마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)를 활용하면 소규모 그룹부터 수백 명에 이르는 직원들과 안전하게 회의를 구성하고, 예약하며, 진행할 수 있습니다. 관련 인원만 신속히 초대하거나, 전체 채널을 공개 또는 비공개 회의로 소집하는 것도 가능합니다.
마이크로소프트 팀즈 회의 생성 방법
팀즈 정식 버전 유료 구독자라면, 일정 탭에서 즉시 회의를 시작할 수 있습니다. 팀즈 데스크톱 프로그램이나 웹 앱을 실행한 후, 좌측의 캘린더 탭으로 이동하여 “지금 모임” 버튼을 클릭하십시오.
회의 이름을 원하는 대로 설정하고, 비디오 및 오디오 아이콘 옆의 토글을 조작하여 해당 장치의 사용 여부를 설정할 수 있습니다.
회의 시작 전 장치 설정을 조정하거나 테스트 통화를 원하면 “사용자 지정 설정”을 선택하십시오. “기타 참가 옵션”에서 오디오를 끄고 회의를 시작할 수 있으며, 참석자들이 전화로 회의에 참여할 수 있도록 전화번호를 활용할 수 있습니다. 준비가 되면 “지금 참가”를 클릭하십시오.
회의가 시작된 후에는 우측 상단의 “초대” 필드에 이름을 입력하여 조직 내 사람들을 즉시 초대할 수 있습니다. 회의를 설정하기 위해서는 팀즈 유료 라이선스가 필요하지만, 초대장은 구독 여부나 조직 내외에 상관없이 누구에게나 보낼 수 있습니다.
조직 외부 사용자를 초대하려면 “초대” 필드 옆의 “링크” 아이콘을 클릭하여 초대를 클립보드에 복사하십시오. 이 링크는 일반적인 URL이 아닌, 잘못 인코딩된 서식 있는 텍스트 하이퍼링크입니다. 즉, 이메일과 같은 서식 있는 텍스트 환경에는 붙여넣을 수 있지만, SMS 문자 메시지와 같은 단순한 텍스트 형식에는 붙여넣을 수 없습니다.
화면 하단의 메뉴바를 통해 다양한 정보 패널 및 컨트롤에 빠르게 접근할 수 있습니다. 좌측에서 우측으로 회의의 현재 진행 시간 확인, 카메라 및 마이크 On/Off, 화면 또는 앱 공유, 녹화 및 장치 설정과 같은 추가 제어, 손 들기, 회의 중 채팅 보기, 참가자 목록 확인, 통화 종료 등의 기능을 사용할 수 있습니다.
팀즈 모바일 앱에서도 회의를 예약할 수 있지만, “지금 모임” 기능은 현재 안드로이드 또는 iOS 앱 버전에서는 제공되지 않습니다. 다행히도 팀즈를 통해 조직 내 모든 사람과 음성 및 영상 통화를 할 수 있습니다. 팀즈 앱에서 전화를 걸려면, 앱 홈 페이지에서 “더보기 > 통화 > 전화 걸기”를 선택하고 연락처 이름을 입력한 후 “비디오” 또는 “음성 통화” 옵션을 선택하십시오.
데스크톱 팀즈에서 회의 예약 방법
팀즈 데스크톱 클라이언트 또는 웹 앱에서 여러 경로로 회의를 예약할 수 있지만, 이는 팀즈 유료 버전을 사용하는 경우에만 가능합니다. 동료와의 회의를 예약하는 가장 간단한 방법은 데스크톱 앱 좌측의 캘린더 기능을 이용하는 것입니다. 바쁜 일정을 가진 사람들과 회의를 잡아야 하는 경우, 좌측의 일정 탭으로 이동하십시오. 무료 버전에서는 이 탭이 표시되지 않습니다. “새 모임” 버튼을 클릭하면 새로운 모임 양식이 나타납니다.
또는 캘린더의 빈 공간을 클릭하여 동일한 새 회의 양식을 열 수도 있습니다. 일반적으로 양식은 기본적으로 다음 30분으로 회의 시간이 설정되지만, 캘린더에서 클릭한 위치에 따라 자동으로 날짜와 시간이 조정됩니다.
마지막으로, 하나 이상의 사람들과 채팅으로 그룹화된 회의를 설정하려면 좌측의 “채팅” 탭을 엽니다. “회의 예약” 버튼을 클릭하면 해당 채팅에 포함된 모든 사람이 자동으로 초대에 추가되는 새 회의 양식이 나타납니다.
새 회의 양식에 접속하면 필요한 세부 정보를 추가할 수 있습니다. 회의 제목을 입력하고, 필수 또는 선택적 참석자를 추가하며, 시간과 날짜를 설정하고, 회의 반복 여부와 빈도를 선택합니다. 또한, 팀즈 채널이나 물리적 위치를 지정하고, 하단의 텍스트 상자에 회의와 관련된 추가 정보를 입력할 수 있습니다.
모든 참석자의 일정에서 회의 시작 시간을 정하는 데 어려움이 있다면, 상단의 “일정 도우미” 탭을 선택하여 회의에 추가된 모든 필수 또는 선택 참석자의 일정을 비교해 보십시오. 회의를 예약할 준비가 되면 “저장”을 클릭합니다.
모바일 팀즈에서 회의 예약 방법
마이크로소프트 팀즈 정식 버전 유료 구독자는 안드로이드 기기뿐만 아니라 아이패드 및 아이폰에서도 모바일 앱을 통해 회의를 예약할 수 있습니다. 회의를 예약하려면 화면 하단의 “일정” 탭을 선택하고 “회의 예약” 아이콘을 누르십시오.
새로운 이벤트 양식이 나타납니다. 여기서 회의 제목을 지정하고, 참석자를 추가하고, 시간과 날짜를 설정할 수 있습니다. 필요에 따라 회의를 채널과 공유하여 해당 채널의 모든 사람이 참여할 수 있도록 설정할 수도 있습니다. 또한 회의의 물리적 위치를 지정하고, 회의를 반복 회의로 설정하고, 원하는 경우 설명을 추가할 수 있습니다. 완료되면 이 양식 우측 상단의 “완료” 체크 표시를 누릅니다.
이벤트가 성공적으로 생성되면 팀즈 일정으로 돌아올 때 알림이 표시됩니다.
팀즈는 즉석 회의를 즉시 생성할 수 있는 유연성을 제공할 뿐만 아니라, 반복되는 회의를 통해 여러 직원과의 복잡한 일정을 수립하는 데에도 용이합니다. 자신과 동료에게 가장 적합한 방법을 찾아 사용하십시오.