마이크로소프트 플래너를 사용해 본 적이 있다면, 이 애플리케이션이 겉으로 보이는 것보다 훨씬 더 많은 기능을 제공한다는 사실을 깨달았을 것입니다. 이제 플래너 초보자를 넘어 플래너 마스터로 거듭날 수 있도록 다양한 기능, 유용한 팁, 그리고 실용적인 요령들을 소개합니다.
작업 제목에 이모티콘 활용하기
물론 단어도 유용하지만, 때로는 이모티콘이 더 효과적일 수 있습니다. 작업의 어느 곳에든 이모티콘을 추가할 수 있지만, 특히 작업 제목에 추가하면 한눈에 작업 내용을 파악하는 데 도움이 됩니다.
이모티콘을 삽입하려면 Windows 키와 마침표(.) 키를 동시에 눌러 이모티콘 선택기를 활성화하세요. Mac 사용자라면 Command+Control+Space 키를 누르면 됩니다. 그런 다음 원하는 이모티콘을 선택하여 추가할 수 있습니다.
이모티콘은 반복적인 작업이나 특정 유형의 작업을 구분하는 데 매우 효과적입니다. 텍스트를 읽지 않고도 시각적으로 어떤 작업인지 빠르게 식별할 수 있습니다.
뿐만 아니라 버킷 제목에도 이모티콘을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 그래픽 디자인, 커뮤니케이션, 테스트와 같이 특정 작업과 관련된 버킷을 사용하는 경우, 각 버킷을 명확하게 구별하는 데 이모티콘이 큰 도움이 됩니다. 각 버킷이 나타내는 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 시각적으로 명확하게 구분할 수 있습니다.
어떤 용도로 사용하든, 제목에 이모티콘을 추가하면 작업을 더욱 쉽고 빠르게 이해하고 시각적으로 접근할 수 있습니다.
작업 타일에 첨부 파일, 체크리스트, 메모 표시하기
이모티콘을 사용하면 작업의 내용을 쉽게 파악할 수 있지만, 작업의 진행 상황이나 수행해야 할 내용을 파악하는 데는 한계가 있습니다.
작업에 추가한 모든 첨부 파일, 체크리스트, 또는 메모 텍스트를 작업 타일에 직접 표시하여 작업 진행 상황을 더욱 편리하게 확인할 수 있습니다.
플래너 작업을 열고 타일에 표시하고 싶은 요소 옆에 있는 “카드에 표시” 옵션을 선택하세요.
세 가지 요소 중 하나만 선택하여 표시할 수 있지만, 언제든지 선택을 변경할 수 있습니다. 활성화된 항목은 작업 타일에 즉시 반영됩니다.
작업 또는 전체 계획 복사 기능 활용하기
반복적으로 만들어야 하는 작업이 있나요? 이제 동일한 작업을 여러 번 다시 작성하는 번거로움 없이 간편하게 복사할 수 있습니다.
복사하려는 작업을 열고 우측 상단의 점 3개 메뉴 아이콘을 클릭한 후, “작업 복사” 버튼을 선택하세요.
복사하려는 작업의 세부 항목을 선택한 다음 “복사”를 클릭하세요.
이제 새 작업을 만드는 데 사용할 수 있는 복사본이 생성되었습니다. 이 기능은 상사와의 일대일 회의를 조직하는 것과 같이 동일한 지침을 가진 작업이거나, 매일 다른 사람이 수행해야 하는 유사한 작업을 다른 사람에게 할당해야 할 때 특히 유용합니다.
모든 프로젝트에 대해 수행하는 일련의 작업이나 정해진 수의 주간 업무와 같이 반복적으로 유사한 작업을 사용하는 경우 전체 계획을 복사하여 활용할 수도 있습니다.
계획 상단의 점 3개 메뉴 아이콘을 클릭한 후 “계획 복사” 버튼을 선택하세요.
새 계획은 원본 계획과 동일한 이름을 사용하지만, 접두사로 “복사본”이 붙습니다. 필요에 따라 이름을 변경하고 조직 내에서 모든 사용자가 사용할 수 있도록 공개 여부를 설정한 후 “계획 복사”를 클릭하세요.
몇 초 후, 새 계획이 사이드바의 “최근 계획” 섹션에 나타날 것입니다.
다음 항목을 제외한 모든 것이 복사됩니다:
계획 설명
계획 멤버
계획 즐겨찾기 상태
작업 첨부 파일
작업 할당
작업 진행 상황
작업 날짜
작업 설명 및 활동
이 기능은 정기적으로 새로운 버전이 필요한 템플릿 계획에 매우 유용하게 활용될 수 있습니다.
버킷 간 드래그 앤 드롭으로 작업 편집하기
기본적으로 작업은 사용자가 정의한 버킷(할 일, 진행 중, 완료, 또는 기타 사용자 정의 버킷)으로 그룹화됩니다. 플래너는 또한 마감일, 담당자, 우선 순위와 같은 속성을 기준으로 작업을 그룹화하는 옵션을 제공합니다.
이전에도 버킷을 기준으로 그룹화하는 방법을 설명했지만, 여기에서 간단히 다시 한번 요약해 드리겠습니다.
작업 그룹을 변경하려면 마이크로소프트 플래너 인터페이스 우측 상단에 있는 “그룹별 버킷” 버튼을 클릭하세요.
작업을 그룹화할 다른 속성을 선택하면 작업이 자동으로 재정렬됩니다. 예를 들어 “우선 순위”를 선택하면 작업이 새로운 우선 순위 버킷으로 그룹화됩니다.
버킷 간에 작업을 드래그 앤 드롭하여 속성을 변경할 수 있습니다. 테스트를 시작했는데 몇 가지 오류를 발견했나요? 문제없습니다. “진행 중”으로 그룹화하고, 테스트한 작업을 다시 “진행 중” 열로 드래그하세요. 그런 다음 “할당 대상”별로 그룹화하고, 오류를 해결해야 할 담당자의 버킷으로 작업을 드래그하거나, 아직 담당자가 정해지지 않은 경우 “할당되지 않음” 버킷으로 드래그하세요.
이 방법은 각 작업을 일일이 열어 필드를 수정하는 것보다 훨씬 빠르고 직관적입니다.
일정 보기에서 작업 추가 및 날짜 변경하기
작업 마감일을 한눈에 확인하려면 계획 상단의 “일정” 옵션을 클릭하세요.
그러면 모든 작업의 캘린더 보기가 나타납니다. 여기에서 새로운 작업을 추가하거나 작업을 다른 날짜로 드래그하여 새 마감일을 지정하거나, 캘린더 밖으로 드래그하여 마감일을 완전히 제거할 수도 있습니다.
일정은 기본적으로 현재 월을 표시하지만, “주” 버튼을 클릭하여 주별 보기로 전환할 수도 있습니다.
일정 보기는 마이크로소프트 플래너에서 수행해야 할 모든 작업을 한눈에 파악할 수 있는 가장 효과적인 방법입니다. 작업 부하를 시각적으로 파악하면 전체적인 업무량을 더욱 쉽게 이해할 수 있습니다.
주별로 보든 월별로 보든, 모든 작업을 새로운 날짜로 드래그하여 마감일을 변경할 수 있습니다.
“예약되지 않은 작업” 목록에 있는 작업을 캘린더로 드래그하여 마감일을 지정할 수도 있습니다.
반대로, 일정에서 작업을 “예약되지 않은 작업” 목록으로 드래그하여 기한을 제거할 수도 있습니다.
“작업 추가” 버튼을 클릭하거나, 임의의 날짜에서 더하기(+) 기호를 클릭하여 새 작업을 추가하면 해당 날짜로 작업 기한이 자동 설정됩니다.
일정 보기는 작업에 대한 다양한 관점을 제공할 뿐만 아니라, 앞으로 얼마나 많은 작업이 진행되고 있는지에 대한 직관적인 정보를 제공합니다.
플래너 파일 저장소에서 모든 첨부 파일 확인하기
시간이 지남에 따라 계획에는 이미지, 문서, 스프레드시트 등 다양한 첨부 파일이 축적될 수 있습니다. 이러한 첨부 파일을 다시 찾으려면 파일 저장소를 활용하세요.
계획 상단의 점 3개 메뉴 아이콘을 클릭하고 “파일” 옵션을 선택하세요.
그러면 브라우저에서 새 탭이 열리고 작업의 모든 파일을 저장하는 SharePoint 사이트가 표시됩니다.
여기에서 파일을 추가, 편집 또는 삭제할 수 있지만, 파일을 삭제하면 계획에서도 삭제되니 유의하세요. 작업에 첨부 파일이 많아 빠르게 찾아야 할 때 이 방법이 매우 유용합니다.
이제 이 팁과 요령을 통해 마이크로소프트 플래너를 마스터하는 데 필요한 모든 것을 배우셨습니다.