출장이나 세금 정산 등 다양한 상황에서 지출 보고서 작성이 필요할 수 있습니다. 만약 회사나 컨설턴트로부터 템플릿을 제공받지 못했다면, 마이크로소프트 워드에서 제공하는 다양한 템플릿을 활용하여 자신만의 지출 보고서를 손쉽게 만들 수 있습니다.
경비 보고서 양식 설정 방법
출장 시 경비 보고서 제출은 필수적인 절차입니다. 각 회사는 자체적인 상환 규정을 가지고 있지만, 보고서 양식의 기본 구조는 대부분 비슷하게 유지됩니다. 따라서 회사에서 제공하는 양식이 없다면, 워드 템플릿을 활용하여 경비 보고서를 효율적으로 작성할 수 있습니다.
우선 회사 내부 지침이나 지정된 템플릿이 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 만약 자체적으로 경비 양식을 만들어야 한다면, 마이크로소프트 워드에서 제공하는 템플릿을 시작점으로 활용하는 것이 좋습니다. 물론, 제공되는 템플릿이 모든 요구사항을 완벽하게 충족시키지는 못할 수 있지만, 시작하기에 매우 유용한 도구입니다.
먼저 워드를 실행하고, ‘새로 만들기’를 클릭합니다.
검색창에 ‘경비’ 또는 ‘지출’과 같은 키워드를 검색합니다.
검색 결과에서 원하는 템플릿을 선택하고 ‘Enter’를 누릅니다.
템플릿 미리보기와 함께 템플릿 이름 및 설명이 포함된 새 창이 나타납니다. ‘만들기’ 버튼을 클릭하여 선택한 템플릿을 불러옵니다.
이제 새로운 경비 양식 템플릿이 나타났습니다. 필요한 부분을 수정하고 회사 규정에 맞게 조정합니다. 회사 로고나 색상, 폰트 등을 변경하여 시각적인 일관성을 유지하는 것이 좋습니다.
편집이 완료되면 템플릿을 저장하고, 실제 비용을 기록할 때까지 준비 상태로 유지합니다. 출장 중 발생하는 비용을 즉시 기록하는 것이 좋습니다. 출장 후 한꺼번에 처리하려고 하면 일부 비용을 잊어버릴 수 있기 때문입니다.
일반적으로 경비 보고서에 포함되는 항목은 다음과 같습니다.
| 숙박비 | 교통비 (항공료, 대중교통, 렌터카 및 주행 거리 포함) |
| 주유비 | 식비 |
| 통신비 (일부 회사는 현지 SIM 구매를 요구하지만, 로밍 요금을 허용하기도 함) | 접대비 (합리적인 수준에서 지출해야 함. 고객과의 식사나 엔터테인먼트는 사전 승인을 받는 것이 좋으며, 과도한 지출은 피해야 함) |
| 기타 잡비 |
출장 전에 지출에 대한 사전 승인을 받는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 나중에 상환 과정에서 발생할 수 있는 문제를 방지할 수 있습니다. 또한, 여행지의 물가 수준을 고려하여 회사에서 정한 지출 한도를 준수해야 합니다. 많은 회사들이 물가가 높은 지역으로 출장 가는 경우 지출 한도를 조정하기도 합니다.
모든 영수증을 꼼꼼히 챙기고, 각 항목에 대한 기록을 명확하게 작성하여 경비 보고서를 완성하면, 상환 절차를 원활하게 진행할 수 있습니다.