끊임없이 밀려드는 업무에 시간을 맞추기 힘드신가요? 해야 할 일 목록 관리가 버거우신가요? 마감 시간이 임박해서야 겨우 일을 끝내고 계신가요?
만약 이러한 질문에 ‘예’라고 답하셨다면, 캘린더를 적극적으로 활용해 볼 때입니다. 캘린더는 시간 관리와 프로젝트 관리의 핵심 도구로, 여러분의 생산성 향상에 큰 도움을 줄 수 있습니다.
캘린더는 마감일을 놓치지 않도록 챙겨주고, 예정된 회의를 알려줍니다. 휴가나 개인적인 일정을 관리하는 데에도 유용합니다. 지금부터 캘린더가 얼마나 편리한지, 그리고 Outlook에서 캘린더를 추가하는 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.
캘린더, 왜 사용해야 할까요?
캘린더가 우리에게 얼마나 필요하고, 또 얼마나 편리한지 자세히 살펴보겠습니다.
업무 효율 극대화
캘린더를 사용하는 가장 큰 이유 중 하나는 바로 업무 효율을 높이는 데 있습니다. 매일 해야 할 일을 시간대별로 정리하고 계획하는 데 도움을 줍니다. 캘린더를 활용하면 중요한 업무를 제시간에 완료하고, 그 외 다른 일에 시간을 할애할 수 있습니다. 캘린더를 핵심 도구로 사용하여 업무 진행 상황을 추적하면 생산성이 향상되는 것을 경험할 수 있습니다.
업무 우선순위 설정
업무의 우선순위를 정하는 것 또한 캘린더의 중요한 기능입니다. 캘린더를 사용하면 어떤 일을 먼저 해야 할지 결정하고 계획을 세울 수 있습니다. 업무를 다음과 같은 네 가지 범주로 나누어 관리할 수 있습니다.
- 긴급하고 중요한 일,
- 중요하지만 긴급하지 않은 일,
- 긴급하지만 중요하지 않은 일,
- 긴급하지도 중요하지도 않은 일
업무를 체계적으로 분류하고 우선순위를 정하면, 급하지 않거나 중요하지 않은 일에 시간을 낭비하지 않고 중요한 업무를 제때 마무리하는 데 도움이 됩니다. 효율적인 순서와 방법으로 업무를 처리할 수 있게 됩니다.
일정 관리 및 마감일 준수
캘린더는 생산성 향상과 업무 우선순위 설정뿐만 아니라, 일정을 정확하게 지키고 마감일을 효율적으로 관리하는 데에도 큰 도움이 됩니다. 캘린더를 통해 주의를 분산시키지 않고 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
휴가 및 휴식 계획
캘린더는 업무뿐만 아니라 개인적인 생활을 관리하는 데에도 매우 유용합니다. 휴식이나 짧은 여행을 계획하여 재충전하는 데 도움을 줍니다.
캘린더의 또 다른 중요한 이점은 다음과 같습니다.
- 시간 관리 능력과 의사 결정 능력을 향상시켜줍니다.
- 더 적은 노력으로 더 많은 성과를 내고, 효율적으로 일할 수 있게 도와줍니다.
- 캘린더를 효과적으로 사용하면 시간 낭비를 줄이고, 미루는 습관을 개선하며, 자기 통제력을 키울 수 있습니다.
- 업무의 질을 향상시켜줍니다.
- 마감일에 대한 압박감이나 스트레스 없이 업무를 처리할 수 있도록 도와줍니다.
다른 사람의 캘린더 추가, 무엇을 의미할까요?
다른 사람의 캘린더를 추가한다는 것은 해당 사람이나 팀과 캘린더를 공유한다는 의미입니다. 직장에서 캘린더를 공유하면 업무 효율성이 높아지고 팀원 간의 소통이 원활해집니다.
관리자, 팀장, 팀원 모두 팀 전체의 일정을 쉽게 확인하고 변경할 수 있습니다. 프로젝트 진행 상황을 팀 전체에서 조율하고 관리하기가 수월해집니다. 대부분의 조직에서는 공유 캘린더를 사용하도록 직원 교육을 진행하는 것을 우선시합니다.
캘린더는 가족과도 공유하여 균형 잡힌 삶을 만들 수 있습니다. 부부가 서로의 일정을 공유하고 소통을 개선하며, 자녀 양육에 대한 책임을 분담하고, 모든 집안일을 추적하는 데 도움이 됩니다. 함께 시간을 보내는 것을 잊지 않도록 해줍니다.
Outlook.com 및 Outlook 웹에서 캘린더 추가하는 방법
Outlook.com 또는 Outlook 웹에서 캘린더를 추가하려면 다음 단계를 따르세요.
- Outlook.com 계정 또는 웹용 Outlook을 열고 -> 캘린더 아이콘으로 이동 -> “캘린더 추가”를 클릭합니다.
- 다음으로, “개인 캘린더 추가” -> 추가할 캘린더 선택 -> 계정 세부 정보 입력을 선택합니다.
- 계정이 연결되면 필요한 경우 인증을 거친 후 알림을 받게 됩니다.
- 개인 캘린더의 모든 이벤트 또는 일정이 자동으로 동기화됩니다.
공유 캘린더를 추가하려면 다음 단계를 따르세요.
- 가장 먼저, 다른 사람의 캘린더를 추가하기 위해 공유 초대를 수락해야 합니다.
- 초대를 수락한 후, Outlook의 “공유 캘린더”에서 해당 캘린더를 볼 수 있습니다.
마지막으로
캘린더 추가 및 공유의 중요성과 방법을 알아보았으니, 이제 실천할 차례입니다. 위에 제시된 단계를 따라 Outlook에서 캘린더를 설정해 보세요. Outlook 캘린더를 활용하면 생산성을 높이고 시간 관리 능력을 향상시킬 수 있습니다.
또한 Gmail, Outlook, Yahoo 등 이메일 받은 편지함을 정리하는 데 유용한 최고의 앱들을 찾아볼 수도 있습니다.
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