업무 시간 외에 회의 요청을 받는 것만큼 짜증나는 일도 없을 것입니다. 이러한 요청 자체를 완전히 막을 수는 없지만, 최소한 동료들이 여러분의 근무 시간을 정확히 알 수 있도록 아웃룩 설정을 조정할 수는 있습니다.
아웃룩에서 회의 요청을 생성할 때, ‘회의’ 메뉴의 ‘일정 도우미’ 기능을 활용하면 본인과 회의 참석자 모두가 가능한 시간을 쉽게 파악할 수 있습니다.
일정 도우미를 열면 기본적으로 표시되는 시간은 자정부터 자정까지가 아니라, 오전 8시부터 오후 5시까지로 설정되어 있습니다.
이것이 아웃룩의 기본 근무 시간이며, 실제 근무 시간에 맞춰 자유롭게 변경할 수 있습니다. 변경하려면 ‘파일’ > ‘옵션’ > ‘일정’으로 이동하여 ‘근무 시간’ 섹션을 찾습니다. 여기서 원하는 근무 시간으로 조정할 수 있습니다.
이제 아웃룩은 여러분의 일정에 접근 권한이 있는 모든 사람에게 회의를 예약하려고 할 때 이 근무 시간을 표시합니다.
만약 여러분이 원격 근무를 하며 근무 시간을 자유롭게 설정할 수 있는 ‘올빼미형’ 인간이라고 가정해 봅시다. 동료들의 출근 시간과 일부 겹치지만, 늦게 시작하는 것을 선호해서 근무 시간을 오후 12시부터 오후 8시로 변경합니다. 회의 요청을 생성하고 동료들을 추가하면 아웃룩은 여러분의 근무 시간을 오후 12시부터 오후 8시로 명확히 표시하고, 해당 시간이 아닌 부분은 밝은 회색 막대로 나타냅니다.
동료들이 회의를 예약하려고 할 때, 오후 12시 이전의 모든 시간은 밝은 회색 막대로 표시되어 근무 시간 외임을 분명하게 알려줍니다.
또한, 근무 요일을 설정할 수도 있습니다. 만약 파트타임으로 근무하거나 주말 근무를 한다면, ‘파일’ > ‘옵션’ > ‘일정’ > ‘근무 주’에서 변경할 수 있습니다.
물론, 동료들에게 회색 막대가 의미하는 바를 교육하고 각자 자신의 근무 시간과 요일을 설정하도록 장려해야 할 수도 있습니다. 하지만 일단 모두가 이 기능을 제대로 이해하게 되면, 적어도 근무 시간 외에 회의가 예약되는 불상사를 줄일 수 있을 것입니다.