마이크로소프트 팀즈를 활용하면 사용자들은 즉흥적인 회의를 개최하거나, 미리 계획된 회의를 예약할 수 있습니다. 팀즈에서 예약된 회의는 익스체인지 일정과 연동되어, 초대받은 모든 사람들의 스케줄에 자동으로 반영됩니다. 또한, 참석자들에게는 회의 초대가 개별적으로 발송되며, 회의가 채널에 게시되면 모든 팀 구성원이 해당 정보를 확인할 수 있게 됩니다.
마이크로소프트 팀즈에서 회의를 취소하는 절차
회의는 예정된 회의든, 즉석 회의든 언제든지 취소할 수 있습니다. 즉석 회의의 경우, ‘나가기’ 버튼을 누르고 ‘회의 종료’ 옵션을 선택하면 간단하게 취소됩니다. 이 옵션은 회의를 시작한 주최자에게만 활성화되며, 다른 참석자는 회의를 강제로 종료할 권한이 없습니다.
반면, 예약된 회의를 취소하는 과정은 약간의 차이가 있습니다.
마이크로소프트 팀즈 예약 회의 취소하기
팀즈에서 회의를 취소하기 위한 필수 조건은 다음과 같습니다:
- 반드시 회의 주최자여야 합니다.
- 취소하려는 회의는 예약 및 저장이 완료되어야 합니다. (임시 저장 상태가 아니어야 함)
- 회의가 아직 시작되지 않아야 합니다. (지리적으로 분산된 팀의 경우, 시간대를 고려해야 합니다.)
마이크로소프트 팀즈에서 회의를 취소하는 방법은 다음과 같습니다:
- 마이크로소프트 팀즈를 실행합니다.
- 취소하려는 회의를 예약할 때 사용했던 계정으로 로그인합니다.
- 왼쪽 메뉴에서 ‘캘린더’ 또는 ‘회의’ 탭을 선택합니다. (경우에 따라 ‘더 보기’ 메뉴 안에 숨겨져 있을 수 있습니다.)
- 달력에서 취소하려는 회의를 찾습니다.
- 해당 회의를 클릭한 후 ‘편집’ 옵션을 선택합니다.
회의 내용 화면 상단에서 ‘회의 취소’ 버튼을 클릭합니다. 그 다음 회의 취소 사유를 간략하게 입력합니다. 마지막으로 ‘회의 취소’ 버튼을 다시 클릭하여 취소를 확정합니다.
취소된 회의 및 초대받은 사람들에게 미치는 영향
회의 취소 알림은 모든 초대 대상자에게 즉시 전달되지 않을 수 있습니다.
익스체인지 일정이 설정되어 있는 경우, 취소된 회의는 모든 참석자의 일정에서 자동으로 사라집니다. 또한, 초대받은 사용자에게는 회의 취소 사유와 함께 취소 알림 메시지가 발송됩니다. 링크를 통해 팀즈 외부에서 초대장을 보낸 경우, 초대받은 사람은 해당 링크를 직접 클릭하기 전까지는 회의 취소 사실을 알 수 없습니다. 만약 초대받은 사람이 구글 캘린더와 같은 외부 캘린더 앱에 회의를 추가한 경우, 회의 취소 시 해당 앱에서는 회의가 자동으로 삭제되지 않습니다.
혼란을 방지하기 위해 다음과 같은 권장 사항을 따르는 것이 좋습니다.
결론
마이크로소프트 팀즈는 회의 관리에 유용한 기능을 제공하지만, 모든 팀 구성원이 팀즈를 주요 커뮤니케이션 도구로 사용하고, 익스체인지 일정과 같은 기능이 제대로 설정되어 있을 때 그 효과가 극대화됩니다. 그렇지 않은 경우에는 팀원 간의 정보 공유와 소통에 더 많은 노력과 추가적인 단계가 필요할 수 있습니다.