Outlook 대화 보기 기능 알아보기
Outlook 2010 버전부터 마이크로소프트는 Gmail의 대화형 스레딩과 유사한 ‘대화 보기’ 기능을 도입했습니다. 최신 버전의 Outlook에서는 기본으로 활성화되어 있지만, 이전 버전에서 업그레이드한 경우 이 기능이 꺼져 있을 수 있습니다. 따라서 이 기능을 아직 경험해 보지 못했다면, 지금이 바로 살펴볼 때입니다.
대화 보기란 무엇일까요?
대화 보기 기능이 처음 소개되었을 때, 마이크로소프트는 이 기능에 대해 많은 이야기를 했지만, 기업 IT 부서 외부 사용자나 기술 웹사이트 독자들에게는 크게 알려지지 않았을 수 있습니다. 실제로, 우리가 사용하는 앱의 ‘새로운 기능’ 관련 기사를 찾아 읽어본 것이 언제였는지 떠올려 보면 알 수 있습니다.
이것은 매우 안타까운 일입니다. 대화 보기는 구글의 지메일에서 제공하는 스레딩 기능과 유사하며, 많은 사용자들이 원하던 편리한 기능이었기 때문입니다. 지메일은 2004년/5월에 이 기능을 처음 선보였습니다. 이러한 요구에 따라, Outlook 2003 사용자들은 “대화” 열을 이용하여 이메일을 그룹화하는 방법을 찾으려 노력했습니다. 하지만, 이러한 방법은 같은 폴더에 있는 메일만 선택할 수 있다는 한계가 있었습니다. 이로 인해 일부 사용자들은 동적 검색 폴더를 활용한 복잡한 해결 방법을 만들기도 했지만, 이는 지메일의 편리함에 비하면 다소 불편했습니다.
마이크로소프트는 이러한 요구를 받아들여 Outlook 2010에서 모든 폴더의 이메일을 통합하는 본격적인 대화 보기 기능을 추가했습니다. Outlook 2007이 출시된 지 3년이나 지난 후였기에 다소 늦은 감이 있지만, 마이크로소프트의 제품 관리자들이 지메일의 대화형 대화 보기의 인기를 뒤늦게 인지한 것으로 보입니다. 그 결과, Outlook 2010부터 이 기능이 도입되었고, 이후 버전에서도 꾸준히 개선되어 제공되고 있습니다.
Outlook 2013 이후 버전에서는 대화 보기가 기본적으로 활성화되어 있지만, 많은 기업의 IT 부서에서는 여전히 비활성화 상태로 설정해두는 경우가 많습니다. 또한, 이전 버전의 Outlook에서 이 기능을 껐다면, 새 버전으로 업그레이드해도 그대로 꺼져 있는 상태로 유지됩니다. 실제로, 저희 팀 동료 중 한 명은 5년 전 Outlook 2013에서 이 기능을 껐었는데, 지금 사용하는 Outlook 2019에서도 여전히 비활성화되어 있음을 확인했습니다. Outlook 웹 앱에서는 기본적으로 활성화되어 있지만, 여전히 많은 사용자들이 Outlook 클라이언트를 주요 이메일 앱으로 사용하고 있습니다.
이제 대화 보기 기능을 켜는 방법과 사용자 정의 옵션에 대해 자세히 알아보겠습니다. 늦었다고 생각할 때가 가장 빠르다는 말처럼, 지금이라도 이 편리한 기능을 활용해 보는 것이 좋습니다!
대화 보기 활성화 및 비활성화 방법
대화 보기 기능은 간단한 토글 스위치를 통해 켜고 끌 수 있습니다. 따라서, 직접 사용해보고 마음에 들지 않으면 언제든지 다시 끌 수 있습니다. 대화 보기를 활성화하려면, ‘보기’ 탭에서 ‘대화로 표시’ 옵션을 선택하면 됩니다.
Outlook은 ‘모든 사서함’ 또는 ‘이 폴더’ 중에서 대화 보기를 적용할 범위를 선택할 수 있도록 확인 메시지를 표시합니다. ‘이 폴더’를 선택하여 먼저 해당 폴더에서만 기능을 활성화하고, 마음에 드는 경우 ‘모든 사서함’에 적용하는 것이 좋습니다. 대화 보기 기능을 완전히 끄려면, ‘보기’ 탭에서 ‘대화로 표시’ 옵션을 다시 선택하여 비활성화하면 됩니다.
대화 보기 기능 상세 설명
대화 보기 기능은 이메일을 시간 순서대로 스레드 형태로 정렬하여 보여줍니다. 최신 메시지가 맨 위에 표시되며, 스레드에 포함된 메시지는 처음에는 숨겨져 있고, 왼쪽에는 스레드가 있음을 나타내는 삼각형 아이콘이 표시됩니다.
삼각형 아이콘을 클릭하면 스레드가 확장되어 모든 이메일이 표시됩니다.
가장 위에 표시되는 메시지는 대화 헤더로, 실제 메시지가 아닙니다. 대신, 대화를 시작한 사람의 이름과 제목이 표시됩니다. 대화 헤더를 클릭해도 읽기 창에 아무런 내용도 표시되지 않습니다.
대화 헤더 아래에 있는 메시지를 클릭하면 Outlook은 읽기 창에 해당 메시지를 정상적으로 표시합니다. 새로운 메시지가 대화에 추가되면, 대화의 가장 위에 자동으로 표시되며, 아직 읽지 않았음을 나타내기 위해 굵은 기울임꼴로 강조됩니다.
새로운 메시지가 포함된 대화는 자동으로 해당 폴더의 맨 위로 이동하여, 항상 가장 최근의 대화를 쉽게 확인할 수 있습니다.
또한, 대화 보기는 Outlook의 모든 위치에서 이메일을 통합하여 보여주는 강력한 기능을 제공합니다. 즉, 동일한 대화에 포함된 메일이 여러 폴더에 흩어져 있더라도, 대화 보기에서는 해당 메일들이 한 곳에 모여서 표시됩니다. 해당 메일이 포함된 폴더 이름도 함께 표시되어 더욱 편리하게 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 대화에 현재 폴더, 받은 편지함, 보낸 편지함에 있는 메일이 포함되어 있다면, 각 폴더에서 대화 보기를 활성화했을 때 동일한 대화 내용을 확인할 수 있습니다.
대화 보기 사용자 지정 방법
‘보기’ 탭의 ‘대화로 표시’ 옵션 아래에는 ‘대화 설정’ 옵션이 있습니다. 이 옵션을 클릭하면 대화 관련 설정 창이 나타납니다.
대화 설정 옵션은 다음과 같습니다.
- 다른 폴더의 메시지 표시: 이 옵션을 활성화하면, 대화에 포함된 메시지가 어떤 폴더에 있든 모두 표시됩니다. 이 옵션을 끄면, 현재 보고 있는 폴더에 있는 메시지만 표시됩니다.
- 제목 위에 보낸 사람 표시: 압축 모드 (Outlook의 폴더에 대한 기본 보기)에서 대화 제목이 아닌 보낸 사람 이름을 대화 상단에 표시합니다. 아래 스크린샷은 설정이 켜져 있을 때와 꺼져 있을 때의 차이를 보여줍니다.
- 선택한 대화 항상 확장: 현재 선택한 대화를 항상 확장된 상태로 유지합니다. 폴더를 변경했다가 다시 돌아와도 해당 대화는 항상 확장된 상태로 표시됩니다. 모든 폴더에서 특정 대화를 항상 확장된 상태로 유지하려면, 이 옵션을 활성화해야 합니다.
- 클래식 들여쓰기 보기 사용: 메시지를 들여쓰기로 표시하며, 메시지가 오래될수록 들여쓰기 깊이가 증가합니다. 이 설정은 해당 폴더의 모든 대화에 적용됩니다.
‘파일 > 옵션’ 메뉴에서도 추가적인 사용자 지정 설정을 찾을 수 있습니다. 왼쪽 메뉴에서 ‘메일’ 카테고리를 선택한 다음, ‘기타’ 섹션까지 아래로 스크롤하면 ‘키보드를 사용하여 메시지를 변경할 때 대화를 자동으로 확장하지 않음’ 설정을 찾을 수 있습니다.
기본적으로 이 설정은 비활성화되어 있습니다. 따라서 키보드의 위/아래 화살표 키를 사용하여 폴더를 탐색할 때 대화를 선택하면 해당 대화가 자동으로 확장됩니다. 이 설정을 활성화하면, 키보드를 사용하여 대화를 선택할 때 축소된 상태를 유지하며, 왼쪽/오른쪽 화살표 키를 사용하여 수동으로 확장하거나 축소할 수 있습니다. 이 설정은 키보드 사용을 선호하는 사용자에게 특히 유용합니다.
지금까지 Outlook 대화 보기 기능에 대해 자세히 알아보았습니다. 이 기능은 사용자의 다양한 요구를 충족할 수 있을 정도로 충분한 사용자 정의 옵션을 제공하면서도, 복잡하지 않게 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 만약 대화 보기 기능이 마음에 들지 않는다면, ‘보기 > 대화로 표시’ 옵션을 다시 해제하여 언제든지 기능을 끌 수 있습니다.