Google 문서 도구의 자동 대체 기능은 문서 작업 시 반복적으로 사용되는 단어나 구절을 빠르게 입력할 수 있도록 도와주는 유용한 도구입니다. 이 기능을 통해 시간과 노력을 절약하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
먼저 웹 브라우저를 열고 Google 문서에 접속하여 새로운 문서를 만들거나 기존 문서를 엽니다.
상단 메뉴에서 ‘도구’를 클릭한 다음 ‘기본 설정’을 선택합니다.
‘기본 설정’ 창이 나타나면 ‘자동 대체’ 옆의 확인란이 선택되어 있는지 확인하고, 그 아래의 텍스트 입력란에는 아무것도 입력하지 않습니다.
자동 대체 기능은 하이픈, 엔 대시, em 대시 등을 자동으로 생성하는 기능과 유사합니다.
자동 대체 설정을 위해 두 개의 텍스트 입력 상자가 나타납니다. 왼쪽 상자에는 대체될 단어나 구절을, 오른쪽 상자에는 대체할 내용을 입력합니다. 예를 들어, ’email’이라고 입력한 뒤 공백을 누르면 해당 단어가 미리 설정해둔 이메일 주소로 자동으로 바뀌도록 설정할 수 있습니다.
또한 자동 대체 기능을 맞춤법 검사기의 자동 수정 기능처럼 활용하여 자주 틀리는 단어를 자동으로 교정할 수도 있습니다. ‘바꾸기’ 입력란에는 오타를 입력하고, ‘포함’ 입력란에는 올바른 철자를 입력하는 방식입니다.
자동 대체 기능 사용 시 주의할 점은 ‘바꾸기’ 입력란에는 공백 없이 단어 하나만 입력해야 한다는 것입니다. 공백이 포함된 단어나 구절을 입력하면 목록에는 추가되지만 자동 대체 기능은 작동하지 않습니다. 반면, ‘포함’ 입력란에는 공백이 포함된 여러 단어를 입력할 수 있습니다.
만약 문서에서 특정 문장이나 단락을 반복적으로 사용해야 한다면, 이 자동 대체 기능을 이용하여 텍스트 바로 가기를 만들면 키보드 입력 횟수를 줄이고 작업 효율을 높일 수 있습니다.
텍스트 바로 가기를 만들 때, 자주 사용하는 단어가 키워드와 겹치지 않도록 대괄호, 중괄호, 콜론, 느낌표 등의 특수 문자와 함께 입력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원치 않는 자동 대체가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.
추가한 자동 대체 항목을 비활성화하려면 ‘바꾸기’ 입력란 옆의 확인란을 해제하면 됩니다. 삭제하고 싶다면, ‘포함’ 입력란 오른쪽에 있는 작은 ‘X’ 버튼을 클릭하면 됩니다.
모든 자동 대체 설정을 완료한 후에는 ‘확인’ 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장하고 문서로 돌아갑니다.
이제 문서 작업 시 설정해둔 바로 가기를 편리하게 활용할 수 있습니다. 추가적인 바로 가기가 필요하다면 ‘도구 > 기본 설정’ 메뉴로 돌아가 필요에 따라 자동 대체 항목을 추가하면 됩니다.