정크 메일 폴더는 Outlook에서 스팸으로 분류한 메일들이 모이는 곳입니다. Outlook의 스팸 필터를 사용자가 직접 설정하여 특정 발신자나 도메인을 차단 목록 또는 허용 목록에 추가할 수 있습니다. 또한 자동 필터링 강도를 조절하거나 스팸 메일을 자동으로 삭제하는 기능도 활용할 수 있습니다. 자세한 방법을 알아보겠습니다.
정크 메일 옵션 접근하기
정크 메일 옵션에 접근하려면, ‘홈’ 탭에서 ‘정크’ 버튼을 클릭하세요.
메시지를 선택하거나 열었을 때, ‘메시지’ 탭의 ‘정크’를 클릭해야만 나타나는 추가 옵션들이 있습니다.
메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 나타나는 컨텍스트 메뉴에서도 동일한 옵션을 사용할 수 있습니다.
이 문서에서는 이 메뉴의 상위 4가지 옵션과 함께 ‘정크 메일 옵션’을 살펴볼 것입니다.
‘정크 메일 옵션’을 클릭하면 정크 메일 설정 패널이 열립니다.
옵션 탭의 기본 설정
‘정크 메일’ 창의 ‘옵션’ 탭에서는 수신되는 모든 메일에 대한 Outlook의 스팸 메일 설정을 변경할 수 있습니다. 스팸으로 분류된 메일은 자동으로 정크 메일 폴더로 이동합니다. 사용자는 Outlook이 메일을 스팸으로 처리하는 강도를 조절할 수 있습니다. 기본적으로 정크 메일 필터는 ‘자동 필터링 안 함’으로 설정되어 있으며, 사용자가 차단 목록에 추가한 발신자의 메일만 정크 메일 폴더에 남습니다.
‘낮음’으로 설정하면 더 명확한 스팸 메일을 걸러낼 수 있으며, 이 설정은 대부분의 사용자에게 적합합니다. Outlook의 스팸 필터링 강도를 높이려면 ‘높음’ 설정으로 변경할 수 있지만, 이 경우 정상적인 메일도 정크 메일 폴더로 이동할 가능성이 높아지므로 정기적으로 확인해야 합니다. 만약 정상적인 메일이 정크 메일 폴더로 이동했다면 해당 메일을 선택하고 ‘홈’ 탭의 ‘정크’ 메뉴에서 ‘정크 아님’을 클릭하여 해당 발신자의 메일이 더 이상 스팸으로 처리되지 않도록 학습시킬 수 있습니다.
이 설정을 사용하면 메일이 받은 편지함으로 이동되며, 발신자를 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 목록에 추가할 수 있는 확인 창이 나타납니다.
정크 메일 옵션에서 선택할 수 있는 마지막 단계는 ‘수신 허용 목록만’입니다. 이 설정을 사용하면 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 목록에 없는 발신자 또는 도메인의 모든 메시지를 스팸으로 처리합니다. 이는 매우 제한적인 설정이므로 정크 메일 폴더를 매우 자주 확인해야 합니다. 그러나 시간을 들여 필터를 학습시키면, 특히 알 수 없는 발신자로부터 오는 메일의 양이 적을 경우, 스팸 필터를 매우 효과적으로 훈련시킬 수 있습니다.
필터 수준 아래에는 추가 설정이 두 가지 있습니다.
첫 번째 설정인 ‘정크 메일 폴더로 이동하는 대신 의심되는 정크 메일을 영구적으로 삭제’는 필터링 수준을 ‘자동 필터링 안 함’으로 설정했을 때 유용합니다. 이 설정에서는 차단된 발신자의 메일만 정크 폴더로 이동하기 때문에 해당 메일을 영구적으로 삭제하는 것이 좋습니다. 그러나 ‘높음’ 또는 ‘수신 허용 목록만’과 같은 다른 필터링 수준을 사용할 경우, Outlook이 정상적인 메일을 스팸으로 잘못 분류할 가능성이 높습니다. 만약 정크 메일이 정크 메일 폴더로 이동하지 않고 영구적으로 삭제되도록 설정하면, 정상적인 메일을 잃어버려도 알 수 없습니다. 따라서 해당 설정의 의미를 정확히 이해하지 못한다면 사용하지 않는 것이 좋습니다.
두 번째 옵션인 ‘이메일 주소의 의심스러운 도메인 이름에 대해 경고(권장)’는 Outlook의 피싱 방지 기능으로, 스팸 메일 필터링이 활성화되어 있어야 사용할 수 있습니다(기본적으로 활성화되어 있음). 즉, ‘자동 필터링 안 함’이 아닌 ‘낮음’, ‘높음’ 또는 ‘수신 허용 목록만’으로 설정해야 합니다. 이 옵션을 활성화하면 Outlook에서 잠재적인 피싱 메일 필터링을 시작합니다. 이는 매우 중요한 기능이며, Microsoft는 이 기능을 어떻게 사용하는지 설명합니다.
수년간 피싱 메일이 증가해 왔고, 우리는 소프트웨어 기능을 사용하여 피싱 시도를 차단하고 정상적인 메일과 피싱 메일을 구분하기 위한 여러 계획들을 소개했습니다. 왜 이러한 유용한 기능이 a) 기본적으로 활성화되어 있고 b) Microsoft에서 더 널리 알리지 않는지는 의문입니다. 하지만 현실은 그렇습니다.
만약 회사에서 Outlook을 사용하고 있다면 관리자가 사용자가 모르는 피싱 방지 기술을 이미 사용하고 있을 수도 있습니다. 하지만 개인 계정으로 Outlook을 사용하는 경우 이 기능을 활성화하는 것이 좋습니다. 스팸 필터 수준을 ‘낮음’으로 설정하고 ‘이메일 주소의 의심스러운 도메인 이름에 대해 경고(권장)’를 활성화하면 더욱 안전하게 사용할 수 있습니다.
수신 허용 – 발신자 관리
다음 탭인 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 탭에서는 Outlook에서 스팸으로 간주하지 않을 특정 개인 및 도메인 목록을 관리할 수 있습니다.
정크 메일 폴더에 있는 메일에 대해 ‘홈’ 탭에서 ‘정크’ 메뉴의 ‘정크 아님’을 클릭하고 발신자를 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 목록에 추가하는 옵션을 선택하면 해당 주소가 여기에 표시됩니다. 또한 ‘홈’ 탭에서 ‘정크’ 메뉴의 ‘보낸 사람 차단 안 함’을 클릭하여 발신자를 ‘안전한’ 발신자로 표시할 수 있습니다. 만약 해당 도메인에서 오는 모든 메일을 스팸 필터에서 제외하려면 ‘보낸 사람의 도메인 차단 안 함’을 클릭하세요.
특정 주소 또는 도메인이 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 목록에 추가되었는지 확인하려면 ‘추가’ 버튼을 클릭하세요.
새 창이 열리면 추가할 주소나 도메인을 입력할 수 있습니다.
주소나 도메인 몇 개를 추가하는 데는 문제가 없지만, 추가해야 할 주소가 많다면 시간이 많이 걸립니다. 작업을 좀 더 빠르게 처리하기 위해, 보낸 사람 및 도메인 목록을 가져오거나 기존 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 및 도메인 목록을 내보내는 옵션을 제공합니다.
목록을 가져오는 것은 편리하지만, 올바른 형식의 목록이 없다면 큰 도움이 되지 않습니다. 다행히도 Outlook은 개행 문자로 구분된 발신자 및 도메인 목록이 있는 텍스트 파일만 허용하므로 쉽게 만들 수 있습니다. 이 정보를 다른 메일 프로그램에서 가져오거나 직접 작성할 수 있습니다. ‘추가’를 클릭하고 세부 정보를 입력한 후, 모든 발신자에 대해 이 과정을 반복하는 것보다 훨씬 빠릅니다. ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 목록을 작성하는 데 시간이 많이 걸릴 수 있으므로, Outlook을 다시 설치하거나 다른 컴퓨터에 설치해야 하는 경우를 대비하여 미리 목록을 내보내 두는 것이 좋습니다. Outlook의 새 버전으로 업그레이드할 때 시간을 절약하고 스팸 메일 필터를 원하는 대로 유지할 수 있습니다.
가져오기/내보내기 옵션을 사용하여 일괄적으로 변경하거나 제거할 수도 있습니다. 목록을 내보내고, 텍스트 편집기에서 변경하거나 항목을 제거한 후, 새로운 목록을 가져옵니다. 가져오기 프로세스는 새 항목을 추가하기 전에 기존 항목을 삭제하지 않으며, 변경 사항을 새로운 항목으로 처리합니다. 예를 들어, ‘ebay.co.uk’를 ‘ebay.com’으로 변경하면 ‘ebay.com’이 추가되고 ‘ebay.co.uk’를 대체하지 않습니다. 따라서 수정된 목록을 가져오기 전에 기존 목록을 비워야 합니다. 이를 위해 가장 위쪽 항목을 선택하고 Shift 키를 누른 상태에서 가장 아래쪽 항목을 선택하여 목록 전체를 선택한 후 ‘제거’를 클릭하여 모든 ‘수신 허용 – 보낸 사람’을 삭제하면 됩니다.
페이지의 마지막 두 옵션은 합리적인 가정을 바탕으로 목록에 발신자를 자동으로 추가하는 데 도움이 됩니다.
‘내 연락처의 이메일도 신뢰’를 활성화하면 Outlook 연락처에 있는 주소에서 오는 메일은 스팸 필터링을 통과합니다. 즉, 연락처 목록이 두 번째 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 목록이 되어 모든 주소를 수동으로 추가할 필요가 없습니다.
‘내가 메일을 수신 허용 – 발신자 목록에 자동으로 추가’를 활성화하면, 사용자가 메일을 보내는 모든 사람이 안전한 발신자로 간주됩니다. 발신자로부터 답장을 받을 때 정상적인 기준으로 처리합니다. 하지만 항상 그런 것은 아닙니다. 누군가에게 답장을 보내지 말라고 할 수도 있으므로 이 옵션은 주의해서 사용해야 합니다.
수신 허용 수신자 관리
다음 탭인 ‘수신 허용 – 수신자’는 다소 혼란스러울 수 있습니다. 수신자가 메일을 어떻게 처리하는지 제어할 수 없으므로 그렇게 할 수 없습니다. 목록에 있는 주소로 메일을 보내는 것을 차단하지 않습니다. 그러면 이 기능은 왜 있는 걸까요? 사실 ‘수신 허용 – 수신자’ 목록은 사용자가 속한 메일링 리스트를 위한 것입니다. 메일링 리스트의 ‘받는 사람’ 주소는 일반적으로 리스트의 이름입니다(예: [email protected]) 따라서 이 주소를 수신 허용 목록에 추가하면 해당 메일이 스팸으로 처리되지 않습니다.
나머지 옵션은 ‘수신 허용 – 보낸 사람’과 동일합니다. 해당 목록이나 그룹에서 오는 메일이 스팸 필터를 통과하도록 하려면, ‘홈’ 탭에서 ‘정크’ 메뉴의 ‘이 그룹 또는 메일링 목록 차단 안 함’을 클릭하여 해당 메일링 리스트를 ‘안전한’ 메일링 리스트로 표시할 수 있습니다.
발신자 차단
‘차단된 발신자’ 탭에서는 스팸으로 간주할 개인 주소 또는 전체 도메인을 추가할 수 있습니다. 여기에 추가된 모든 항목은 즉시 정크 메일 폴더로 이동합니다.
옵션은 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 탭과 동일합니다. 항목을 추가, 편집, 제거하고 주소 및 도메인 목록을 가져오거나 내보낼 수 있습니다. 또한 메시지를 선택하고 ‘홈’ 탭에서 ‘정크’ 메뉴의 ‘보낸 사람 차단’을 클릭하여 보낸 사람 또는 도메인을 차단된 발신자 목록에 추가할 수도 있습니다.
차단된 발신자로부터 온 메일 또는 Outlook에서 스팸일 가능성이 높다고 판단하여 정크 메일 폴더에 있는 모든 메일은 링크가 비활성화되고 메일 내용이 일반 텍스트로 표시됩니다. Outlook은 정크 메일 폴더에서 여는 모든 메시지에 이러한 내용을 알려주는 메시지를 표시합니다.
참고: ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 및 ‘차단된 보낸 사람’ 목록에 동일한 발신자를 추가하면 ‘수신 허용 – 보낸 사람’ 목록이 우선적으로 적용되어 발신자의 메일이 받은 편지함으로 전달됩니다.
최상위 도메인 및 인코딩 차단
마지막 탭인 ‘국제’ 탭에서는 특정 인코딩의 국가 수준 도메인과 이메일을 차단할 수 있습니다.
‘차단된 최상위 도메인 목록’을 클릭하여 같은 이름의 패널을 엽니다. 여기서 차단할 국가 도메인을 선택할 수 있습니다.
예를 들어, 안도라에서 보낸 이메일을 차단하려면 ‘AD(안도라)’ 확인란을 선택하고 ‘확인’을 클릭합니다. 그러면 Outlook은 ‘.ad’로 끝나는 도메인의 메일을 스팸으로 처리합니다.
이 기능은 현재 ‘.cc'(코코스 제도)와 같은 특정 국가 도메인에서 스팸 메일이 많이 발송되는 경우에 유용합니다. 스팸을 가장 많이 유발하는 ISP. 해당 국가 도메인에서 합법적인 메일을 받을 가능성이 없다면, 스팸 도메인 목록에 추가하는 것을 고려해 볼 수 있습니다. 단, 이것이 코코스 제도에서 오는 모든 이메일을 차단하는 것은 아니며, ‘.cc’로 끝나는 도메인의 메일만 차단된다는 점을 명심해야 합니다. 만약 러시아 스패머로부터 스팸 메일을 받는 것이 지긋지긋하다면 ‘.ru’를 차단하면 해당 도메인이 ‘.ru’로 끝나는 경우에만 차단됩니다. ‘.com’ 도메인에서 활동하는 러시아 스패머는 ‘.ru’ 도메인을 차단해도 영향을 받지 않습니다.
특정 지역을 차단하려면 ‘차단된 인코딩 목록’을 클릭하여 전체 인코딩을 차단할 수 있습니다. 여기서 차단할 이메일 인코딩을 선택할 수 있습니다.
인코딩은 그 자체로 큰 주제이므로 여기서는 자세히 다루지 않습니다. (Wikipedia에 좋은 기사가 있으니 더 자세히 알고 싶다면 참고하세요.) 간단히 말해 인코딩은 문자를 디지털 방식으로 표현하는 방식을 결정합니다. 인코딩에 따라 문자가 다르게 표현되며, 이메일 클라이언트(및 브라우저)는 문자 집합 간에 변환할 수 있으며, 이것을 트랜스코딩이라고 합니다. 특정 인코딩의 스팸 메일을 자주 받는 경우 차단된 인코딩 목록에서 해당 인코딩을 선택하고 ‘확인’을 클릭하여 차단할 수 있습니다. 인코딩이 무엇인지 또는 수신한 이메일이 어떤 인코딩인지 확실하지 않다면, 정상적인 메일 수신을 차단할 수 있으므로 여기에 아무것도 설정하지 않는 것이 좋습니다.
이러한 정크 메일 설정은 받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 데 유용한 도구입니다. 스팸으로 간주되는 이메일을 받을 때 발신자를 차단하려는 노력을 기울이면 시간이 지남에 따라 받은 편지함의 불필요한 메일이 줄어들고 스트레스도 줄어들 것입니다.