엑셀에서는 데이터를 알파벳 순서나 숫자 순서로 정리하는 “오름차순 정렬(A to Z)” 및 “내림차순 정렬(Z to A)” 기능이 제공됩니다. 또한, 다양한 기준을 적용하여 정렬할 수 있는 “사용자 지정 정렬” 기능도 활용할 수 있습니다. 이러한 기능들을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
정렬 기능 예시
이 예시에서는 주기율표에서 9가지 원소를 선택하여, “오름차순 정렬” 및 “사용자 지정 정렬” 기능을 활용하여 데이터의 순서를 조정해보겠습니다. 데이터는 각 셀의 내용을 기준으로 정렬됩니다.
“정렬 및 필터” 메뉴는 엑셀 “홈” 탭의 가장 오른쪽에 위치하고 있습니다.
드롭다운 메뉴에는 다양한 기능이 있지만, 여기서는 상위 세 가지 기능을 중점적으로 다루겠습니다.
다음은 주기율표에서 발췌한 샘플 데이터입니다. 각 “원소”는 “기호” 및 “원자 번호”와 같은 고유한 정보를 가지고 있습니다. 더 나아가, 각 원소는 “표준 온도 및 압력(STP)에서의 상태”(고체, 액체, 기체) 및 주기율표 내 “원소 분류”와 같은 추가적인 특성으로 분류할 수 있습니다.
먼저 간단하게, “원자 번호” 열을 기준으로 데이터를 정렬해 보겠습니다. 정렬할 열을 선택합니다. 데이터에 머리글 행이 있는 경우, 머리글 행을 포함하여 선택할 수 있습니다.
이제 “정렬 및 필터” 드롭다운 메뉴에서 첫 번째 또는 두 번째 옵션 중 하나를 선택합니다. 여기서는 “오름차순 정렬” 기능을 사용하여 숫자가 가장 작은 값에서 가장 큰 값 순서로 정렬합니다.
엑셀에서 사용자가 선택한 데이터 외에 다른 열도 정렬에 포함해야 한다고 판단할 경우, “정렬 경고” 메시지 상자가 나타납니다. 먼저 “현재 선택 영역으로 정렬 계속” 옵션의 결과를 확인해보겠습니다. 해당 옵션을 선택하고 “정렬” 버튼을 클릭합니다.
“원자 번호” 열은 가장 작은 값부터 큰 값 순서로 정렬되었지만, 다른 열의 해당 정보는 변경되지 않은 것을 알 수 있습니다. 모든 열을 연관하여 정렬해야 하는 경우, 이는 문제가 될 수 있습니다. 따라서 계속 진행하기 전에 몇몇 행을 살펴보고 데이터가 논리적으로 배열되었는지 확인해야 합니다. 이 경우, 원자 번호가 가장 작은 수소 원소가 납의 원자 번호를 갖는 것으로 표시되어 있으므로 다른 열이 정렬되지 않았다는 것을 명확히 알 수 있습니다.
이제 다른 옵션을 시도하여 어떻게 작동하는지 살펴보겠습니다. “선택 영역 확장” 옵션을 선택한 다음 “정렬” 버튼을 클릭합니다.
이제 “원자 번호” 열의 데이터가 정렬되고, 해당 행의 다른 데이터도 함께 정렬되어 따라오는 것을 확인할 수 있습니다. (또한, 모든 데이터를 선택하면 엑셀에서 “정렬 경고” 메시지 상자가 나타나지 않습니다.)
다음으로, “사용자 지정 정렬” 기능을 사용하여 한 번에 여러 열을 기준으로 데이터를 정렬하는 방법을 살펴보겠습니다.
모든 데이터를 선택하고, 데이터에 머리글 행이 있다면 머리글 행을 포함하여 선택합니다.
이제 “정렬 및 필터” 드롭다운 메뉴에서 “사용자 지정 정렬” 명령을 선택합니다.
정렬 창이 나타납니다.
먼저 “STP에서의 상태” 열을 기준으로 데이터를 정렬하여 기체가 고체보다 목록에서 먼저 나타나도록 설정합니다. “STP에서의 상태” 열을 선택합니다.
이제 “수준 추가” 버튼을 클릭합니다.
새로운 수준이 나타납니다. 수준은 “다음 기준”으로 표시됩니다. 이는 두 번째로 정렬할 열을 지정하는 것을 의미합니다. 두 번째 수준으로 “원소 분류”를 선택하여 기체가 분류되고, 비활성 기체가 반응성 기체보다 목록에서 먼저 표시되도록 합니다. “원소 분류” 열을 선택합니다.
추가적인 옵션들이 있습니다. “정렬 기준” 드롭다운 옵션을 살펴보겠습니다. 다양한 옵션이 있지만, “셀 값” 옵션을 선택하겠습니다.
“수준 추가” 버튼을 다시 클릭하여 다른 수준을 추가합니다.
“원소” 열을 선택합니다. 이는 각 “원소 분류” 내에서 “원소” 값이 알파벳 순서로 정렬되어, 비활성 기체인 아르곤이 다른 비활성 기체인 네온보다 먼저 나타나도록 합니다.
“정렬 순서” 드롭다운 메뉴를 살펴보겠습니다. 몇 가지 옵션이 있지만, 이 예시에서는 기본값인 “오름차순(A-Z)”을 선택합니다.
정렬 창에 들어갈 수 있는 만큼의 수준을 추가할 수 있습니다. 설정이 완료되면 “확인” 버튼을 클릭합니다.
데이터가 성공적으로 정렬되었습니다. 정렬 순서는 먼저 “STP에서의 상태”, 다음으로 “원소 분류”, 마지막으로 “원소” 순입니다. “STP에서의 상태” 열은 알파벳 순서로 정렬되어 있으며, 각 “STP에서의 상태” 유형 내에서 “원소 분류” 값들이 알파벳 순서로 정렬되어 있는 것을 확인할 수 있습니다. 마지막으로, “원소” 값들은 각 “원소 분류” 유형 내에서 알파벳 순서로 정렬됩니다.
주의: 데이터를 정렬할 때 필요한 모든 열을 선택해야 합니다. 엑셀에서는 “사용자 지정 정렬” 기능을 사용할 때 열을 누락할 수 있다는 경고를 표시하지 않습니다.