파워포인트는 여러 사용자가 프레젠테이션을 함께 편집하고 피드백을 주고받을 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다. 특히 Microsoft 365(이전 Office 365) 구독자라면 실시간 공동 작업이 가능합니다. 파워포인트에서 다른 사람과 협업하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
프레젠테이션 공유하기
다른 사용자와 프레젠테이션 작업을 시작하려면 먼저 해당 파일을 공유해야 합니다. 공유를 원하는 프레젠테이션을 열고, 화면 오른쪽 상단에 있는 “공유” 버튼을 클릭하십시오.
화면 상단에 공유 배너가 나타납니다. 여기서 가장 먼저 확인해야 할 부분은 “공유” 섹션입니다. 이 섹션에서 프레젠테이션을 공유하는 두 가지 방법과 이미 공유된 사용자를 확인할 수 있습니다.
“사람 초대” 공유 방식은 다음과 같이 설정할 수 있습니다.
- 공동 작업할 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.
- 받는 사람에게 메시지를 남길 수 있습니다.
- 읽기 및 쓰기 또는 읽기 전용 권한을 부여합니다.
- 보안 강화를 위해 수신자가 Microsoft 계정을 보유하도록 설정할 수 있습니다.
- 설정을 마친 후 프레젠테이션을 공유합니다.
또는 “링크 가져오기” 옵션을 선택할 수도 있습니다. 이 경우 링크를 받는 사람에게 읽기/쓰기 또는 읽기 전용 권한을 할당하고 “링크 만들기”를 클릭합니다.
생성된 링크가 표시됩니다.
링크가 생성되면 프레젠테이션을 공동 작업할 사용자와 링크를 공유할 수 있습니다. 이 링크를 가진 사람은 권한에 따라 프레젠테이션에 접근할 수 있으므로 공유 대상을 신중하게 선택해야 합니다.
프레젠테이션 공동 작업하기
프레젠테이션 공유가 완료되었다면, 이제 본격적으로 공동 작업을 시작할 수 있습니다. 파워포인트는 협업을 효율적으로 만드는 다양한 도구를 제공합니다. 아래에서 자세히 살펴보겠습니다.
현재 작업 중인 사용자 확인
파워포인트는 현재 프레젠테이션을 보고 있거나 편집 중인 사람과, 해당 사용자가 작업 중인 부분을 실시간으로 보여줍니다. 다른 사용자가 함께 작업 중이면 화면 오른쪽 상단 모서리에 해당 사용자의 이름이 표시된 축소판이 나타납니다.
축소판을 클릭하면 해당 사용자의 이름과 편집 중인 슬라이드를 확인할 수 있습니다. 그리고 해당 슬라이드로 즉시 이동하려면 “위치로 이동”을 클릭하십시오.
선택한 사용자가 편집 중인 슬라이드 영역이 강조 표시됩니다.
또한 왼쪽 슬라이드 축소판 보기에서도 다른 사용자의 위치를 언제든지 확인할 수 있습니다.
다른 사용자를 위한 의견 남기기
공동 작업 중인 다른 사용자에게 피드백이나 의견을 남기려면, 텍스트 또는 개체를 선택하고 나타나는 메뉴에서 “새 댓글”을 클릭하십시오.
텍스트 상자에 댓글을 입력하고 화살표 아이콘을 눌러 댓글을 저장합니다.
댓글이 포함된 슬라이드에는 메시지 풍선 아이콘이 표시되어 다른 사용자가 댓글을 쉽게 확인할 수 있습니다.
댓글을 확인하려면 화면 오른쪽 상단 모서리에 있는 “댓글” 버튼을 클릭하십시오.
댓글에 답장하려면 텍스트 상자에 답글을 입력한 후 화살표 아이콘을 클릭하십시오.
프리미엄 기능 활용
파워포인트는 공동 작업을 위한 몇 가지 고급 기능도 제공합니다. 실시간 채팅 기능은 협업자들과 빠르게 소통할 수 있는 좋은 방법입니다. 채팅하고 싶은 사용자의 축소판을 클릭하고 나타나는 메뉴에서 “채팅”을 선택하면 채팅창이 열립니다.
다만, 채팅 내용은 댓글을 대체하는 용도로는 적합하지 않습니다. 채팅 내용은 다른 사용자에게 보이지 않으며, 파일을 닫으면 삭제됩니다.
또 다른 유용한 프리미엄 기능은 버전 기록입니다. 파워포인트 365는 프레젠테이션의 모든 버전을 저장하여, 이전 버전으로 돌아가거나, 이전 버전을 확인하고, 복원하거나 다운로드할 수 있습니다.
이 기능에 접근하려면 “파일”을 클릭하고 나타나는 창에서 “정보”를 선택한 후 “이전 버전”을 클릭하십시오. 하지만 프리미엄 구독자가 아닌 경우, 해당 옵션은 비활성화되어 있습니다.
전반적으로, 모든 프로젝트에서 성공적인 협업은 원활한 커뮤니케이션에서 시작됩니다. 파워포인트는 일반 사용자뿐만 아니라 프리미엄 사용자에게도 이러한 협업을 쉽게 만들어줍니다.