디지털 화이트보드는 여러 사용자가 함께 작업할 수 있는 유용한 도구입니다. 특히 물리적으로 한자리에 모이기 어려운 상황에서 Microsoft Whiteboard와 같은 가상 솔루션은 협업을 위한 필수적인 도구가 됩니다.
Microsoft Whiteboard는 무료 Microsoft 계정 또는 Microsoft 365/Office 365(M365/O365) 유료 구독을 통해 사용할 수 있습니다. 하지만 현재는 동일 조직 구성원 간에만 협업 기능을 지원합니다.
개인 M365/O365 구독 사용자 간에는 아직 협업이 불가능하지만, Microsoft는 향후 이를 개선할 계획이라고 밝혔습니다.
화이트보드를 공유하는 방법은 간단합니다. 화이트보드 클라이언트 또는 웹 앱을 통해 사용할 수 있습니다.
더욱 다양한 기능을 제공하며 권장되는 방식은 Windows 10 클라이언트를 이용하는 것입니다.
개인 간 화이트보드 공유 방법
특정 개인과 화이트보드를 공유하려면 화이트보드 클라이언트에서 해당 보드를 열고 파란색 ‘초대’ 버튼을 클릭합니다.
표시되는 ‘초대’ 패널에서 공유하려는 사람의 이름을 입력하거나 ‘추천 연락처’ 목록에서 선택할 수 있습니다.
사용자를 선택하면 기본적으로 보드에 대한 편집 권한이 부여됩니다. 이는 해당 사용자가 보드 내용을 수정하거나 다른 사람과 공유하거나 이름을 변경할 수 있음을 의미합니다. 편집 권한을 제한하려면 ‘편집 가능’ 옆의 펜 아이콘을 클릭하고 권한을 ‘읽기 전용’으로 변경합니다.
설정이 완료되면 ‘초대’ 버튼을 클릭합니다.
화이트보드를 공유받은 사용자는 링크가 포함된 이메일을 통해 초대장을 받게 됩니다. 링크를 클릭하면 화이트보드로 이동하며, 화이트보드 앱의 첫 페이지에도 나타나기 때문에 이메일 링크를 다시 찾을 필요 없이 간편하게 접근할 수 있습니다.
화이트보드 공유를 중단하려면 화이트보드 클라이언트의 첫 페이지로 이동하여 공유를 중단하려는 보드 옆에 있는 줄임표(…)를 클릭한 다음 ‘참가자 초대’를 선택합니다.
공유를 중단할 사용자의 이름 옆에 있는 줄임표(…)를 클릭하고 ‘참가자 제거’를 클릭합니다.
해당 사용자의 화이트보드 앱에서 해당 보드가 제거되고, 기존 링크는 더 이상 유효하지 않게 됩니다.
여러 사람과 화이트보드 공유 방법
여러 사람과 화이트보드를 공유하려면 화이트보드 클라이언트에서 해당 보드를 열고 파란색 ‘초대’ 버튼을 클릭합니다.
‘초대’ 패널이 열리면 줄임표(…)를 클릭한 후 ‘공유 링크 만들기’를 선택합니다.
‘웹 공유 링크 켜기/끄기’ 옵션을 설정합니다.
고유한 공유 링크가 생성됩니다.
공유 링크를 개인 계정 간에도 공유할 수 있다는 문구가 있지만, Microsoft의 공식 문서에 따르면 동일 조직 내 사용자 간에만 작동합니다. 실제 테스트 결과 개인 계정의 보드를 다른 개인 계정 사용자에게 공유할 수 없었습니다.
이 부분은 향후 개선될 가능성이 높지만, 현재로서는 회사 내부 사용자와만 보드를 공유할 수 있습니다.
‘링크 복사’ 버튼을 클릭하여 링크를 클립보드에 저장합니다.
이제 이 링크를 조직 내의 모든 사용자와 공유할 수 있습니다. 링크를 클릭하면 화이트보드가 열리고, 화이트보드 앱 첫 페이지에도 표시되어 링크를 다시 찾을 필요 없이 간편하게 접근할 수 있습니다.
공유된 보드에 대한 접근을 막으려면 ‘웹 공유 링크 켜기’ 버튼을 꺼서 링크를 비활성화합니다. 링크를 클릭하면 해당 보드에 접근할 수 없다는 오류 메시지가 표시됩니다.