다수의 일정을 여러 캘린더에 분산하여 관리하면 약속이 중복되거나 혼선을 빚어 불편을 초래할 수 있습니다. 하지만 구글 캘린더에 아웃룩 캘린더를 통합하면 체계적이고 효율적인 일정 관리가 가능해집니다.
이 과정을 진행하려면 아웃룩과 구글 캘린더가 필요하며, 별도의 플러그인, 추가 기능, 확장 프로그램 또는 타사 도구는 필요하지 않습니다.
마이크로소프트와 구글은 모두 iCalendar의 약자인 iCal 형식을 지원합니다. 이는 1990년대 후반부터 사용된 개방형 표준으로, 사용자 간 또는 사용자와 컴퓨터 간에 일정 정보를 교환하는 데 활용됩니다. 즉, 올바른 링크만 있다면 iCal을 통해 일정을 구독할 수 있으며, 그 방법은 다음과 같습니다.
아웃룩 일정 공유하기
구글 캘린더에 아웃룩 일정을 표시하려면 먼저 아웃룩에서 해당 일정의 링크를 가져와야 합니다. 과거에는 아웃룩 클라이언트에서 일정을 공유할 수 있었지만, Office 365 도입 후에는 웹 앱을 통해 조직 외부의 사용자와 일정을 공유하는 방법만 제공됩니다.
Office 365 계정에 로그인하고, 앱 시작 관리자(왼쪽 상단 모서리의 9개 점 아이콘)에서 Outlook 아이콘을 클릭하여 아웃룩으로 이동합니다.
설정 메뉴에서 ‘모든 Outlook 설정 보기’를 클릭합니다.
캘린더 설정에서 ‘공유 캘린더’ 옵션을 선택합니다.
‘캘린더 게시’ 섹션에서 공유할 캘린더를 선택합니다. (기본적으로 ‘캘린더’로 표시됩니다.) 두 번째 드롭다운 메뉴에서 ‘모든 세부 정보 보기 가능’을 선택한 후 ‘게시’ 버튼을 클릭합니다.
게시하면 HTML 링크와 ICS 링크 두 가지가 생성됩니다. HTML 링크는 웹 브라우저에서 캘린더를 볼 수 있게 해주며, ICS 링크는 캘린더 프로그램으로 가져올 수 있는 링크입니다.
ICS 링크를 클릭하면 메뉴가 나타납니다. ‘링크 복사’를 선택하여 클립보드에 링크를 복사합니다.
구글 캘린더에 아웃룩 캘린더 추가하기
구글 캘린더를 열고 ‘다른 캘린더’ 옆의 ‘+’ 기호를 클릭합니다.
표시되는 메뉴에서 ‘URL에서’를 선택합니다.
복사한 ICS 링크를 붙여넣고 ‘캘린더 추가’ 버튼을 클릭합니다.
설정을 종료하고 캘린더가 정상적으로 추가되었는지 확인합니다.
이제 아웃룩 일정은 구독을 유지하는 한 자동으로 구글 캘린더와 동기화됩니다. 아웃룩 일정 변경 사항이 구글 캘린더에 반영되는 데에는 약간의 시간차가 발생할 수 있지만, (구글에서 새 정보를 확인하는 시점에 따라 거의 즉시 반영될 수도 있음) 비교적 빠르게 반영될 것입니다.
캘린더 모양 및 설정 사용자 정의
캘린더가 성공적으로 동기화되었지만, 좀 더 편리하게 사용하기 위해 기본 표시 이름인 ‘캘린더’를 다른 이름으로 변경할 수 있습니다.
먼저 캘린더 이름 위에 마우스를 가져간 다음, 옆에 나타나는 세 개의 점을 클릭하고 ‘설정’을 선택합니다.
페이지 상단의 ‘이름’ 입력 상자에 원하는 캘린더 이름을 입력합니다. 그런 다음 왼쪽 상단의 뒤로 가기 화살표를 클릭하여 설정을 종료합니다.
이제 캘린더 목록에 새 이름이 표시됩니다.
구글 캘린더에서 아웃룩 일정 제거하기
캘린더 이름 위에 마우스를 올리면 ‘X’ 표시가 나타납니다. 이 ‘X’를 클릭하면 캘린더 구독이 취소됩니다. 다시 구독하려면 위 단계를 반복하고 ICS URL을 다시 입력해야 합니다.
