원치 않는 이메일을 보내는 사람들은 항상 존재합니다. 그들의 이메일 발송 자체를 막을 수는 없지만, Microsoft Outlook 설정을 통해 이메일이 도착하는 즉시 자동으로 삭제되도록 할 수 있습니다. 다음은 그 방법입니다.
Outlook에서 이메일을 자동 삭제하는 주요 방법으로는 ‘규칙’과 ‘정리’ 기능이 있습니다. ‘규칙’은 Outlook 클라이언트가 따라야 할 지침을 설정하는 것입니다. 특정 발신자로부터 오는 이메일을 즉시 영구 삭제하도록 규칙을 설정할 수 있습니다.
‘정리’는 Outlook 웹 앱에 내장된 기능으로, 받은 편지함의 이메일을 삭제하는 데 사용됩니다. 규칙보다 사용법이 간단하지만, 규칙만큼 복잡하고 강력한 기능을 제공하지는 않습니다. 하지만 간단한 작업에는 충분합니다.
규칙은 Outlook 데스크톱 클라이언트에서만 적용되며, 정리는 Outlook 웹 앱에서만 작동합니다. 데스크톱 클라이언트와 웹 앱을 모두 사용하는 경우, 각각에 대해 설정을 해야 합니다.
Outlook 데스크톱 클라이언트에서 규칙 활용하기
규칙은 규칙을 생성한 폴더에서 작동합니다. 따라서 이메일 삭제 규칙을 만들려면 먼저 받은 편지함에서 이메일을 선택해야 합니다. 이메일 선택 후, ‘홈’ 탭에서 ‘규칙’ > ‘규칙 만들기’를 클릭하세요.
‘규칙 만들기’ 패널이 열리면 ‘고급 옵션’을 클릭합니다.
‘[보낸 사람]으로부터’ 옆의 확인란을 선택합니다. 해당 발신자는 이메일 확인 전 자동 삭제되므로 올바른 발신자인지 확인해야 합니다. 확인 후 ‘다음’을 클릭합니다.
다음으로 ‘영구적으로 삭제’ 확인란을 선택합니다.
확인 대화 상자가 나타나면 ‘예’ 버튼을 클릭합니다.
‘다음’ 버튼을 선택하고 다시 ‘다음’을 선택하여 마법사의 마지막 페이지로 이동합니다.
규칙 이름을 지정하고 ‘받은 편지함’에 있는 메시지에 대해 ‘지금 이 규칙 실행’ 옵션을 활성화한 다음 ‘마침’을 클릭합니다.
이제 규칙이 생성되었으며, 해당 발신자가 보낸 모든 이메일은 받은 편지함에 도착하는 즉시 자동으로 삭제됩니다.
Outlook 웹 앱에서 정리 기능 활용하기
‘정리’ 기능은 규칙과 마찬가지로 특정 폴더에서 작동하므로, 사용하려면 먼저 받은 편지함에서 이메일을 선택해야 합니다. 이메일을 선택한 후 도구 모음에서 ‘정리’를 클릭합니다.
‘받은 편지함 폴더 및 향후 메시지의 모든 메시지 이동’을 선택하고 ‘이동’ 폴더를 ‘지운 편지함’으로 설정한 다음 ‘확인’ 버튼을 클릭합니다.
이제 설정이 완료되었습니다. 확인 대화 상자에서 ‘확인’을 클릭합니다.
Outlook 클라이언트 앱의 규칙과 달리 ‘정리’ 기능은 지운 편지함 폴더를 바로 삭제하지 않습니다. 즉, 자동으로 삭제된 모든 항목은 지운 편지함에 표시되므로, 주기적으로 해당 폴더를 비워줘야 합니다.