때로는 발신자 모르게 특정 이메일을 다른 주소로 복사해야 할 상황이 생길 수 있습니다. Microsoft Outlook에서는 이 기능을 규칙을 설정하여 구현할 수 있습니다. 이 글에서는 해당 과정을 안내하고 중요한 주의사항을 함께 공유합니다.
대부분의 사용자는 이메일 프로그램의 ‘참조(CC)’ 기능에 익숙합니다. 참조는 메시지 사본을 보내는 것을 의미하며, 다른 수신자들은 누가 참조되었는지 확인할 수 있습니다.
또 다른 옵션으로 ‘숨은 참조(BCC)’가 있습니다. 숨은 참조는 다른 수신자에게는 숨겨지지만, 발신자와 숨은 참조 수신자는 해당 내용을 볼 수 있습니다.
Outlook에서 이메일에 숨은 참조 필드를 추가하는 것은 간단한 토글 스위치로 가능합니다. 새 이메일을 열고 ‘옵션’ 탭으로 이동한 다음, ‘숨은 참조’를 클릭하면 됩니다. 이렇게 하면 해당 이메일과 이후 모든 새 이메일에 ‘숨은 참조’ 필드가 표시됩니다. 다시 숨기려면 새 이메일에서 ‘옵션 > 숨은 참조’를 클릭하면 됩니다.
특정 이메일에서 누군가를 숨은 참조로 지정하려면, ‘받는 사람’ 또는 ‘참조’ 필드와 마찬가지로 ‘숨은 참조’ 필드에 해당 이메일 주소를 입력하면 됩니다.
‘숨은 참조’ 필드는 주로 뉴스레터처럼 많은 수신자에게 대량 이메일을 보낼 때 사용됩니다. 데이터 보호 규정에 따라, 사람들의 이메일 주소를 숨겨야 할 필요가 있을 수 있습니다.
법적인 의무가 아니더라도, 동의 없이 다른 사람의 이메일 주소를 공개하지 않는 것은 바람직한 관행입니다.
숨은 참조 기능을 활용할 수 있는 다른 시나리오도 있습니다. 예를 들어, 불만 제기 시를 대비하여 특정 직원과의 이메일 교환 기록을 남겨두고 싶을 때 사용할 수 있습니다. 숨은 참조를 사용하면 수신자 모르게 메시지 사본을 원하는 주소로 보낼 수 있습니다.
하지만 모든 이메일에 숨은 참조 수신자를 자동으로 추가하거나, 특정 조건(예: 특정 개인, 특정 단어가 포함된 제목)에 해당하는 이메일에만 추가하는 직접적인 방법은 없습니다. Outlook 규칙을 이용하면 가능할 것으로 예상할 수 있지만, 불행히도 그렇지 않습니다.
규칙을 활용하는 방법이 있기는 하지만, 두 개 이상의 규칙을 만들어야 합니다. 먼저, 숨은 참조로 보낼 이메일에 특정 ‘카테고리’를 적용하는 규칙을 만들고, 그 다음 해당 카테고리의 이메일을 다른 주소로 자동 전달하는 규칙을 설정해야 합니다. 이 방법이 완벽하게 숨은 참조와 동일한 기능은 아니지만, 유사한 결과를 얻을 수 있습니다.
주의해야 할 점은 많은 기업에서 직원이 회사 외부로 이메일을 자동 전달하는 것을 차단한다는 것입니다. 자동 전달 규칙은 사이버 범죄자들이 기업 데이터를 탈취하는 데 사용하는 일반적인 방법이기 때문입니다.
자동 전달 규칙을 설정하면 경고를 받을 수도 있으며, 회사에서 자동 전달 기능을 차단할 가능성이 큽니다.
만약 회사에서 자동 전달 기능을 차단한 경우, 외부 이메일 주소로 숨은 참조를 보내려면 수동으로 추가해야 합니다. 회사 내부의 다른 사서함으로 전달하거나, 회사에서 자동 전달을 허용하는 경우에는 규칙을 사용할 수 있습니다.
이러한 주의사항을 염두에 두고, 이제 두 가지 규칙을 설정하는 방법을 알아보겠습니다.
규칙 1: 카테고리 적용
먼저 Outlook 받은 편지함에서 ‘홈’ 탭 > ‘규칙’ > ‘규칙 및 경고 관리’를 클릭합니다.
‘규칙 및 경고’ 패널에서 ‘새 규칙’을 클릭합니다.
나타나는 ‘규칙 마법사’에서 ‘보낸 메시지에 규칙 적용’을 선택하고 ‘다음’을 클릭합니다.
다음으로, 카테고리를 자동으로 적용할 이메일을 선택합니다. 모든 이메일에 적용하려면 ‘다음’을 클릭합니다. 경고 메시지가 나타나면 ‘예’를 클릭합니다.
특정 메시지만 분류하려면 해당 조건을 선택해야 합니다. 예를 들어 제목 줄에 특정 단어가 포함된 이메일 등 특정 조건을 설정할 수 있습니다.