Outlook에서는 이메일에 만료일을 설정하여, 특정 시점 이후에 해당 이메일의 중요도를 낮추거나 자동으로 관리할 수 있습니다. 만료일이 지나면 이메일이 다른 방식으로 표시되므로, 사용자들은 더욱 효과적으로 이메일을 관리할 수 있습니다.
주의해야 할 점은 만료일 기능은 캘린더 일정이나 작업 항목에는 적용되지 않는다는 것입니다. 이러한 항목들은 자체적인 날짜 관리 기능을 제공하기 때문입니다. 따라서 이메일 관리에 특화된 기능이라고 볼 수 있습니다.
이메일 만료일 설정 방법
이메일에 만료일을 추가하는 방법은 간단합니다. 먼저 이메일의 속성 창을 열어야 합니다. 이메일을 선택한 후, 메시지 탭에서 “태그” 옵션을 선택하세요.
또는 옵션 메뉴에서 “추가 옵션”이나 파일 메뉴에서 “속성”을 선택하여 속성 창에 접근할 수도 있습니다. 속성 창에서 “다음 이후 만료” 확인란을 선택한 후, 원하는 날짜와 시간을 설정하면 됩니다.
설정을 완료했다면 “닫기”를 클릭하여 이메일로 돌아갑니다. 만료일 추가는 별도의 시각적 표시는 없지만, 이메일을 보낼 때 설정한 만료일이 적용됩니다.
만약 받은 이메일에 만료일을 추가하고 싶다면, 해당 이메일을 열고 메시지 탭의 “태그” 옵션이나 파일 메뉴의 “속성”을 선택하여 속성 창에 접근합니다.
받은 이메일의 속성 창은 보낸 이메일보다 옵션이 적지만, 만료일과 시간을 설정하는 기능은 동일하게 제공됩니다.
만료일의 실제 효과
만료일을 설정하면 Outlook은 이를 활용하여 이메일 관리를 돕습니다. 만료된 이메일은 그렇지 않은 이메일보다 중요도가 낮다고 간주하여, Outlook은 만료된 이메일의 형식을 자동으로 변경합니다.
Outlook의 조건부 서식 설정을 살펴보면 “만료된 항목” 서식 규칙을 확인할 수 있습니다.
이 규칙은 만료일이 지난 모든 이메일에 회색 글꼴과 취소선을 적용하여 만료되었음을 명확하게 표시합니다.
이러한 시각적 변화는 사용자가 만료된 이메일보다 중요한 이메일에 우선순위를 둘 수 있도록 돕습니다. 만료일을 설정하여 이메일을 보냈을 경우, 받는 사람의 Outlook에서도 동일한 형식 변경이 적용됩니다. 단, Thunderbird와 같은 다른 이메일 클라이언트나 Gmail, Yahoo! 메일과 같은 웹 기반 앱에서는 만료일을 무시할 수 있습니다.
또한, 폴더에 만료일 표시 열을 추가할 수도 있습니다. 원하는 폴더에서 열 머리글을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후, “필드 선택기”를 선택하세요.
드롭다운 메뉴에서 “날짜/시간 필드”를 선택한 다음, “만료” 옵션을 선택합니다.
“만료” 항목을 폴더로 끌어다 놓으면, 해당 열이 추가됩니다.
만료된 이메일을 열면 Outlook은 헤더에 메시지를 표시하여 만료되었음을 알립니다.
만료된 이메일에 회신하거나 전달할 수는 있지만, Outlook은 이메일을 전달하려고 할 때 먼저 경고 메시지를 표시합니다.
“예”를 클릭하면 이메일을 보낼 수 있으며, “아니오”를 클릭하면 취소됩니다.
만료일 기반 이메일 관리
Outlook은 내장된 도구를 통해 만료일을 활용하여 이메일을 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 자동 보관 기능을 설정한 경우, “만료된 항목 삭제 (이메일 폴더만)” 옵션을 보셨을 것입니다.
이 옵션을 활성화하면 자동 보관 기능은 만료일이 지난 이메일을 삭제하거나 다른 폴더로 이동시킵니다. 이러한 설정을 통해 불필요한 이메일을 자동으로 정리하여 사서함 관리를 용이하게 할 수 있습니다.
만료된 이메일을 삭제하거나 이동하고 싶지 않지만, Outlook에서 보이지 않게 하고 싶다면, 동기화 규칙을 설정하여 해당 이메일이 Exchange 이메일 서버에서 다운로드되지 않도록 설정할 수 있습니다.
동기화 필터를 만들 때, “고급” 탭을 클릭한 다음, “필드” 버튼을 클릭합니다.
메뉴에서 “날짜/시간 필드” > “만료”를 선택합니다. “모든 메일 필드” 및 “모든 게시물 필드” 옵션에서도 사용할 수 있습니다.
“조건”을 “이전 또는 같음”으로, “값”을 “어제”로 설정한 다음, “목록에 추가”를 클릭합니다.
이렇게 설정하면 어제 또는 그 이전에 만료된 이메일은 Outlook과 동기화되지 않고, 사서함에 표시되지 않습니다. 하지만 Outlook 웹 앱에서는 여전히 확인할 수 있습니다.
받은 이메일에 만료일을 자동으로 추가하는 규칙을 설정하거나, 버튼 클릭으로 만료일을 설정하는 빠른 단계를 만들 수는 없지만, 발신 이메일에는 만료일을 자동으로 추가할 수 있습니다. 파일 메뉴에서 “옵션” > “메일”을 선택한 후, “메시지 보내기” 항목까지 스크롤하여 “다음 일 수 후 만료됨으로 표시” 옵션을 활성화합니다.
이메일 만료 기간을 설정한 후 “확인”을 클릭합니다. 이제부터 보내는 모든 이메일에 자동으로 만료일이 추가됩니다.
만료일은 더 이상 중요하지 않은 메시지를 구분하고, Outlook 도구를 활용하여 필요 없는 메시지를 삭제하거나 숨기는 데 유용합니다. 이 기능을 통해 사서함 관리를 효과적으로 수행하고 혼란을 줄일 수 있습니다.