클라이언트나 협력업체와 파일을 공유할 때, Google 드라이브를 활용하면 다운로드 없이도 문서 접근이 가능합니다. 특히, 일시적인 접근 권한만 부여하고 싶다면, 파일 공유 시 자동 만료일을 설정하는 것이 유용합니다. 이 기능 설정 방법을 알아보겠습니다.
참고: 이 기능을 사용하려면 문서 소유자가 유료 Google Workspace 계정을 가지고 있어야 합니다. 하지만 파일을 공유받는 사람은 유료 계정이 없어도 문서를 볼 수 있습니다.
Google 드라이브 파일에 만료일 설정 방법
먼저, Google 드라이브에 접속하여 Google Workspace 계정으로 로그인합니다. 공유하려는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후, 컨텍스트 메뉴에서 ‘공유’를 선택합니다.
파일을 공유할 사람들의 이메일 주소를 입력하고 ‘보내기’ 버튼을 클릭합니다. Gmail 계정으로 초대장을 보내면, 해당 사용자는 파일 접근 권한 목록에 자동으로 추가됩니다. 다른 유형의 주소로 공유하는 경우, 각 사용자는 파일 링크가 포함된 이메일을 받게 됩니다.
파일을 다시 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘공유’ 명령을 다시 선택합니다.
공유 옵션 창이 열리면, ‘고급’ 링크를 클릭합니다.
각 사용자의 연락처 정보 옆에 타이머 아이콘이 나타납니다. 만료일을 설정하려면 이 아이콘을 클릭합니다.
여기에서 ‘액세스 만료’ 드롭다운 메뉴를 사용하여 7일, 30일 중 하나를 선택하거나, 사용자 지정 만료일을 설정할 수 있습니다.
‘사용자 지정 날짜’ 옵션을 선택하면, 달력이 나타나 더욱 정확한 날짜를 선택할 수 있습니다.
다른 사람의 만료일을 설정하려면, 해당 사용자의 이름 옆에 있는 타이머를 클릭해야 합니다. 각 사용자별로 만료일을 설정해야 합니다.
마지막으로, ‘변경사항 저장’을 클릭하여 모든 사용자에 대한 편집을 완료합니다.
주의할 점이 있습니다. 기본 설정으로는 파일을 공유받은 사용자가 파일을 다운로드, 인쇄, 복사할 수 있으며, 그렇게 한 경우 설정된 만료일 이후에도 해당 복사본에 접근할 수 있습니다. 이를 방지하려면 보기 전용 권한을 설정한 후 ‘댓글 작성자 및 뷰어의 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 사용 중지’를 활성화해야 합니다. 하지만 이 경우 해당 사용자는 문서를 편집할 수 없게 됩니다.
하지만, 문서 보기나 댓글 작성 등의 일시적인 액세스 권한이 필요한 경우, 이 기능은 매우 효과적입니다.