이메일을 정리하고 관리하는 과정에서 삭제, 보관, 읽음/읽지 않음으로 표시 등의 작업을 반복적으로 수행하게 됩니다. Outlook에서는 이러한 작업을 더 빠르고 효율적으로 처리할 수 있도록 이메일 위에 바로 표시되는 ‘빠른 작업’ 버튼 기능을 제공합니다.
이 기능을 사용하면 이메일 목록에서 각 이메일 위에 마우스를 가져갈 때 나타나는 원클릭 옵션을 통해 원하는 작업을 즉시 수행할 수 있습니다. 아마도 이전에도 이러한 버튼을 본 적이 있을 수 있지만, 자세히 살펴보지 않았을 수도 있습니다. 기본적으로 ‘후속 조치 플래그’와 ‘휴지통 삭제’ 아이콘이 표시됩니다.
이러한 버튼을 클릭하면 해당 작업이 즉시 실행됩니다. 예를 들어, ‘후속 조치’ 플래그를 설정하거나 해당 이메일을 ‘지운 편지함’ 폴더로 이동시킬 수 있습니다. 중요한 점은 이러한 빠른 작업 버튼을 사용자의 필요에 맞게 다음 다섯 가지 작업 중 하나로 변경할 수 있다는 것입니다.
- 보관
- 삭제
- 이동
- 플래그/플래그 해제 (후속 조치 플래그)
- 읽음/읽지 않음으로 표시
빠른 작업 버튼을 변경하려면 먼저 Outlook 리본 메뉴에서 ‘홈’ 탭을 선택한 후 ‘후속 조치’를 클릭합니다. 드롭다운 메뉴에서 ‘빠른 작업 설정’ 옵션을 선택합니다.
그러면 ‘빠른 작업’ 설정 패널이 나타납니다.
여기에서 드롭다운 메뉴를 사용하여 두 개의 빠른 작업 슬롯에 표시할 작업을 선택하고 ‘확인’을 클릭합니다.
참고로, ‘삭제’ 작업은 선택한 옵션과 관계없이 항상 사용 가능하므로, 실제로 세 가지 빠른 작업 (두 개의 사용자 지정 작업과 삭제 작업)을 선택할 수 있습니다. 이 예시에서는 ‘보관’과 ‘읽음/읽지 않음으로 표시’를 선택하여 ‘삭제’ 옵션 옆에 표시되도록 설정했습니다.
만약 다른 작업에 빠르게 접근할 필요가 없다면, 드롭다운 메뉴에서 다른 빠른 작업 대신 ‘삭제’와 함께 자주 사용하는 단일 작업을 선택할 수도 있습니다.
정말 유용한 기능 중 하나는 여러 개의 이메일을 선택한 후 모든 이메일에 한 번에 빠른 작업을 적용할 수 있다는 점입니다. 여러 이메일을 선택한 후, 해당 이메일 중 하나에 마우스를 가져가서 빠른 작업 버튼을 클릭하면, 선택한 모든 이메일에 해당 작업이 동시에 적용됩니다.
이 기능을 사용하면 이메일 관리 작업을 훨씬 빠르고 간편하게 처리할 수 있으며, 시간을 절약하고 생산성을 향상시킬 수 있습니다.