프리랜서로 다양한 회사와 협업하거나, 사업체에서 고객 신용 한도를 늘리고자 할 때, 송장은 필수적인 서류입니다. 엑셀을 활용하여 맞춤형 송장을 제작하는 것은 그리 어렵지 않으며, 이를 통해 신속하게 대금을 청구하고 받을 수 있습니다.
송장 템플릿 활용법
엑셀에서 간편하게 송장을 만드는 것은 상당히 간단합니다. 몇 개의 표를 만들고, 몇 가지 규칙을 설정한 후, 필요한 정보를 추가하면 됩니다. 혹은, 다양한 웹사이트에서 제공하는 무료 송장 템플릿을 이용할 수도 있습니다. 이러한 템플릿은 실제 회계 전문가들이 제작했으며, 직접 송장을 만들 때 참고 자료로 활용하거나 다운로드하여 사용할 수 있습니다.
엑셀 자체적으로도 다양한 송장 템플릿을 제공합니다. 이 템플릿들을 이용하려면 엑셀을 실행하고 “파일” 탭을 선택하십시오.
“새로 만들기”를 선택하고, 검색창에 “송장”을 입력하십시오.
엔터 키를 누르면 다양한 송장 템플릿이 표시됩니다.
제공되는 템플릿을 둘러보고 원하는 디자인을 선택하십시오.
엑셀에서 직접 송장 만들기
엑셀을 사용하여 처음부터 송장을 만들려면 필요한 정보가 무엇인지 먼저 파악해야 합니다. 지불을 받는 데 필수적인 정보만을 포함하여 간결한 송장을 만들어 보겠습니다. 필수 정보는 다음과 같습니다.
판매자 정보
이름
주소
전화번호
구매자 정보
회사 이름
주소
송장 발행일
송장 번호
품목 설명 (판매된 상품 또는 서비스)
품목별 가격
총액
결제 방법
이제 시작해 보겠습니다.
우선, 빈 엑셀 시트를 엽니다. 작업하기 편하도록 눈금선을 제거합니다. “보기” 탭에서 “표시” 섹션의 “눈금선”을 해제하면 됩니다.
이제 열과 행의 크기를 조정하여 항목 설명과 같이 긴 정보를 입력할 공간을 확보합니다. 열 또는 행의 경계선을 클릭하여 드래그하면 크기를 조절할 수 있습니다.
기본적으로 행 높이는 20픽셀, 열 너비는 64픽셀로 설정되어 있습니다. 최적의 설정을 위해 다음과 같이 행과 열을 설정하는 것을 권장합니다.
행:
1행: 45픽셀
열:
A열: 385픽셀
B열: 175픽셀
C열: 125픽셀
1행에는 귀하의 이름과 “송장”이라는 단어가 표시됩니다. 이 정보가 받는 사람에게 즉시 눈에 띄도록 글꼴 크기를 키우고 추가 공간을 확보합니다.
A열에는 송장의 주요 정보가 포함됩니다. 여기에는 구매자와 판매자 정보, 품목 설명, 결제 방법 등이 포함됩니다. B열에는 각 항목의 날짜가 포함되며, C열에는 송장 번호, 발행일, 각 항목별 가격, 총액 등이 표시됩니다. 이 정보들은 비교적 짧은 텍스트로 구성되므로 많은 공간이 필요하지 않습니다.
이제 제안된 대로 행과 열을 조정하고 정보를 입력해 보겠습니다.
A열의 1행에 귀하의 이름을 입력하고, 글꼴 크기를 키우고 (약 18pt) 굵게 표시하여 눈에 띄게 합니다.
B열의 1행에 “Invoice”라고 입력하여 문서의 목적을 명확히 합니다. 28pt 크기의 대문자 글꼴을 권장하며, 원하는 경우 밝은 색상을 사용할 수 있습니다.
A열의 4, 5, 6행에 주소와 전화번호를 입력합니다.
B열의 4, 5행에 “DATE:”와 “INVOICE:”를 굵게 표시하여 오른쪽으로 정렬합니다. C열의 4, 5행에는 실제 날짜와 송장 번호를 입력합니다.
기본 정보의 마지막 부분으로, A열 8행에 “Bill To:”(굵게 표시)를 입력하고, 9, 10, 11행에 수신자 정보를 기재합니다.
이제 항목, 이행 날짜, 금액을 나열할 테이블을 만들어야 합니다. 아래에서 설정 방법을 확인할 수 있습니다.
먼저 14행의 A열과 B열을 병합합니다. 이 열들은 항목 (A열, 15-30행)과 이행 날짜 (B열, 15-30행)의 머리글 역할을 합니다. A열과 B열을 병합한 후 셀에 테두리를 지정합니다. “홈” 탭에서 “글꼴” 섹션으로 이동하여 테두리 아이콘을 클릭한 다음 원하는 테두리 종류를 선택하면 됩니다. 지금은 “모든 테두리”를 사용합니다.
C14 셀에도 동일한 작업을 수행합니다. 원하는 경우 셀에 음영을 추가할 수 있습니다. 여기서는 밝은 회색을 사용합니다. 셀을 채색하려면 셀을 선택하고 “홈” 탭의 “글꼴” 섹션에서 “채우기 색상” 아이콘 옆의 화살표를 선택하고 드롭다운 메뉴에서 색상을 선택합니다.
병합된 첫 번째 셀에 “DESCRIPTION”을 입력하고 가운데 정렬합니다. C14 셀에는 “AMOUNT”를 입력하고 가운데 정렬합니다. 두 텍스트 모두 굵게 표시합니다. 이렇게 하면 테이블 머리글이 완성됩니다.
모든 항목을 나열할 수 있도록 충분한 크기의 테이블을 만들어야 합니다. 이 예에서는 16개의 행을 사용하지만, 필요에 따라 추가하거나 줄일 수 있습니다.
테이블의 아래쪽으로 이동하여 행의 처음 두 셀에 아래 테두리를 추가합니다.
이제 C15-29 셀을 선택하여 좌우 테두리를 모두 지정합니다.
C30 셀을 선택하여 좌우 및 하단 테두리를 지정합니다. 테이블의 마지막으로 “총 합계” 부분을 추가합니다. C31 셀을 선택하고 전체 테두리를 지정합니다. 눈에 잘 띄도록 음영을 추가할 수도 있습니다. 옆에 있는 셀에는 “TOTAL”이라고 표시합니다.
이렇게 하면 테이블의 기본적인 틀이 완성됩니다. 이제 몇 가지 규칙을 설정하고 수식을 추가하여 마무리하겠습니다.
이행 날짜는 B열 15-30행에 위치합니다. 해당 셀을 선택합니다. 모두 선택했다면 “홈” 탭의 “숫자” 섹션에서 “표시 형식” 상자를 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 “간단한 날짜” 옵션을 선택합니다. 이렇게 하면 해당 셀에 12/26과 같은 숫자를 입력하면 자동으로 짧은 날짜 형식으로 변환됩니다.
마찬가지로, 항목 금액을 표시할 셀 C15-30을 선택하고 “통화” 옵션을 선택합니다. 해당 셀에 금액을 입력하면 자동으로 통화 형식으로 변환됩니다.
모든 개별 금액을 자동으로 더하고 “합계” 셀에 반영하려면 C31 셀을 선택하고 다음 수식을 입력합니다.
=SUM(C15:C30)
이제 개별 금액 셀에 숫자를 입력하거나 삭제하면 합계 셀에 자동으로 반영됩니다.
이러한 설정은 장기적으로 작업 효율성을 높여줄 것입니다.
이제 A34 셀에 “결제 수단:” 텍스트를 입력합니다.
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