대부분의 사람들은 늘 답장을 미루게 되는 이메일들이 쌓여 있는 것을 경험합니다. 하루에 처리할 수 있는 이메일 양은 한정적이기 때문입니다. 다행히도 Gmail은 이메일 작성을 효율적으로 도와주는 다양한 유용한 도구들을 제공합니다.
자동 완성 기능 활용
Gmail의 스마트 작성 기능은 이메일 작성 시 자동 완성 기능을 제공합니다. 이 기능은 사용자의 이메일 작성 패턴을 학습하여 문장을 완성하는 데 도움을 줍니다. 이를 통해 메시지 작성 시간을 단축하고 더 많은 이메일에 신속하게 응답할 수 있습니다. 입력 시 제안이 나타나며, 키보드 입력을 통해 제안을 수락하거나 무시할 수 있습니다.
스마트 작성 기능은 일반적인 문맥에서 특히 유용합니다. 예를 들어, 받는 사람 이름이 ‘수잔’인 경우, ‘안녕하세요, 수잔님’과 같은 문구를 자동으로 완성해 줄 수 있습니다.
스마트 작성 기능을 활성화하려면 Gmail 웹사이트에 접속하여 로그인한 후, 우측 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하세요. 다음으로 ‘모든 설정 보기’를 선택합니다.
‘일반’ 탭에서 ‘스마트 작성’ 섹션까지 아래로 스크롤한 다음, ‘작성 제안 사용’ 옆의 라디오 버튼을 클릭하여 활성화합니다.
스마트 작성 기능은 사용자의 개인적인 작성 스타일에 맞게 조정될 수도 있지만, 이 과정에서 Google이 더 많은 데이터를 수집하게 됩니다. 이를 원한다면 ‘스마트 작성 개인 맞춤 설정’ 섹션에서 ‘개인 맞춤 설정 사용’ 옆의 라디오 버튼을 선택하면 됩니다.
변경 사항을 적용하려면 페이지 하단의 ‘변경사항 저장’ 버튼을 클릭하십시오.
모바일 기기에서 Gmail 앱을 사용하는 경우, iPhone, iPad 또는 Android 기기에서 Gmail 앱을 실행합니다. 좌측 상단의 햄버거 메뉴를 탭하여 사이드바 메뉴를 엽니다.
목록 맨 아래로 스크롤하여 ‘설정’을 선택합니다.
이메일 주소를 탭한 후, 다음 화면에서 ‘스마트 작성’ 옵션 옆의 체크박스를 선택하여 활성화합니다.
이제 이메일 작성 시 Gmail에서 제공하는 자동 완성 제안이 흐릿한 회색으로 표시됩니다. 제안을 선택하려면 해당 제안을 오른쪽으로 스와이프하거나 Tab 키를 누르면 됩니다.
스마트 답장으로 빠른 응답하기
많은 이메일 응답은 몇 마디의 간단한 문장으로 충분할 때가 많습니다. 예를 들어 ‘좋습니다’로 간단히 확인하거나 ‘정말 감사합니다’와 같은 짧은 메시지를 보내는 경우가 많습니다. Gmail의 스마트 답장 기능을 활용하면 이처럼 짧은 문구를 입력하는 시간을 절약할 수 있습니다.
수신한 이메일의 내용을 분석하여 Gmail은 세 가지의 미리 준비된 답변을 제안합니다. 예를 들어, 누군가 저녁 식사에 초대하는 이메일을 보냈다면 Gmail은 ‘참석하겠습니다’, ‘죄송합니다, 참석할 수 없습니다’, 또는 ‘기다려주세요’와 같은 답변을 제시합니다. 이 중에서 하나를 선택하면 단어 입력 없이 즉시 답장할 수 있습니다.
컴퓨터에서 Gmail 웹사이트에 접속하여 스마트 답장 기능을 활성화하려면, 톱니바퀴 아이콘 > 모든 설정 보기 > 일반 메뉴를 순서대로 클릭합니다. ‘스마트 답장’ 섹션에서 ‘스마트 답장 사용’ 옆의 라디오 버튼을 클릭합니다.
모바일 Gmail 앱에서도 스마트 답장 기능을 활성화할 수 있습니다. iPhone, iPad 또는 Android 기기에서 앱을 실행하고, 햄버거 메뉴를 탭하여 사이드 메뉴를 엽니다. 설정 > [사용자 이메일 주소]를 선택하고, ‘스마트 답장’ 옆에 있는 체크박스를 탭하여 활성화합니다.
스마트 답장 기능을 활성화하면, Gmail은 수신된 모든 이메일 하단에 자동으로 생성된 세 가지 답장을 표시합니다.
템플릿을 활용하여 자주 사용하는 텍스트 재사용하기
많은 사용자들이 매주 반복되는 프로젝트 업데이트나 결제 알림과 같이, 주기적으로 보내는 이메일을 작성합니다. Gmail에서는 이러한 이메일을 템플릿으로 저장하여, 매번 다시 입력하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
템플릿 생성 및 활용 기능은 Gmail 웹사이트에서만 제공됩니다. 먼저 설정 메뉴에서 이 기능을 활성화해야 합니다. 우측 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후, 모든 설정 보기 > 고급을 선택합니다. ‘템플릿’ 섹션에서 ‘사용’ 옆의 라디오 버튼을 클릭하여 기능을 활성화합니다.
새로운 템플릿을 저장하려면 받은 편지함으로 돌아가서 좌측의 더하기(+) 기호를 클릭하여 새 이메일을 작성합니다. 반복적으로 사용되는 텍스트와 제목을 입력합니다. 매번 다른 사람에게 이메일을 보내야 하는 경우에는 ‘받는 사람’ 필드를 비워 두십시오.
작성이 완료되면 우측 하단의 세 개의 점을 클릭합니다. 템플릿 > 템플릿으로 초안 저장 > ‘새 템플릿으로 저장’을 선택합니다. 템플릿 이름을 입력한 후 ‘저장’을 클릭합니다.
다음에 반복적인 이메일을 보내야 할 때, 더하기(+) 기호를 클릭하여 새 이메일을 작성한 후, 하단의 세 개의 점을 클릭하고 ‘템플릿’ 메뉴에 마우스를 올려 생성해 둔 템플릿을 선택하면 됩니다.
이메일 서명 만들기
모든 이메일 끝에 이름을 직접 입력하는 대신, 이메일 서명 기능을 활용하면 매일 시간을 절약할 수 있습니다. Gmail에서는 모든 이메일 하단에 자동으로 추가되는 서명을 생성할 수 있습니다.
Gmail 웹사이트에 로그인한 후, 톱니바퀴 아이콘을 클릭합니다. 그리고 모든 설정 보기 > 일반 메뉴를 선택합니다. ‘서명’ 섹션에서 ‘새로 만들기’를 클릭합니다.
서명 이름을 지정한 후 ‘만들기’를 선택합니다. 새 이메일과 답장에 대해 서로 다른 서명을 지정할 수도 있습니다. 텍스트 상자에 서명 내용을 입력하고, 서식 도구를 사용하여 서명을 사용자 정의할 수 있습니다.
텍스트 상자 아래에는 ‘새 이메일에 사용’ 및 ‘회신/전달에 사용’ 드롭다운 메뉴가 나타납니다. 각각 사용할 서명을 선택한 후 ‘변경사항 저장’을 클릭합니다.
이제부터 모든 이메일 하단에 설정한 서명이 자동으로 추가됩니다.