마이크로소프트 플래너는 직관적인 인터페이스를 자랑하지만, 그 잠재력을 최대한 활용하기 위해서는 숨겨진 유용한 기능들을 파악하는 것이 중요합니다. 작업을 생성하고 관리하는 데서 한 걸음 더 나아가 플래너의 효율성을 극대화할 수 있는 6가지 방법을 소개합니다.
작업 알림 설정하기
플래너를 이미 Outlook과 연동했다면, 마감일에 대한 알림을 받고 있을 것입니다. 하지만, 아직 할당되지 않은 작업이나, 작업이 할당된 시점을 알고 싶다면 추가 알림 기능을 활용할 수 있습니다.
화면 오른쪽 상단에 위치한 설정(톱니바퀴 모양) 아이콘을 클릭하고, 마이크로소프트 플래너 설정 페이지로 이동합니다. 여기에서 “알림” 옵션을 선택합니다.
알림 설정 패널이 나타나면, 원하는 알림 설정을 선택하고 “저장” 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
만약 “나에게 작업 할당” 옵션을 선택하면, 이메일, Microsoft Teams(팀을 사용하는 경우) 그리고 모바일 푸시 알림(모바일 앱 설치 시)을 통해 알림을 받을 수 있습니다. 모바일 앱에 대한 정보는 이 글의 뒷부분에서 자세히 다루겠습니다. 이 기능은 팀 협업 상황이나, 가정에서 플래너를 활용하여 집안일을 관리할 때 매우 유용합니다.
“나에게 할당된 작업이 지연되거나, 오늘 마감되거나, 7일 이내에 마감됩니다.” 옵션은 플래너와 Outlook을 연동하지 않은 경우에도, 지연된 작업이 있을 때 이메일 알림을 받을 수 있게 해줍니다. 이는 마감일 관리에 도움이 되지만, 지나치게 많은 알림은 오히려 업무 의욕을 저하시킬 수 있습니다. 따라서 개인의 성향에 맞춰 알림 설정을 조정하는 것이 좋습니다.
저희는 작업 완료를 돕는 시스템을 선호하므로 전자의 옵션을 추천하지만, 최종 선택은 개인의 취향에 달려있습니다.
즐겨찾는 계획 추가하기
플래너를 처음 사용하기 시작하면 사이드바의 “최근 계획” 섹션에 사용했던 계획들이 표시됩니다.
하나 또는 두 개의 계획만 있다면 괜찮지만, 많은 계획을 사용하거나, 예상치 못한 계획에 추가되는 경우가 많은 회사 환경에서는 “최근 계획” 섹션이 금방 복잡해질 수 있습니다.
이러한 상황을 피하기 위해 사이드바의 “즐겨찾기” 섹션을 활용할 수 있습니다. 즐겨찾기에 추가하면 중요 계획들을 손쉽게 찾을 수 있으며, 표시되는 계획을 직접 관리할 수 있습니다.
계획을 즐겨찾기 섹션으로 옮기려면 계획 이름 옆에 있는 별표 아이콘을 클릭하면 됩니다.
별표를 클릭하면 해당 계획은 즉시 즐겨찾기 섹션으로 이동합니다.
즐겨찾기에서 계획을 제거하고 싶다면, 별표 아이콘을 다시 클릭하면 계획은 최근 계획 섹션으로 돌아갑니다.
작업 그룹 변경하기
플래너에서는 기본적으로 작업들이 “할 일”, “진행 중”, “완료” 등의 버킷으로 분류됩니다. 하지만, 플래너는 마감일, 담당자, 우선순위와 같은 다양한 속성을 기준으로 작업을 그룹화할 수 있는 유연성을 제공합니다.
작업 그룹을 변경하려면 인터페이스 오른쪽 상단에 있는 “그룹별 버킷” 버튼을 클릭합니다.
원하는 속성을 선택하면 작업들이 자동으로 재정렬됩니다. 예를 들어 “우선 순위”를 선택하면 작업들이 새 우선 순위 버킷으로 재분류됩니다.
다시 원래의 버킷별 보기로 돌아가려면 “그룹화 기준”을 클릭하고 “버킷”을 선택하면 됩니다.
이 기능은 특히 마감일 순서로 작업을 확인하거나, 팀 작업 시 누가 얼마나 많은 작업을 맡고 있는지 파악할 때 유용합니다. 만약 컬러 레이블을 사용하여 프로젝트를 추적한다면, 레이블별로 그룹화하여 특정 프로젝트 관련 작업들을 한눈에 볼 수 있습니다.
특정 속성으로 작업 필터링
그룹화 외에도, 특정 작업만 표시하도록 필터링할 수 있습니다. 팀 계획에서는 본인에게 할당된 작업이나 특정 레이블의 작업만 보는 데 유용합니다.
작업을 필터링하려면, 오른쪽 상단의 “필터”를 클릭합니다.
필터링하려는 속성 이름을 클릭하고, 해당 값을 선택합니다. 예를 들어, “우선 순위” 속성에서 “긴급”을 선택해 보겠습니다.
이제 “긴급” 우선 순위가 설정된 작업만 표시됩니다.
필터는 여러 개를 동시에 적용할 수 있습니다. 예를 들어, Jane에게 할당되고 다음 주에 마감되는 긴급 작업들을 필터링하여 볼 수 있습니다.
만약 속성만으로는 충분히 구체적으로 필터링할 수 없다면, 작업 내 키워드를 사용하여 필터링할 수도 있습니다.
제목에 특정 키워드가 포함된 모든 작업이 표시됩니다. 필터를 해제하려면 “필터”를 다시 클릭한 다음 “지우기” 버튼을 선택합니다.
플래너 내 작업이 많을수록 필터링 기능의 활용도가 높아집니다.
계획 통계 생성
팀의 업무 성과를 보고해야 하는 관리자라면, 통계 자료의 중요성을 잘 알 것입니다. 플래너는 계획의 현재 상태를 파악하는 데 도움이 되는 기본적인 차트들을 제공합니다.
플래너 차트에 접근하려면, 계획 상단의 “차트” 옵션을 클릭하십시오.
이를 통해 계획의 현재 상태를 시각적으로 확인할 수 있습니다.
또한, 우선 순위와 담당자를 기준으로 작업에 대한 분석 정보를 제공합니다. 이러한 차트들이 유용하기는 하지만, 세부적인 분석이나 사용자 정의 기능은 제공하지 않습니다. 만약 더 자세한 통계 분석이 필요하다면, 계획을 Excel로 내보내야 합니다. Excel에서 직접 차트를 만들거나, 파워 BI와 같은 도구를 사용하여 심층적인 통계를 얻을 수 있습니다.
계획을 내보내려면 계획 상단의 “…”를 클릭한 다음, “Excel로 계획 내보내기”를 선택합니다.
이렇게 하면 계획 및 작업 데이터가 포함된 스프레드시트가 생성됩니다. 이 데이터를 활용하여 원하는 형태로 계획을 시각화할 수 있습니다.
플래너 모바일 앱 설치하기
이동 중에도 계획을 확인하고 싶다면, 플래너 모바일 앱이 필요합니다. Microsoft는 앱을 간편하게 다운로드할 수 있도록 설계했습니다. 사이드바 하단의 “플래너 앱 다운로드” 링크를 클릭하면 됩니다.
그러면 전화번호를 입력할 수 있는 패널이 나타납니다. 해당 번호로 Microsoft에서 앱 다운로드 링크를 전송합니다. 만약 전화번호를 사용하고 싶지 않거나, 전화번호가 없는 태블릿을 사용한다면 대신 이메일 주소를 입력할 수도 있습니다.
앱을 설치한 후에는 노트북 없이도 작업 진행 상황을 손쉽게 확인할 수 있습니다.