Outlook의 읽기 창, 혹은 미리 보기 창은 선택한 메시지의 내용을 보여주어, 실제 메시지를 열지 않고도 내용을 확인할 수 있게 해줍니다. 사용자 필요에 맞춰 읽기 창을 조정하는 방법을 소개합니다.
Outlook은 탐색 창과 같이 기본적으로 보이는 창들과 할 일 창, 사람 창처럼 자주 사용하지 않는 창들을 포함한 다양한 창들을 제공합니다. 각 창은 Outlook에서 항목을 쉽게 찾고, 확인하고, 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 여러 글을 통해 이러한 창들을 살펴보고, 사용법과 맞춤 설정 방법을 알아볼 것입니다. 먼저 읽기 창부터 살펴보겠습니다.
읽기 창은 기본적으로 활성화되어 있습니다. 폴더에서 메시지를 선택하면, 해당 메시지 내용과 함께 회신 및 전달을 위한 기본 기능들이 창에 나타납니다.
기본적으로 Outlook은 폴더와 메시지 오른쪽에 읽기 창을 표시하지만, 보기 메뉴에서 읽기 창을 선택하여 위치를 변경할 수 있습니다.
선택 사항은 “아래쪽”으로 설정하여 메시지 하단에 읽기 창이 나타나게 하거나, “끄기”로 설정하여 읽기 창을 숨기는 것입니다. 이 설정들은 현재 폴더와 상관없이 적용되므로, 폴더마다 다른 위치 설정을 지정할 수는 없습니다.
“아래쪽”으로 설정하면 폴더에서 보이는 메시지 수는 줄어들지만, 읽기 창에는 메시지 내용과 더 많은 정보가 표시됩니다. 이는 와이드 스크린 모니터가 보편화되기 이전의 방식이지만, 여전히 많은 사용자가 선호합니다.
“끄기”로 설정하면 폴더에서 더 많은 메시지를 볼 수 있지만, 메시지 내용은 확인할 수 없습니다. 이는 메일을 정리할 때 유용하며, 특히 보기 메뉴의 메시지 미리보기 기능과 함께 사용하면 더욱 효과적입니다.
일반적인 폴더 보기에서는 메시지 미리보기가 비활성화되어 있습니다. 즉, 폴더 열에 표시되는 정보(받는 사람, 보낸 사람, 제목, 받은 날짜 등)만 볼 수 있습니다. 하지만 메시지 미리보기를 1줄, 2줄 또는 3줄로 설정하면, 읽기 창 없이도 각 메시지 내용의 일부를 볼 수 있습니다. 이 설정을 선호하는 사용자가 있는 반면, 복잡하다고 느끼는 사용자도 있습니다. 직접 사용해보고 판단하는 것이 좋습니다.
읽기 창은 단순하게 메시지 내용을 보여주는 것 이상의 기능을 제공합니다. Outlook에서 메시지를 읽은 상태로 표시하는 방식과 단축키를 이용한 메시지 이동도 설정할 수 있습니다. 기본적으로 Outlook은 메시지를 선택한 후 5초가 지나면 “읽음”으로 표시하지만, 보기 메뉴의 읽기 창 옵션에서 이 설정을 변경할 수 있습니다.
물론, Outlook에서는 다양한 방법으로 이러한 옵션에 접근할 수 있습니다. 파일 메뉴의 옵션 > 메일 > 읽기 창(또는 고급 > 읽기 창)에서도 동일한 옵션을 열 수 있습니다.
어떤 방법을 선택하든 읽기 창 설정 창이 나타납니다.
기본적으로 Outlook은 5초 후에 “읽기 창에서 볼 때 항목을 읽은 것으로 표시”합니다. 이 시간은 0초에서 999초 사이로 변경할 수 있습니다(0초로 설정하면 선택 즉시 읽은 것으로 표시됨). Outlook이 지정된 시간 동안 기다리게 하는 대신, “선택 항목이 변경될 때 항목을 읽은 상태로 표시” 옵션을 선택할 수도 있습니다. 즉, 특정 시간 후 또는 항목 변경 시 읽은 상태로 표시되도록 설정할 수 있지만, 두 가지 설정을 동시에 적용할 수는 없습니다.
다음 옵션인 “스페이스 바를 사용한 단일 키 읽기”는 키보드로 탐색할 때 매우 유용합니다. 읽기 창에 표시되는 것보다 긴 메시지가 있을 때, 스페이스바를 눌러 메시지 아래쪽으로 이동할 수 있습니다. 메시지 끝에 도달했을 때 스페이스바를 누르면 다음 메시지로 이동합니다. 이 기능은 위/아래 화살표 키로 폴더를 탐색할 때 잘 작동합니다. 화살표 키로 폴더를 이동하고, 스페이스바 키로 선택한 메시지를 탐색할 수 있습니다.
마지막으로 “세로 방향으로 자동 전체 화면 읽기 켜기” 옵션이 있습니다. 이 기능은 태블릿 사용자를 위한 것으로, 활성화하면 태블릿이 세로 방향일 때 메시지를 선택하면 탐색 창이 최소화되고 읽기 창이 숨겨진 후 선택한 메시지가 전체 화면으로 표시됩니다. 위/아래 화살표 키나 스페이스바 키를 사용한 메시지 선택에는 적용되지 않으며, 트랙패드/마우스 또는 손가락으로 메시지를 선택할 때만 작동합니다.
세로 방향으로 작업하지 않고 메시지를 볼 수 있는 화면 공간을 늘리려면 Outlook 창 하단의 읽기 모드 아이콘을 클릭하여 읽기 모드로 전환할 수 있습니다.
이렇게 하면 탐색, 할 일, 사람 창과 같은 다른 창들이 최소화되어 메시지에 집중할 수 있습니다. 창을 다시 표시하려면 일반 모드 아이콘을 클릭하면 됩니다.
읽기 창은 또한 평소보다 작은 글꼴로 작성된 메시지를 읽는 데 도움이 될 수 있으며, 혹은 돋보기를 집에 두고 왔을 때도 유용합니다. 읽기 창 하단에 있는 확대/축소 컨트롤을 사용하여 콘텐츠 크기를 조절할 수 있습니다.
Ctrl 키를 누른 상태에서 마우스 휠을 스크롤하여 확대/축소할 수도 있습니다. 이 설정은 메시지별로 적용되므로, 한 메시지의 크기를 확대해도 다음 메시지의 확대/축소 수준은 여전히 100%로 유지됩니다.
하지만, 보기 메뉴에서 읽기 창을 “끄기”로 설정하면 이러한 옵션들은 작동하지 않습니다. 읽기 창이 “오른쪽” 또는 “아래쪽”으로 설정된 경우에만 사용할 수 있습니다.
읽기 창은 Outlook에서 단순하지만 중요한 기능으로, 사용자에게 맞춤형 읽기 경험을 제공하기 위한 다양한 옵션을 제공합니다. 기존에 이 기능을 사용하지 않았다면, 지금 다시 활성화하여 작업 효율성을 높이는 데 도움이 될지 확인해 보시길 바랍니다.