우리는 회의가 없다면 어떻게 될까요? 아마 더 많은 일을 할 수도 있겠지만, 함께 일하는 사람들의 수가 늘어날수록 회의는 불가피해집니다. 회의 일정을 잡는 것은 때로는 매우 복잡한 일입니다. 모든 구성원의 참석 가능 여부를 확인해야 하고, 회의 시간을 정해야 하며, 회의 의제까지 미리 공유해야 합니다. 특히 지리적으로 분산된 원격 팀과 일하는 경우에는 시간대 차이까지 고려해야 하므로 더욱 어려워집니다. 아웃룩은 시간대 문제를 완전히 해결해주지는 않지만, 회의 초대를 보내고 누가 참석을 수락하거나 거부했는지 확인할 수 있는 기능을 제공합니다. 또한, 아웃룩 사용자는 자신의 일정에 따라 회의 초대를 자동으로 수락하거나 거부할 수도 있습니다.
아웃룩은 회의 시간이 겹칠 때 경고 메시지를 표시하여 사용자가 비어 있는 시간을 쉽게 확인할 수 있도록 도와줍니다. 아웃룩이 회의 초대를 자동으로 수락하거나 거부하도록 설정하려면 해당 옵션을 활성화해야 합니다.
회의 초대 자동 수락 및 거절 설정 방법
아웃룩을 실행하고 ‘파일’ 메뉴에서 ‘옵션’으로 이동합니다. 옵션 창의 우측 칼럼에서 ‘일정’ 탭을 선택합니다. 아래로 스크롤하여 ‘자동 수락 또는 거절’ 섹션을 찾은 후, ‘자동 수락/거절’ 버튼을 클릭합니다.
작은 팝업 창이 나타나면 세 가지 옵션을 선택할 수 있습니다. 첫 번째 옵션은 모든 회의 요청을 자동으로 수락하는 것이고, 두 번째 옵션은 이미 예약된 일정과 충돌하는 회의 요청을 거부하는 것이며, 세 번째 옵션은 반복되는 회의 요청을 자동으로 거부하는 것입니다.
자동 수락/거절 설정 시 고려 사항
이러한 모든 옵션을 활성화하더라도, 사용자는 자신의 일정을 꼼꼼하게 관리해야 합니다. 업무 시간 외에 별도로 계획된 시간이 있다면, 아웃룩은 해당 시간을 ‘사용 가능한’ 시간으로 간주하고 그 시간에 대한 회의 요청을 수락할 수 있습니다.
만약 일정을 모든 업무 시간으로 채우고 싶지 않다면, 다른 일정과 충돌하는 회의 요청을 거절하거나 반복되는 회의 요청을 거절하는 옵션만 활성화하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 어떤 초대를 수락할지 보다 세밀하게 관리할 수 있습니다.
아웃룩에서는 다른 사람들이 회의에 초대할 때 볼 수 있는 사용자 정의된 사용 가능 시간 설정을 제공하지 않습니다. 이러한 기능을 제공한다면 회의 초대를 자동화하는 데 더욱 유용하게 사용할 수 있을 것입니다. 회의 초대 자동 수락 기능을 활용하고 싶지만, 일정이 방해받지 않도록 하려면, 캘린더에 업무에 사용될 시간을 위해 이름 없는 일정을 추가해 놓는 것이 좋습니다. 아웃룩은 해당 일정이 실제 이벤트인지 업무인지 확인하지 않기 때문에, 회의에 참석할 수 없는 시간을 적절히 설정해두면 됩니다. 이는 다소 임시방편적인 방법이지만, 현재로서는 가장 간단한 해결책입니다.