문서를 온라인에 공유할 때 가장 많이 사용되는 형식 중 하나가 PDF입니다. 많은 사람들이 MS Word와 같은 워드프로세서를 사용하여 문서를 작성하지만, 최종적으로 PDF 형식으로 게시하는 경우가 많습니다. MS Word는 문서를 PDF 파일로 변환하는 기능을 내장하고 있어 매우 편리하며, 문서의 레이아웃이 그대로 유지된다는 장점이 있습니다. 하지만 한 가지 문제가 있습니다. 바로 파일 크기입니다. MS Word에서 생성되는 PDF 파일은 예상보다 훨씬 큰 경우가 많습니다. 특히 문서에 이미지가 포함된 경우, 파일 크기는 더욱 커집니다. 온라인에 게시하거나 이메일로 공유하기에는 적합하지 않습니다. 다행히도 MS Word에서 내보낸 PDF 파일은 쉽게 최적화하여 크기를 줄일 수 있습니다.
PDF 파일로 문서 내보내기
먼저 PDF 파일로 변환할 MS Word 문서를 엽니다. 그런 다음, ‘파일’ 메뉴에서 ‘내보내기’를 선택합니다.
내보내기 화면에서 ‘PDF/XPS 만들기’ 버튼을 클릭하면, 문서를 저장할 위치를 선택할 수 있는 ‘PDF 또는 XPS로 게시’ 대화 상자가 나타납니다.
파일 크기 최소화하기
문서를 PDF로 내보낼 때 MS Word에서는 PDF 최적화를 위한 두 가지 옵션을 제공합니다. 기본 설정은 ‘표준’이며, 이 옵션은 비교적 큰 PDF 파일을 생성합니다. 파일 크기를 줄이려면 ‘PDF 또는 XPS로 게시’ 대화 상자에서 ‘크기 최소화’ 옵션을 선택해야 합니다.
표준 글꼴 사용
MS Word에서는 시스템에 설치된 다양한 글꼴을 사용할 수 있지만, 모든 사람이 동일한 글꼴을 가지고 있는 것은 아닙니다. MS Word 문서를 다른 사람에게 보낼 때 글꼴은 함께 전달되지 않습니다. 하지만 문서를 PDF로 변환하면 글꼴이 파일에 포함되어 이러한 문제를 해결할 수 있습니다. 문제는 이 과정에서 파일 크기가 증가한다는 것입니다. 문서 디자인을 위해 특정 글꼴이 반드시 필요한 경우가 아니라면, PDF 뷰어에서 기본적으로 지원하는 표준 글꼴을 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, Times New Roman, Arial, Helvetica 등이 있습니다.
만약 이메일로 공유하기 어려울 정도로 큰 PDF 파일이 있다면, 온라인 압축 도구를 사용하여 파일 크기를 더욱 줄일 수 있습니다. 하지만 이미지 파일이 많은 문서의 경우에는 압축으로 인한 품질 저하를 고려해야 합니다. 텍스트 위주의 문서라면 압축을 통해 공유하기 용이한 작은 파일을 만들 수 있습니다.