Microsoft Outlook은 이메일, 일정, 작업 항목들을 PST 또는 OST 파일 형태로 저장합니다. 이 두 파일 형식은 데이터 저장이라는 공통된 목적을 수행하지만, 백업, 복원, 또는 데이터 이동 시에는 중요한 차이점을 고려해야 합니다.
PST 파일과 OST 파일의 차이점을 이해하기 위해서는 이메일 프로토콜의 발전 과정, 특히 POP와 IMAP 프로토콜의 차이를 살펴볼 필요가 있습니다. 간단히 요약하면 다음과 같습니다.
POP 프로토콜이란?
초창기 인터넷 시대에 사용되었던 이메일 프로토콜은 POP(Post Office Protocol)입니다. 현재 가장 널리 사용되는 버전은 POP3입니다.
POP 프로토콜은 이메일을 사용자의 기기로 모두 다운로드한 후 서버에서 삭제하는 방식을 취합니다. 즉, 이메일 사본은 사용자의 장치에만 존재합니다. 물론, POP 설정을 변경하여 서버에 이메일을 남겨두도록 할 수도 있습니다.
과거에는 대부분의 사용자가 한 대의 컴퓨터에서만 이메일을 확인했기 때문에 서버에 이메일을 보관할 필요성이 크지 않았습니다.
POP 프로토콜 사용 시, 이메일 클라이언트에서 변경된 사항은 서버에 반영되지 않습니다. 이메일 클라이언트에서 삭제된 이메일은 서버에 영향을 주지 않으며, 반대의 경우도 마찬가지입니다.
IMAP 프로토콜이란?
IMAP(Internet Messaging Access Protocol)은 서버에서 사용자 기기로 이메일 사본을 다운로드하는 방식의 현대적인 프로토콜입니다. 이메일 클라이언트에서 변경된 사항은 서버와 동기화됩니다. 즉, 사용자의 기기에서 이메일을 삭제하면 서버에서도 삭제되고, 반대의 경우도 동일하게 적용됩니다.
IMAP은 오늘날의 환경에 더 적합합니다. 여러 기기에서 동일한 이메일 계정에 접근하고, 대부분의 사람들이 광대역 또는 광섬유 연결을 통해 상시 인터넷에 접속하며, 모바일 데이터를 사용하기 때문입니다. IMAP을 사용하면 이메일과 관련된 모든 작업이 실시간으로 동기화됩니다.
예를 들어, 스마트폰에서 보낸 이메일은 태블릿의 “보낸 편지함”에서도 확인할 수 있습니다. 특별한 이유가 없다면 IMAP 사용을 권장하는 이유가 바로 여기에 있습니다.
Microsoft는 이메일 계정에서 IMAP 대신 MAPI(Messaging API)를 사용합니다. MAPI와 IMAP은 서로 다른 프로토콜이지만, 클라이언트와 이메일 서버 간에 이메일을 동기화한다는 공통점을 가지고 있습니다.
POP, IMAP, PST 및 OST 파일 관계
POP 계정을 사용하는 경우, Outlook은 모든 이메일과 일정 정보를 개인 저장소 테이블(.pst) 파일에 저장합니다. PST 파일은 Outlook으로 가져올 수 있기 때문에, 새 컴퓨터로 이메일을 옮기거나 컴퓨터 오류로 인해 데이터가 손실될 경우를 대비한 백업용으로 유용합니다.
Microsoft Outlook 2013 버전까지는 PST 파일이 IMAP 또는 MAPI 계정에도 사용되었습니다. 그러나 Outlook 2016부터는 IMAP 및 MAPI 계정의 모든 이메일과 일정 정보를 오프라인 저장소 테이블(.ost) 파일에 저장합니다.
OST 파일은 인터넷에 연결되어 있는 동안에는 이메일 서버와 자동으로 동기화됩니다. 하지만 PST 파일과는 달리 OST 파일은 Outlook으로 직접 가져올 수 없습니다.
새 컴퓨터에서 Outlook을 설정하고 IMAP 또는 MAPI를 통해 이메일 계정에 연결하면, 서버에 있는 모든 이메일이 자동으로 다운로드됩니다.
PST와 OST 파일의 중요한 차이점은 PST 파일의 내용은 해당 파일에서만 접근 가능하다는 것입니다. 반면, OST 파일의 내용은 이메일 서버와 이메일 계정에 연결된 다른 모든 장치에서도 사용할 수 있다는 점입니다.
언제 필요할까?
대부분의 경우, PST 및 OST 파일에 대해 크게 신경 쓸 필요는 없습니다. 특별히 찾아보지 않는 한, 직접 접근할 일이 거의 없기 때문입니다.
데이터를 새 컴퓨터로 옮기거나 이메일을 보관하려는 경우에만 중요해집니다. POP3 이메일 계정을 사용하는 경우, PST 파일을 새 컴퓨터로 복사한 후 Outlook으로 가져와야만 기존 이메일을 그대로 사용할 수 있습니다. 그렇지 않으면 모든 이메일을 잃게 됩니다.
IMAP 또는 MAPI를 사용하는 경우에는 이메일 서버의 사서함 크기만 확인하면 됩니다. 만약 사서함이 최대 크기에 도달하여 모든 이메일을 보관하고 싶다면, 해당 이메일을 PST 파일로 내보낸 후 이메일 서버에서 삭제해야 합니다.
이후 PST 파일을 Outlook으로 가져오면 해당 이메일을 계속 확인할 수 있지만, 더 이상 이메일 서버에 저장되지는 않습니다.