아웃룩(Outlook)을 더욱 효율적으로 만들어주는 다양한 외부 추가 기능과 커넥터들이 존재합니다. 이러한 추가 기능과 커넥터는 각각 어떤 차이점을 가지고 있으며, 어떻게 활용해야 안전하게 사용할 수 있을까요? 이에 대한 해답을 제시합니다.
추가 기능과 커넥터의 정의
아웃룩 추가 기능과 커넥터는 아웃룩을 외부 애플리케이션과 연결해주는 도구입니다. 여기에는 Dropbox, Trello, Slack과 같이 널리 알려진 앱들 뿐만 아니라 기업 환경에서 주로 사용되는 CRM(고객 관계 관리) 솔루션이나 화상 회의 도구 등이 포함됩니다.
이들의 공통적인 목표는 사용자가 아웃룩 내에서 다른 애플리케이션과 원활하게 상호작용할 수 있도록 돕는 것입니다.
주요 차이점은 데이터 통합 방향에 있습니다. 추가 기능은 아웃룩에서 다른 애플리케이션으로 데이터를 전송하는 데 사용되는 반면, 커넥터는 외부 애플리케이션에서 아웃룩으로 데이터를 가져오는 데 사용됩니다.
추가 기능은 Microsoft Exchange를 사용하는 이메일 계정(무료 Outlook.com/live.com/hotmail 계정 또는 유료 Microsoft 계정)에서만 사용 가능합니다. Gmail이나 Yahoo와 같은 Exchange 기반이 아닌 계정에서는 “추가 기능 가져오기” 옵션이 비활성화됩니다.
예를 들어, Trello 추가 기능과 Trello 커넥터를 살펴보면, Trello 추가 기능을 사용하면 이메일에서 직접 Trello 작업을 생성하거나 편집할 수 있습니다. 반면에 Trello 커넥터는 Trello에서 아웃룩으로 알림과 미리 알림을 보내주는 기능을 제공합니다.
추가 기능은 크게 버튼을 사용하는 방식과 이메일 내용 강조 표시 방식 두 가지로 나눌 수 있습니다.
버튼형 추가 기능은 이메일 열람 시 리본 메뉴에 버튼을 추가하여, 이 버튼을 클릭하면 이메일 내용을 Trello 작업으로 만들거나 Slack 채널에 게시하는 등의 작업을 수행합니다. 이 과정에서 이메일의 관련 정보가 외부 서비스로 전송됩니다.
콘텐츠 강조형 추가 기능은 이메일에서 특정 정보(예: 주소)를 인식하고 강조 표시합니다. 강조 표시된 정보를 클릭하면 해당 정보가 외부 서비스(예: 지도 서비스)로 전송되어 지도에 표시됩니다.
커넥터는 외부 서비스에서 동작을 수행하고 결과를 아웃룩으로 가져오는 역할을 합니다. 버튼이나 콘텐츠 강조 기능은 없으며, 외부 서비스에서 생성된 알림이나 정보를 아웃룩에서 확인할 수 있도록 제공합니다.
설치 안전성
Microsoft Store에서 제공하는 추가 기능과 커넥터는 안전하게 사용할 수 있습니다. Microsoft는 스토어에 등록되는 모든 추가 기능에 대해 코드 유효성을 검사합니다. Microsoft Store에서 추가 기능의 개인 정보 취급 방침과 이용 약관을 확인할 수 있습니다.
추가 기능은 사용 중인 이메일 메시지에만 접근할 수 있습니다. Microsoft의 유효성 검사를 신뢰한다면, 추가 기능이 악의적인 코드를 포함하지 않는다는 것을 안심할 수 있습니다. 더 자세한 정보는 Microsoft에서 제공하는 보안 및 개인 정보 관련 자료를 참고하십시오. 여기에는 유효성 검사 절차, 개발자가 준수해야 할 규정, 모든 추가 기능이 실행되는 샌드박스 환경에 대한 설명이 포함되어 있습니다.
추가 기능은 아웃룩 내부 정보로 작업을 수행하지만, 커넥터는 외부 서비스에서 알림 및 경고를 아웃룩으로 보내는 데 사용됩니다. Microsoft는 커넥터의 유효성을 검사하지만, 외부 서비스 자체의 신뢰성 또한 중요합니다. 그러나, 해당 서비스에 대한 계정이 있다면 이미 사용에 익숙할 것입니다.
Microsoft Store를 통해서만 추가 기능과 커넥터를 설치하는 것이 가장 안전합니다.
아웃룩에 추가하는 방법
아웃룩 클라이언트와 웹 앱 모두에서 추가 기능 및 커넥터를 추가하는 과정은 비슷합니다. 클라이언트에서 설치하면 웹 앱에도 자동으로 추가되며, 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.
추가 기능 및 커넥터 인터페이스는 클라이언트와 웹 앱에서 동일하며 접근 방식만 약간 다릅니다.
아웃룩 클라이언트
클라이언트에서 추가 기능이나 커넥터를 찾으려면 홈 탭에서 “추가 기능 가져오기” 버튼을 클릭합니다.
아웃룩 웹 앱
웹 앱에서는 이메일 확인 중 오른쪽 상단에 있는 세 개의 점을 클릭합니다.
컨텍스트 메뉴에서 스크롤하여 “추가 기능 가져오기”를 클릭합니다.
이 시점부터 추가 기능이나 커넥터를 찾고 설치하는 과정은 클라이언트와 웹 앱에서 동일합니다. “추가 기능 및 커넥터” 패널이 나타납니다.
패널은 추가 기능 탭에서 열립니다. 커넥터를 추가하려면 “커넥터” 탭을 클릭하십시오.
추가 기능과 커넥터 모두 설치 과정은 비슷하므로 추가 기능 추가에 초점을 맞추겠습니다. 추가 기능은 알파벳 순으로 정렬되어 있으며, 검색 기능을 사용하여 원하는 서비스를 빠르게 찾을 수 있습니다. 예를 들어 “Trello”를 검색하면 일치하는 서비스가 나타납니다. 목록에서 해당 추가 기능을 클릭합니다.
“추가” 버튼을 클릭하면 추가 기능이 설치됩니다.
“x” 버튼을 클릭하여 추가 기능 및 커넥터 패널을 닫습니다. 이제 이메일을 선택하면 홈 탭 리본에 Trello 버튼 두 개가 추가됩니다.
설치된 추가 기능에 따라 다른 효과가 나타납니다. 예를 들어 Giphy 추가 기능은 새 이메일에 Giphy 버튼을 추가하여 GIF를 쉽게 삽입할 수 있도록 하고, Bing 지도 추가 기능은 이메일 내용의 주소를 강조 표시하고 클릭하여 Bing 지도를 열 수 있도록 합니다.
아웃룩 클라이언트를 사용하여 Trello 추가 기능을 설치했다면, 아웃룩 웹 앱에서도 해당 추가 기능이 자동으로 추가됩니다.
웹 앱에서 추가 기능에 접근하려면 세 개의 점을 클릭하고 스크롤해야 하므로, 추가 기능을 고정하여 더 쉽게 사용할 수 있습니다. 설정 > 모든 Outlook 설정 보기를 클릭합니다.
이메일 > 작업 사용자 지정을 엽니다.
“메시지 화면” 섹션에서 고정하려는 추가 기능의 확인란을 활성화합니다.
그러면 수신 이메일을 읽을 때 표시되는 아이콘에 Trello 버튼이 추가됩니다.
새 메시지를 작성할 때 추가 기능을 사용하려면 “도구 모음” 섹션으로 스크롤하여 해당 섹션에서 추가 기능을 활성화합니다.
추가 기능을 활성화하고 저장 버튼을 누르면 추가 기능 아이콘이 이메일에 표시됩니다.
아웃룩에서 제거하는 방법
추가 기능 또는 커넥터를 제거하는 과정은 매우 간단합니다. 클라이언트 (홈 > 추가 기능 가져오기) 또는 웹 앱(점 3개 > 추가 기능 가져오기)에서 추가 기능 및 커넥터 패널을 열고 “내 추가 기능”을 클릭합니다. (커넥터 탭에서는 “구성됨”으로 표시됩니다.)
연결을 끊고 싶은 추가 기능을 찾아서 점 3개를 클릭한 후 “제거”를 선택합니다.
“x” 버튼을 클릭하여 추가 기능 및 커넥터 패널을 닫습니다. 추가 기능은 클라이언트와 웹 앱 모두에서 즉시 제거됩니다.
사용 가치
추가 기능이나 커넥터는 해당 서비스 이용자에게 매우 유용합니다. 첨부 파일을 Dropbox로 바로 보내거나, 이메일을 Slack 채널에 게시하거나, 이메일을 Trello 또는 Jira 작업으로 변환하는 기능은 시간을 크게 절약해줍니다. 기업용으로 설계된 추가 기능은 대부분 유료이지만, 무료로 설치할 수 있는 추가 기능도 많습니다.
특정 서비스에 국한되지 않고, Giphy나 Boomerang과 같은 독립적인 도구에 대한 무료 추가 기능도 있습니다. 필수적으로 사용해야 할 추가 기능이나 커넥터는 없지만, 다양한 추가 기능과 커넥터는 아웃룩 활용도를 높여줄 수 있습니다.
위에서 설명했듯이, Microsoft는 모든 추가 기능과 커넥터의 유효성을 검사하며 개인 정보 보호 세부 정보와 이용 약관을 Microsoft Store에 게시하므로 안심하고 사용할 수 있습니다.
전반적으로 추가 기능과 커넥터는 비용 없이 기능을 확장할 수 있는 쉽고 직관적인 시스템입니다.