Google 스프레드시트에서 협업 작업을 진행할 때, 예기치 않은 데이터 입력이나 수식 오류를 야기하는 경우가 종종 발생합니다. 이러한 문제를 방지하고 모든 사용자가 일관된 데이터를 입력하도록 유도하는 효과적인 방법 중 하나가 바로 드롭다운 유효성 검사 목록을 활용하는 것입니다.
드롭다운 목록 생성 과정
드롭다운 목록은 사용자가 폼, 애플리케이션 또는 스프레드시트에 입력하는 데이터의 정확성을 확보하는 데 매우 유용합니다. 또한, 미리 정의된 선택지 목록을 제공하여 데이터 입력 속도를 향상시키는 데에도 효과적입니다.
먼저, Google 스프레드시트 파일을 열고 드롭다운 목록을 적용할 셀을 선택합니다.
그 다음, 상단 메뉴에서 “데이터”를 클릭하고 “데이터 유효성 검사”를 선택합니다.
“기준” 드롭다운 메뉴에서 “범위의 목록” 또는 “항목 목록” 중 하나를 선택합니다.
범위의 목록: 현재 시트 또는 다른 시트에 있는 셀들의 값으로 목록을 구성합니다. 예를 들어, Sheet2 시트의 B1부터 B9 셀에 있는 값을 사용하려면 “Sheet2!B1:B9″를 입력하거나 직접 해당 셀 범위를 선택하여 드롭다운 목록을 설정할 수 있습니다.
항목 목록: 텍스트 또는 숫자 형식의 미리 정해진 데이터 항목 목록을 직접 입력합니다. 각 항목은 쉼표로 구분하며, 공백은 포함하지 않습니다. 이 옵션에서는 다른 셀에서 직접 데이터를 가져올 수 없습니다.
여기서는 “항목 목록” 옵션을 선택하고 몇 가지 숫자 옵션을 예시로 입력해 보겠습니다.
드롭다운 목록에 표시할 데이터를 입력한 후, “셀에 드롭다운 목록 표시” 옵션이 활성화되어 있는지 확인해야 합니다. 이 옵션을 활성화하지 않으면 선택한 셀에 드롭다운 화살표가 나타나지 않습니다.
또한, 목록에 없는 값을 입력하는 경우 어떻게 처리할지를 선택할 수 있습니다. “경고 표시” 옵션은 잘못된 데이터를 입력할 수 있도록 허용하지만, 경고 메시지를 표시합니다. “입력 거부” 옵션은 목록에 없는 값의 입력을 원천적으로 차단합니다.
마지막으로, “확인 도움말 텍스트 표시” 옵션을 활용하여 사용자에게 선택 가능한 항목에 대한 추가 설명을 제공할 수 있습니다. 해당 옵션을 선택하고 원하는 지침 텍스트를 입력합니다.
모든 설정이 완료되면 “저장” 버튼을 클릭합니다.
드롭다운 목록 사용법
드롭다운 목록이 설정된 셀을 클릭하면, 해당 셀 오른쪽에 드롭다운 화살표가 나타납니다. 사용자는 이 화살표를 클릭하여 제공된 목록에서 값을 선택할 수 있습니다.
“확인 도움말 텍스트 표시” 옵션을 선택한 경우, 검증된 셀을 선택할 때마다 해당 설명 텍스트가 나타납니다.
목록에 없는 값을 입력하려고 할 때, “경고 표시” 옵션을 활성화한 경우 잘못된 데이터가 셀에 표시됩니다.
이 경우, 셀 위에 마우스를 가져가면 오류 이유를 확인할 수 있습니다.
반면에 “입력 거부” 옵션을 선택한 경우, 목록에 없는 항목을 입력하려고 하면 다음과 같은 경고 메시지가 표시됩니다.
드롭다운 목록의 항목을 변경하거나 제거해야 할 경우, “데이터” > “데이터 유효성 검사”로 돌아가서 해당 목록을 편집할 수 있습니다. 목록을 완전히 제거하려면 하단의 “유효성 검사 삭제” 버튼을 클릭하면 됩니다.
