엑셀 스프레드시트를 PDF 파일로 저장하는 과정은 때때로 복잡하게 느껴질 수 있으며, 결과물이 기대와 다르게 나타나는 경우가 종종 있습니다. 깔끔하고 읽기 쉬운 PDF 파일을 만들기 위한 방법을 안내해 드립니다.
엑셀 파일을 PDF로 변환하기
엑셀 문서를 스프레드시트 형태가 아닌 PDF 파일로 저장해야 할 때가 있습니다. 예를 들어, 큰 시트의 특정 부분만 공유하거나, 문서 편집을 방지하고 싶을 때 PDF 형식이 유용합니다. 하지만 엑셀 파일을 PDF로 변환하는 과정은 다소 까다로울 수 있습니다.
우리는 엑셀 스프레드시트를 문서처럼 생각하지 않기 쉽습니다. 하지만 엑셀 파일을 PDF 문서로 변환하여 읽거나 인쇄, 배포할 때 몇 가지 사항에 주의해야 합니다. 다른 페이지에 내용이 잘리거나 너무 작아서 읽기 어려운 셀 크기가 없어야 파일을 원활하게 읽고 이해할 수 있습니다.
다음은 스프레드시트를 보기 좋고 인쇄하기 편리한 PDF 문서로 만드는 방법입니다.
페이지 설정 조정하기
Office 2008 이상 버전을 사용하고 있다면 페이지 레이아웃 탭으로 이동하십시오. 여기서 페이지 설정 섹션에서 다양한 옵션을 찾을 수 있습니다. 주요 옵션은 다음과 같습니다.
여백: 문서 가장자리와 셀 사이의 간격 조정
방향: PDF 파일의 방향 설정 (가로 또는 세로)
크기: 완성된 문서의 페이지 크기 설정
이러한 설정들은 Word 문서에서와 거의 동일하게 작동합니다. 최종 PDF의 레이아웃에 맞게 조정하면 됩니다. 일반적으로 엑셀 스프레드시트는 세로 방향보다는 가로 방향으로 설정했을 때 더 읽기 쉽습니다. 세로로 저장하면 열이 인쇄 영역을 벗어나 문서를 읽고 이해하기 어려울 수 있습니다.
또한, 최종 레이아웃에 머리글과 바닥글을 추가할 수 있습니다. 페이지 설정 섹션의 오른쪽 하단 모서리에 있는 화살표를 클릭한 다음, 머리글/바닥글 탭을 선택하십시오. Office에서 제공하는 옵션 중 하나를 선택하거나 “사용자 지정” 기능을 이용하여 직접 만들 수도 있습니다.
인쇄물의 배경을 변경하는 것도 가능합니다. 페이지 설정에서 ‘배경’ 버튼을 클릭하고, 컴퓨터나 클라우드에서 이미지를 선택하면 시트 전체에 배경 이미지가 바둑판식으로 나타납니다.
인쇄 영역 및 맞춤 설정
다음 단계는 PDF로 변환할 영역과 각 페이지에 표시할 행과 열의 개수를 정하는 것입니다.
먼저, 원하는 셀 영역을 마우스로 드래그하여 선택합니다. 그 후, 페이지 설정 > 인쇄 영역 > 인쇄 영역 설정으로 이동합니다. 선택된 영역 주위에 얇은 회색 선이 나타나며, PDF를 만들 때 이 영역 밖의 내용은 포함되지 않습니다. 셀 범위를 직접 입력하려면, 왼쪽 하단 모서리의 화살표를 클릭하고 ‘시트’ > ‘인쇄 영역’으로 이동하여 직접 입력할 수 있습니다.
Microsoft Word와 마찬가지로 페이지 나누기를 추가하여 테이블을 분할할 수도 있습니다. 페이지 나누기는 가로 또는 세로 방향으로 삽입할 수 있습니다. 페이지 나누기를 추가하려는 셀을 선택하고 리본 메뉴에서 ‘페이지 레이아웃’ 탭 > ‘페이지 설정’ > ‘페이지 나누기’ > ‘페이지 나누기 삽입’을 선택합니다. 이렇게 하면 현재 셀의 위쪽과 왼쪽에 페이지 나누기가 추가됩니다.
‘맞춤’ 옵션 설정도 중요합니다. 페이지 설정 오른쪽에 ‘너비’, ‘높이’, ‘배율’ 세 가지 옵션이 있습니다. ‘너비’와 ‘높이’ 옵션을 사용하면 테이블의 행이나 열이 표시될 페이지 수를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 행은 많지만 열은 적은 경우 ‘너비’를 1페이지로 설정하는 것이 좋습니다. 반면에 ‘배율’은 전체 인쇄 영역의 크기를 조정합니다.
시트 옵션 상세 설정
마지막으로 살펴볼 메뉴는 ‘시트 옵션’입니다. 여기서는 최종적으로 인쇄될 시트의 모양에 영향을 주는 다양한 설정을 조정할 수 있습니다. 전체 시트 옵션에 액세스하려면 시트 옵션 섹션의 왼쪽 하단 모서리에 있는 화살표를 클릭하세요.
다음은 시트 옵션 메뉴에서 수행할 수 있는 다양한 설정들입니다.
제목 인쇄: 시트의 특정 행과 열을 고정하여 머리글과 레이블이 모든 페이지에 나타나도록 설정합니다.
눈금선: 셀 사이에 표시되는 선인 눈금선 표시 여부를 설정합니다.
머리글: 엑셀 스프레드시트의 가로축(A, B, C) 및 세로축(1, 2, 3) 레이블 표시 여부를 설정합니다.
주석, 참고 및 오류: 최종 문서에 주석, 참고, 오류 경고를 포함할지 여부를 설정합니다.
인쇄 순서: 문서를 아래쪽으로 먼저 인쇄할지, 오른쪽으로 먼저 인쇄할지를 설정합니다.
이 메뉴에서 인쇄 미리보기 화면으로 이동하여 최종 문서를 미리 확인할 수 있습니다. 단축키 Ctrl+P를 사용하여 바로 이동할 수도 있습니다.
PDF로 저장하거나 인쇄하기
문서 형식이 올바르게 지정되고 모든 설정이 완료되었다면, 이제 PDF 파일을 만들 수 있습니다. 방법은 두 가지입니다.
엑셀에서 파일을 PDF로 저장하려면 ‘다른 이름으로 저장’ 대화 상자를 열고 ‘파일 형식’ 드롭다운 메뉴에서 PDF를 선택합니다. 또는 ‘내보내기’ > ‘XPS/PDF로 내보내기’로 이동할 수도 있습니다. 여기서 문서의 최종 품질과 파일 크기를 결정하는 ‘표준’ 또는 ‘최소’ 중 하나를 선택할 수 있습니다. 추가적으로 ‘옵션’을 클릭하여 저장할 영역을 선택할 수 있습니다.
선택: 현재 선택된 셀
활성 시트: 현재 작업 중인 시트
전체 통합 문서: 현재 파일의 모든 시트
테이블: Microsoft Excel을 통해 생성된 테이블
또한, 설정해둔 인쇄 영역을 무시하도록 설정할 수도 있습니다.
파일을 PDF로 인쇄할 수도 있습니다. Microsoft에는 ‘Microsoft Print to PDF’라는 기본 PDF 프린터가 내장되어 있습니다. 프린터 드롭다운 메뉴에서 이를 선택할 수 있습니다. Adobe PDF, Foxit 또는 PDF Xchange와 같은 다른 PDF 드라이브가 설치되어 있다면 그 중 하나를 선택해도 됩니다. ‘인쇄’를 클릭하기 전에 인쇄 미리보기를 통해 모든 설정이 올바른지 다시 한번 확인하세요.
