MS 오피스 데스크톱 제품군은 실시간 협업 기능에서 MS 오피스 365와 차이가 있습니다. 하지만, 여러 사람이 하나의 문서를 동시에 작업하는 것이 불가능한 것은 아닙니다. 실시간 공동 작업 기능이 없을 뿐이죠. 대신, 큰 문서를 여러 부분으로 나누어 관리할 수 있는 마스터 문서 기능을 활용할 수 있습니다. 사용자들은 댓글 기능을 통해 피드백을 남기고 문서 변경 사항을 추적할 수 있습니다. 문서 작업이 완료되면, 참여자들에게 이 사실을 알려야 합니다. 보통은 이를 알리기 위해 이메일을 보내지만, 아무도 읽지 않을 가능성이 높습니다. 더 효율적인 방법은 MS Word에서 해당 문서를 ‘최종본’으로 표시하는 것입니다.
MS Word에서 문서를 최종본으로 표시하면 문서 상단에 배너가 추가되어 문서를 열람하는 사람들에게 편집이 완료되었음을 시각적으로 알려줍니다.
MS Word에서 문서를 최종본으로 설정하는 방법
먼저, 최종본으로 표시하고자 하는 MS Word 문서를 엽니다.
오피스 2013 및 이전 버전에서는 좌측 상단의 오피스 버튼을 클릭한 후 ‘준비’ 메뉴에서 ‘최종본으로 표시’ 옵션을 선택해야 합니다.
오피스 2016 버전부터는 오피스 버튼이 사라졌습니다. 대신 ‘파일’ 메뉴를 선택한 다음 ‘정보’ 탭에서 ‘문서 보호’를 클릭합니다. 드롭다운 메뉴에서 ‘최종본으로 표시’를 선택하면 됩니다.
최종본으로 표시하기 위한 확인 메시지가 몇 차례 표시됩니다. 모두 ‘확인’을 누르면 최종본 설정이 완료됩니다. 이제 완성된 문서를 이메일로 보내거나 다른 사람들과 공유할 수 있습니다. 문서를 열 때마다 상단에 해당 문서가 최종 버전임을 알려주는 배너가 나타납니다.
최종본으로 표시된 문서 수정하기
MS Word에서 문서를 최종본으로 설정하는 것은 해당 문서에 더 이상 변경이 없을 것이라는 의사를 전달하는 것입니다. 편집을 막는 보안 기능은 아닙니다. 실제로, 최종본으로 표시된 문서를 수정하는 것은 매우 간단합니다.
문서를 열면, 최종본임을 나타내는 배너에 ‘어쨌든 편집’ 버튼이 있습니다. 이 버튼을 클릭하면 누구나 문서 편집을 시작할 수 있습니다.
문서 편집을 시작하거나 ‘어쨌든 편집’ 버튼을 누르면 문서의 ‘최종’ 표시가 사라집니다. 변경 사항을 저장하고 문서를 닫으면 ‘최종’ 표시가 제거됩니다. 즉, 실제로 내용 변경이 없더라도 편집을 시도하고 저장하면 ‘최종’ 표시가 사라집니다.
이 기능은 macOS에서는 지원되지 않습니다.