이메일 서명은 발신자를 식별하고, 업무를 명시하며, 연락 방법을 제공하는 데 필수적인 요소입니다. 많은 기업에서 서명 사용을 의무화하며, 때로는 계정 생성 시 기본 서명이 설정되기도 합니다.
Microsoft Outlook에서는 새 이메일, 회신, 전달 시 자동으로 적용되는 기본 서명을 지정할 수 있습니다. 또한, 새 이메일과 회신/전달에 각각 다른 기본 서명을 설정하는 것도 가능하며, 필요에 따라 다양한 서명을 추가로 생성하여 사용할 수 있습니다. 아래에서 자세한 방법을 알아보겠습니다.
Outlook에서 서명 생성 및 관리
Outlook은 기본 서명을 제공하지 않으므로, 회사에서 기본 서명을 설정하지 않았거나 개인 PC에 Outlook을 설치한 경우, 사용자가 직접 서명을 만들어야 합니다. 서명을 생성하려면 다음 단계를 따르십시오:
- 파일 > 옵션 > 메일 메뉴를 선택합니다.
- “서명” 버튼을 클릭합니다.
그러면 서명 및 편지지 창이 나타나며, 여기서 서명을 추가, 편집, 삭제할 수 있습니다.
새 서명을 만들려면 “새로 만들기” 버튼을 누르십시오.
새 서명에 이름을 지정하고 “확인”을 클릭합니다.
서명 목록에 새 서명이 표시되면, 아래 “서명 편집” 영역에서 서명 내용을 추가할 수 있습니다.
Outlook은 이미지 삽입, 하이퍼링크 추가, 명함 첨부와 같은 다양한 서식 도구를 제공합니다. 이러한 도구를 활용하여 서명을 꾸밀 수 있습니다.
공식적인 서명의 경우, 최소한 다음 정보를 포함하는 것이 좋습니다:
- 이름
- 전화번호(일반 전화 및 휴대 전화)
- 이메일 주소
- 회사 웹사이트
개인 서명의 경우, 어떤 내용을 추가할지는 자유입니다. 회사 이메일 계정 서명이라면, 반드시 포함해야 하는 정보가 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
기본 서명 설정
서명 생성을 완료했다면, 이제 기본 서명을 설정할 차례입니다. 먼저, 올바른 계정을 선택합니다(여러 계정을 Outlook에 설정한 경우). 그런 다음 “새 메시지” 및 “회신/전달”에 각각 적용할 기본 서명을 선택합니다.
기본 서명을 사용하지 않으려면 드롭다운 메뉴에서 “(없음)”을 선택하면 됩니다.
추가 서명 생성 및 활용
필요에 따라 여러 개의 서명을 생성하여 사용할 수 있습니다. 테스트 결과, 15개 이상의 고유한 서명도 문제없이 생성 가능했습니다. 일부 자료에 따르면 최대 128개까지 서명 생성이 가능하다고 하지만, 대부분의 사용자는 이 정도의 서명이 필요하지 않을 것입니다.
새 메시지를 작성하거나 기존 메시지에 회신/전달할 때, Outlook은 사용자가 설정한 기본 서명을 자동으로 적용합니다. 하지만 필요에 따라 메시지 > 서명 메뉴를 통해 다른 서명을 선택하여 사용할 수도 있습니다.
다른 서명을 선택하면 기본 서명이 변경됩니다. 만약 기본 서명으로 “(없음)”을 선택한 경우, Outlook은 이메일 내용 하단에 서명을 추가합니다.