모든 이메일이 동일한 중요도를 갖는 것은 아닙니다. 중요한 이메일은 즉시 확인하고 싶지만, 다른 이메일은 받은 편지함을 확인할 때까지 기다릴 수 있습니다. Microsoft Outlook에서는 특정 조건에 따라 알림 설정을 변경하여 중요한 이메일이 도착했을 때만 알림을 받을 수 있도록 구성할 수 있습니다.
Outlook의 이메일 알림이 방해가 된다면, 간단하게 모든 알림을 끌 수 있습니다. 하지만 업무상 중요한 상사, 고객 등의 이메일은 실시간으로 확인해야 할 필요가 있습니다.
Outlook에서는 특정 이메일 주소 또는 특정 도메인에서 오는 이메일에 대해서만 알림을 설정하는 규칙을 만들 수 있습니다. 만약 이전에 규칙 기능을 사용해본 적이 없다면, 간단히 살펴보도록 하겠습니다.
사용자 정의 알림 규칙을 사용하면 기본 알림 설정이 무시됩니다. 즉, Outlook에서 모든 알림을 비활성화했더라도 규칙이 설정되어 있으면 해당 규칙에 따라 알림이 표시됩니다.
특정 발신자에 대한 알림 규칙 생성
특정 발신자의 이메일에 대한 알림을 설정하려면, Outlook을 실행하고 알림을 받고자 하는 발신자의 이메일을 찾습니다. 해당 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음, “규칙” > “규칙 만들기”를 선택합니다.
또는, 이메일을 선택한 상태에서 리본 메뉴의 “홈” 탭에서 “규칙” > “규칙 만들기”를 클릭해도 됩니다.
“규칙 만들기” 창에서 발신자 이름 옆의 확인란을 선택한 다음, “새 항목 알림 표시” 및/또는 “소리 재생”을 선택합니다.
“소리 재생”을 선택한 경우, 재생할 사운드 파일을 지정해야 합니다. 대부분의 사용자는 .wav 파일을 보관하지 않으므로, C:\Windows\Media (또는 Mac의 경우 /System/Library/Sounds/) 경로에서 원하는 사운드를 선택할 수 있습니다. “규칙 만들기” 창의 재생 버튼을 이용하여 소리를 미리 들어볼 수 있습니다.
“규칙 만들기” 창에서 “확인”을 클릭하면 규칙이 생성됩니다. 이제 해당 발신자의 이메일이 도착할 때마다 설정한 알림을 받게 됩니다.
특정 도메인에 대한 알림 규칙 생성
특정 회사 또는 개인 도메인에서 오는 이메일에 대해 알림을 받고 싶다면, 다음과 같이 처음부터 규칙을 설정해야 합니다.
먼저, “홈” 탭에서 “규칙” > “규칙 및 알림 관리”를 클릭합니다.
“규칙 및 알림” 창에서 “새 규칙”을 클릭합니다.
“받은 메시지에 규칙 적용”을 선택한 후 “다음” 버튼을 클릭합니다.
아래로 스크롤하여 “보낸 사람 주소에 특정 단어 포함”을 선택한 다음, 하단 패널에서 밑줄이 그어진 “특정 단어”를 클릭합니다.
알림을 받을 도메인을 입력하고 “추가”를 클릭합니다. (필요에 따라 여러 도메인을 추가할 수 있습니다.) 그 후 “확인”을 클릭합니다.
“특정 단어” 필드에 설정한 도메인이 표시됩니다. “다음”을 클릭합니다.
알림 설정을 선택합니다. 소리를 재생할지, 경고를 표시할지 또는 둘 다를 선택할 수 있습니다. 소리 재생을 선택한 경우, “소리”를 클릭하여 원하는 사운드를 선택합니다. 완료되면 “마침”을 클릭합니다.
생성된 규칙은 “규칙 및 알림” 목록에 표시됩니다. “적용”을 클릭하여 규칙을 활성화합니다.
이제부터 해당 도메인에서 오는 이메일에 대해 선택한 알림을 받게 됩니다.