혹시 메일 정리 도구를 사용해 보신 적이 있으신가요? 그렇다면 자동 보관 버튼을 한 번쯤은 보셨을 겁니다. 하지만 이 버튼이 정확히 어떤 기능을 하고, 어떤 작업을 수행하는지에 대해 자세히 알아보지 않았을 수도 있습니다. 여기에서는 자동 보관 기능의 작동 방식과 사용법에 대해 자세히 설명해 드리겠습니다.
자동 보관 버튼을 클릭하면 Outlook의 모든 폴더를 순회하며, 사용자가 설정해 놓은 자동 보관 규칙을 적용합니다. (기본 설정으로는 아무 작업도 하지 않도록 되어 있으니 걱정하지 않으셔도 됩니다.) 과거의 항목들을 정리하여 보관 파일로 옮기는 과정이 필요할 때, 자동 보관 기능은 이 프로세스를 자동화하는 데 매우 유용합니다. 이제 설정을 하고 실제로 사용해 보도록 하겠습니다.
자동 보관 기능 활성화 방법
자동 보관 기능을 사용하려면 먼저 활성화하고 설정을 조정해야 합니다. ‘파일’ 메뉴에서 ‘옵션’을 선택한 다음, ‘고급’ 탭으로 이동합니다. 거기에서 ‘자동 보관 설정’ 버튼을 찾아서 클릭하세요.
‘다음 간격으로 자동 보관 실행’ 옵션이 비활성화된 상태(기본 설정)에서는 자동 보관 기능이 작동하지 않습니다.
‘다음 간격으로 자동 보관 실행’ 옵션을 활성화하면 모든 관련 설정을 조정할 수 있게 됩니다.
파일 옵션에서 설정 창이 열리고, 각 폴더별로 수동으로 설정을 적용할 수 있는 ‘폴더 정리’ 기능과는 달리, 여기에서 설정하는 자동 보관 설정은 기본적인 환경설정입니다. 자동 보관 기능이 활성화된 각 폴더는 이 기본 설정을 따르거나, 필요에 따라 다른 설정을 적용할 수 있습니다. 먼저 기본 설정부터 살펴보고, 나중에 폴더별 설정 방법을 알아보도록 하겠습니다.
자동 보관 설정 방법
자동 보관 기능이 활성화되면 기본적으로 14일마다 실행됩니다. 상하 화살표나 숫자를 직접 입력하여 실행 간격을 변경할 수 있으며, 1일에서 60일 사이의 값을 선택할 수 있습니다. 두 자리 숫자를 입력할 수는 있지만, 60보다 큰 값을 입력하면 “확인” 버튼을 클릭할 때 오류 메시지가 나타나므로, 저장하기 전에 값을 변경해야 합니다.
다음 옵션인 “자동 보관 실행 전에 확인”을 선택하면, 자동 보관 기능이 실행되기 전에 Outlook에서 확인 메시지를 표시하도록 설정할 수 있습니다. 이 메시지를 통해 설정을 다시 확인하거나 필요에 따라 자동 보관 실행을 취소할 수 있습니다.
나머지 설정은 보관할 항목과 보관 과정 중에 발생하는 작업과 관련된 것입니다. 첫 번째 옵션인 “만료된 항목 삭제(메일 폴더만)”는 만료일이 설정된 이메일에만 적용됩니다. 자동 보관 기능을 활성화하더라도 작업이나 일정 이벤트에는 영향을 미치지 않습니다.
나머지 설정은 이메일뿐만 아니라 모든 항목에 적용됩니다. 즉, 일정 이벤트, 작업, 메모 및 저널 항목에도 해당됩니다.
“이전 항목 보관 또는 삭제” 옵션을 활성화하면, 기본적으로 Outlook은 6개월이 지난 항목을 별도의 새로운 .pst 파일로 이동하고, 이 파일이 Outlook 탐색 창에 표시되도록 설정합니다. 이를 통해 언제든지 보관된 항목에 접근할 수 있습니다. “다음보다 오래된 항목 정리” 값을 1일부터 60개월 사이로 변경하거나, 항목을 저장할 다른 .pst 파일을 선택할 수도 있습니다. 또는 “이전 항목 영구 삭제”를 선택하여 항목을 완전히 삭제할 수도 있습니다.
이 삭제는 ‘지운 편지함’ 폴더를 거치지 않고 Outlook에서 바로 항목을 완전히 삭제한다는 점을 유념해야 합니다. 설정에 따라 메일 서버에서 계속 접근할 수 있을 수도 있지만, 이에 의존하지 않는 것이 좋습니다. 이 옵션은 항목을 완전히 삭제하려는 경우에만 선택해야 합니다.
“확인” 버튼을 클릭하면 자동 보관 기능이 활성화됩니다. 오늘부터 설정한 “자동 보관 실행 간격” 값(기본값은 14일)에 따라 자동 보관 기능이 실행됩니다. 활성화하자마자 바로 실행될 수도 있습니다. 테스트 결과, 자동 보관이 실행된다는 메시지를 받는 데 10분도 채 걸리지 않았습니다. 자동 보관은 기본적으로 일부 폴더에서만 실행되므로 특정 폴더에서만 실행하거나, 각 폴더별로 설정을 변경하고 싶다면 다음 내용을 계속 읽어보세요.
폴더별 자동 보관 설정 및 사용자 정의 방법
자동 보관 기능을 활성화하면 기본적으로 다음 폴더에서만 실행됩니다:
보낸 편지함
지운 편지함
달력
작업
다른 폴더에서도 자동 보관 기능을 실행하려면 각 폴더별로 설정을 활성화해야 합니다 (또는 실행을 원하지 않는 기본 4개 폴더에서 비활성화해야 함). 탐색 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “속성”을 선택하면 됩니다.
리본 메뉴에서 ‘폴더’ > ‘폴더 속성’을 선택하여 폴더 속성에 접근할 수도 있습니다. (탐색 창에 표시되지 않는 달력이나 작업 같은 폴더의 경우, 이 방법으로만 폴더 속성에 접근할 수 있습니다.) 폴더 속성 내에서 자동 보관 설정으로 바로 이동하는 옵션도 제공됩니다.
폴더 속성 창에서 ‘자동 보관’ 탭을 클릭하면 해당 폴더의 설정에 접근할 수 있습니다.
대부분의 폴더에서는 “이 폴더의 항목을 보관하지 않음” 설정이 기본적으로 활성화되어 있습니다. 즉, 자동 보관 과정에서 해당 폴더가 제외되며, 그 안의 항목은 보관되지 않습니다. 폴더를 자동 보관에 포함시키려면 “기본 설정을 사용하여 이 폴더의 항목 보관” 옵션을 활성화해야 합니다.
또는 해당 폴더의 자동 보관 설정을 기본값과 다르게 설정하려면 “이 설정을 사용하여 이 폴더 보관”을 활성화하고 설정을 원하는 대로 조정하면 됩니다.
언제든지 모든 폴더를 기본 설정으로 되돌리려면, ‘파일’ > ‘옵션’ > ‘고급’ > ‘자동 보관 설정’으로 돌아가서 “지금 이 설정을 모든 폴더에 적용” 버튼을 클릭하면 됩니다. 그러면 “이 설정을 사용하여 이 폴더 보관”이 활성화된 모든 폴더가 “기본 설정을 사용하여 이 폴더의 항목 보관”으로 변경됩니다.
자동 보관의 기본 설정 및 폴더별 설정을 원하는 대로 구성하면, 자동 보관 기능이 백그라운드에서 조용히 작동하여 공간을 확보하고 폴더가 너무 커지는 것을 방지할 수 있습니다.