아웃룩의 숨겨진 보석, 후속 조치 기능 활용법
아웃룩에서 가장 유용하지만 상대적으로 덜 알려진 기능 중 하나는 바로
‘후속 조치’입니다. 이 기능은 이메일 알림 도구로서, 받은 편지함에서
사라진 이메일에 대한 응답을 놓치지 않도록 도와줍니다. 특히, 중요한
이메일에 대한 후속 조치가 필요한 경우 매우 유용합니다.
후속 조치 기능은 사용자가 지정한 날짜에 해당 이메일을 다시 알림으로
표시하고, 아웃룩 작업 목록에도 추가해줍니다. 알림을 확인하고 작업을
완료로 표시하면 작업 목록에서 해당 이메일이 사라집니다. 간단하면서도
빠르고 효율적으로 이메일을 관리할 수 있게 해줍니다.
후속 조치를 설정하는 방법은 다음과 같습니다. 아웃룩에서 후속 조치를
설정하려는 이메일을 선택한 후, ‘홈’ 탭에서 ‘후속 조치'(태그 그룹 내)를
클릭하면 됩니다.
드롭다운 메뉴에서 해당 이메일에 대한 후속 조치를 설정할 날짜를 선택할 수
있습니다. 마이크로소프트는 ‘오늘’, ‘내일’, ‘다음 주’와 같은 빠른
선택지를 제공하며, ‘사용자 지정’을 클릭하여 원하는 날짜를 직접
지정할 수도 있습니다.
후속 조치가 설정된 이메일은 노란색으로 강조 표시되어 한눈에 어떤 이메일이
후속 조치 대상인지 확인할 수 있습니다. 또한, 해당 이메일은 아웃룩 작업
목록에도 추가됩니다.
이 과정을 ‘이메일에 플래그 추가’라고도 합니다. 후속 조치가 설정된
이메일은 다른 폴더로 이동시켜도 작업 목록에는 계속 표시되므로, 필요할
때 언제든 다시 열어볼 수 있습니다.
기본적으로 아웃룩은 선택한 날짜에 맞춰 이메일 알림을 제공하지만, 알림의
정확한 날짜와 시간을 설정하려면, ‘홈’ 탭에서 ‘후속 조치’를 다시 선택한 후
‘알림 추가’ 옵션을 선택하면 됩니다.
‘사용자 지정’ 패널에서는 플래그 이름, 시작 및 마감일, 알림 날짜 및
시간을 변경할 수 있습니다.
이 패널은 ‘홈’ 탭에서 ‘후속 조치’를 클릭한 다음 ‘사용자 지정’을 선택하여
액세스할 수도 있습니다.
‘플래그’ 옵션은 이메일에 추가되는 플래그의 이름을 설정하는 기능입니다.
이 이름은 메시지 상단에 정보 팁으로 표시됩니다. 기본 이름은 ‘후속 조치’로
설정되어 있으며, 시작일과 마감일도 함께 표시됩니다.
드롭다운 메뉴에서 다른 플래그 이름을 선택하거나 사용자 정의 이름을
입력할 수 있습니다.
플래그 이름을 ‘검토’로 변경하면, 정보 팁도 변경된 이름으로 업데이트됩니다.
‘시작 날짜’ 및 ‘마감 날짜’ 값을 변경하여 이메일에 대한 후속 조치를 취할
날짜를 변경할 수 있습니다.
아웃룩 작업은 기본적으로 ‘마감 날짜’를 기준으로 작동하므로, 설정된 날짜에
이메일이 작업 목록에 나타나게 됩니다.
팝업 알림을 원하는 날짜와 시간을 설정할 수도 있습니다. 아웃룩은 기본적으로
알림 소리를 제공하지만, 원하는 경우 변경할 수 있습니다.
설정이 완료되면 ‘확인’을 클릭하여 사용자 지정 패널을 닫습니다.
후속 조치 기능을 자주 사용하는 경우, 빠른 클릭 옵션을 활용하면 더욱
편리합니다. 이 옵션을 사용하면 이메일을 한 번 클릭하여 기본 플래그를
추가할 수 있습니다. 아웃룩의 기본 설정을 변경하지 않았다면, 이메일
위에 마우스를 올릴 때 빠른 작업 버튼이 나타나며, 이 중 하나가 후속 조치
플래그입니다.
만약 이 옵션이 보이지 않는다면, 빠른 작업 관련 설정을 확인하여 후속 조치
플래그를 추가해야 합니다. 빠른 작업 버튼을 클릭하면 기본적으로 후속
이메일이 ‘오늘’로 설정됩니다.
이 설정을 변경하려면, ‘홈’ 탭에서 ‘후속 조치’를 선택한 후 ‘빠른 클릭
설정’을 클릭하면 됩니다.
드롭다운 메뉴에서 빠른 작업 버튼을 사용할 기본 날짜를 선택한 후 ‘확인’을
클릭합니다.
이제 이메일 위에 마우스를 올린 다음 빠른 작업에서 후속 조치 플래그를
클릭하면, 선택한 날짜가 자동으로 적용됩니다. 이는 하루 일과가 끝날 때
처리해야 할 이메일을 표시해 두는 데 매우 유용합니다.
이메일 작업이 완료되면, ‘홈’ 탭에서 ‘후속 조치’를 클릭한 다음 ‘완료로
표시’ 또는 ‘플래그 지우기’를 선택할 수 있습니다.
‘완료로 표시’는 작업을 완료된 것으로 표시하여 보이는 작업 목록에서 제거하고,
‘플래그 지우기’는 작업을 삭제합니다. 두 가지 모두 유용하지만, 할 일
목록에서 무언가를 체크하는 듯한 느낌을 주는 ‘완료로 표시’를 사용하는
것이 좋습니다.
이제 아웃룩의 ‘후속 조치’ 기능을 완벽히 활용할 준비가 되었습니다!