사무용 문서 작업 시, 워드(Word), 엑셀(Excel) 스프레드시트 또는 파워포인트(PowerPoint) 프레젠테이션에 메모를 추가할 때, 오피스 365(Office 365)에서는 대다수 채팅 애플리케이션과 유사하게 “@” 기호를 사용하여 특정 사용자를 지칭할 수 있습니다. 오피스 365에서 이러한 멘션 기능의 활용법과 효과적인 사용법을 상세히 알아보겠습니다.
멘션 기능은 협업 환경에서 빛을 발합니다. 개인 오피스 365(O365) 구독 사용자도 활용할 수 있지만, 다수가 이 기능을 충분히 활용하려면 구독에 다른 사용자를 추가해야 합니다. 즉, 오피스 365 라이선스를 가진 조직 내에서 멘션 기능이 더욱 유용하게 쓰일 수 있습니다.
워드, 엑셀, 파워포인트를 채팅 앱처럼 사용하는 것은 아니지만, 검토 중인 파일을 그대로 두고 특정 작성자에게 메시지를 전달하고 싶은 경우가 있을 겁니다. 이전에는 파일 접근 권한이 있는 다른 사람이 댓글을 읽도록 오피스 파일에 주석을 추가하는 방식이 사용되었으나, 이는 해당 사용자가 파일을 열어 주석을 확인해야 하는 번거로움이 있었습니다. 멘션 기능을 활용하면 특정 사용자에게 직접 메시지를 전달할 수 있습니다.
메시지는 질문(“산드라, 이 수치가 정확한지 확인해 줄 수 있나요?”), 편집 요청(“존, 이 섹션이 너무 길어요. 줄여주세요.”), 혹은 단순한 의견(“장, 이 슬라이드 정말 마음에 들어요. 효과적이네요.”) 등 다양한 형태일 수 있습니다. 어떤 내용이든, 멘션은 댓글 링크를 포함한 이메일 알림을 자동으로 해당 사용자에게 보냅니다. 따라서, “혹시나” 누군가 파일을 열 때까지 기다릴 필요 없이 바로 댓글을 전달할 수 있습니다!
워드(Word)를 예시로 설명하지만, 엑셀(Excel)과 파워포인트(PowerPoint)에서도 과정은 동일합니다.
댓글을 추가하고 싶은 텍스트를 선택한 후, 삽입 탭에서 “새 댓글”을 클릭하거나, 강조 표시된 텍스트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 나타나는 컨텍스트 메뉴에서 “새 댓글”을 선택합니다.
표시되는 댓글 상자에 “@” 기호를 입력한 뒤, 멘션하고 싶은 사용자의 이름을 입력합니다. 이후 메시지를 작성하고 “게시” 버튼을 클릭합니다.
이제 멘션이 완료되었습니다.
멘션된 사용자는 댓글 내용, 댓글이 추가된 텍스트, 그리고 문서 내 해당 댓글로 바로 이동하는 버튼을 포함한 이메일 알림을 받게 됩니다.
멘션 기능은 마이크로소프트의 모바일 앱, 웹 앱은 물론 워드, 엑셀, 파워포인트 데스크톱 클라이언트에서도 동일하게 작동합니다.
이메일 알림에는 댓글 스레드, 주변 문서 내용이 함께 표시되며, 이메일에서 바로 댓글에 답장할 수 있는 기능도 제공됩니다.
이 추가 기능은 워드, 엑셀, 파워포인트 모바일 앱과 웹 앱, 그리고 엑셀 클라이언트(윈도우 버전 1911 이상, 맥 버전 16.31 이상)에서 이용할 수 있습니다. 워드 및 파워포인트 클라이언트 앱의 이메일 알림 기능은 2020년에 업데이트되었습니다.