날짜를 적용하는 빠른 단계를 만들 수는 없지만 모든 발신 이메일에 만료 날짜를 자동으로 추가할 수 있습니다. 파일 > 옵션 > 메일을 클릭하고 메시지 보내기까지 아래로 스크롤한 다음 “이 기간이 지나면 만료된 이메일로 표시”를 켭니다.
메시지를 만료할 일 수를 입력한 다음 “확인”을 클릭합니다. 이렇게 하면 보내는 모든 이메일에 만료 날짜가 자동으로 추가됩니다.
만료 날짜는 더 이상 관련이 없는 메시지를 어둡게 표시하고 Outlook 도구를 사용하여 더 이상 필요하지 않은 메시지를 삭제하거나 숨길 수 있도록 하여 우선 순위와 사서함을 관리하는 유용한 방법입니다. 사서함이 통제 불능 상태가 되는 것을 방지하기 위한 또 하나의 도구이자 매우 유용한 도구입니다.