반복적인 문서 작업을 효율적으로 처리하고 싶다면, 템플릿을 활용하는 것이 매우 효과적인 방법입니다. Google 문서에서 사용자 맞춤 템플릿을 제작하는 과정을 자세히 살펴보겠습니다.
Google 문서에서는 다양한 기본 템플릿을 제공하지만, 모든 사용자의 특정 요구를 완벽하게 충족하기는 어렵습니다. 따라서 자신만의 템플릿을 만들어 반복해서 사용하는 것이 효율적입니다. 다음은 개인화된 템플릿을 만드는 방법을 단계별로 안내합니다.
먼저 웹 브라우저를 열고 Google 문서 홈페이지로 이동합니다. 기존 문서, 새 빈 문서, 또는 Google에서 제공하는 템플릿 중 하나를 선택하여 시작할 수 있습니다.
문서의 기본적인 틀이 완성되면, 파일 이름을 “템플릿”이라는 단어가 포함되도록 변경합니다. 이는 템플릿 파일을 다른 문서와 구별하기 위함입니다. 파일 이름을 클릭하여 수정하고, 완료되면 “Enter” 키를 누릅니다.
그 다음, 파일 이름 옆의 폴더 아이콘을 클릭하여 새로운 폴더를 생성합니다. 이 폴더는 앞으로 사용할 모든 템플릿을 저장하는 장소가 될 것입니다.
새로운 폴더 이름을 지정하고 확인 표시를 클릭하여 폴더를 생성합니다.
폴더가 생성되면 “여기로 이동”을 클릭하여 템플릿 파일을 해당 폴더로 이동합니다. 이렇게 함으로써 템플릿을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
이 폴더는 앞으로 만들 모든 템플릿의 보관 장소가 될 뿐 아니라, Google 드라이브 내에서 파일을 깔끔하게 정리하고 팀 구성원들이 쉽게 접근할 수 있도록 돕습니다.
템플릿을 사용하려면 Google 드라이브에서 해당 폴더에 접근해야 합니다. Google 드라이브로 이동하여 템플릿을 저장한 폴더를 찾아 더블 클릭합니다.
템플릿은 여러 번 사용해야 하므로, 원본 파일에 내용을 직접 입력하는 대신 사본을 만들어야 합니다. 템플릿 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “사본 만들기”를 선택하여 복제합니다.
템플릿의 복사본은 “사본” 접두어가 붙은 채로 현재 폴더에 저장됩니다. 필요에 따라 복사본을 열거나 이름을 변경하거나 다른 폴더로 이동할 수 있습니다.
만약 문서를 열었거나 다른 사람이 템플릿 파일을 공유한 경우에는, “파일 > 사본 만들기”를 클릭하여 템플릿을 드라이브에 복제할 수 있습니다.
파일 이름을 지정하고, 저장 위치를 선택한 후 “확인”을 클릭하여 템플릿의 사본을 저장합니다.
이것으로 템플릿 제작 과정이 완료되었습니다. 다른 사람과 템플릿을 공유하고 싶다면 “사본 만들기” 링크를 이메일로 보내거나, 파일 공유 기능을 통해 링크를 직접 공유할 수 있습니다.
만약 유료 G Suite 계정을 사용하고 있다면, 조직 내에서 맞춤 템플릿을 공유할 수 있는 사용자 정의 템플릿 갤러리를 활용할 수 있습니다. 하지만 무료 계정을 사용하는 경우에도 위에서 설명한 방법으로 템플릿을 공유하여 편리하게 사용할 수 있습니다.