문서 워크플로 자동화: airSlate 소프트웨어 심층 분석
문서 워크플로 자동화 소프트웨어는 다량의 중요 문서를 처리하는 모든 비즈니스에 필수적인 도구입니다. 특히 airSlate는 강력한 문서 자동화 기능을 제공하는 선도적인 솔루션 중 하나로 꼽힙니다.
문서 처리 과정은 수동 작업과 반복적인 업무로 인해 오류 발생 가능성이 높습니다. 이러한 작업은 자동화 도구를 통해 처리하는 것이 효율적입니다. 수많은 문서 워크플로 자동화 도구가 시장에 나와 있지만, 모든 도구가 최적의 선택은 아닙니다.
본 분석에서는 airSlate 워크플로 자동화 소프트웨어의 기능과 장점을 심층적으로 살펴봄으로써 이 도구가 귀사의 비즈니스에 실제로 도움이 되는지 판단하는 데 도움을 드리고자 합니다.
워크플로 자동화란?
워크플로 자동화는 비즈니스 프로세스를 정의, 실행, 자동화하는 체계적인 접근 방식입니다. 이 과정은 기업 내부의 특정 규칙을 기반으로 이루어집니다. 특히 계약서, 문서, 파일, 미디어 및 다양한 콘텐츠를 다루는 기업들은 워크플로 자동화를 활용하여 미리 설정된 기준에 따라 작업, 파일, 문서를 사람과 컴퓨터 간에 효율적으로 배분합니다.
오늘날 많은 기업에서 팀원들은 온라인 작업 공간 도구를 통해 업무를 처리합니다. 관리자는 과거의 문서를 검토하여 승인을 위해 다음 단계로 전달하거나 편집을 위해 작성자에게 다시 보낼 수 있습니다.
기업이 워크플로 자동화를 필요로 하는 이유
인적 오류 방지
인간은 반복적인 작업을 수행할 때 실수를 저지르기 쉽습니다. 반면 자동화는 이러한 반복적인 작업을 오류 없이 처리하는 데 최적화되어 있습니다. 문서 처리 워크플로를 자동화함으로써 인적 오류를 효과적으로 줄일 수 있습니다.
콘텐츠 정확도
자동화된 시스템과 템플릿을 활용하여 문서 처리의 모든 단계를 수행하면 비즈니스 문서의 내용이 더욱 정확하고 전문적으로 관리됩니다.
문서 일관성
계약 관리 시스템과 같은 자동화 도구를 사용하면 여러 개의 견적이 서로 다른 값으로 고객에게 전송되는 것을 방지할 수 있어 문서의 일관성을 유지할 수 있습니다.
비즈니스 브랜딩
기업은 고유한 브랜딩 자산을 활용하여 고객에게 강한 인상을 남깁니다. 자동화 소프트웨어를 사용하면 모든 비즈니스 문서에 적절한 브랜딩이 적용되어 있는지 걱정할 필요가 없습니다.
운영 생산성
자동화된 시스템은 수백 건의 계약서, 콘텐츠 및 문서를 몇 초 만에 생성하고, 승인 또는 전자 서명을 위해 전송할 수 있게 해줍니다. 따라서 대량의 문서를 처리해야 하는 경우 워크플로 자동화 소프트웨어가 필수적입니다.
프로세스 효율성
문서의 양과 품질을 균형 있게 관리할 수 있다면 비즈니스 운영의 효율성이 크게 향상됩니다. 자동화된 시스템은 이러한 효율성을 달성하는 데 중요한 역할을 합니다.
확장성
비즈니스에서 문서 처리량이 증가할 때 워크플로 자동화 도구는 효율적으로 확장될 수 있도록 도와줍니다. 임시 직원을 고용하는 번거로움 없이도 문서 처리량을 유연하게 조절할 수 있습니다.
airSlate란 무엇인가?
airSlate는 문서 워크플로 프로세스의 모든 단계를 처리할 수 있는 포괄적인 클라우드 기반 앱입니다. 흐름 생성부터 프로세스 분석에 이르기까지 모든 기능을 제공합니다. 또한 airSlate는 코드가 필요 없는 노코드 도구이므로, 별도의 코딩 전문가를 고용하거나 직원들에게 코딩 교육을 제공할 필요가 없습니다.
airSlate는 다양한 통합 봇과 코드 없는 자동화 템플릿을 제공합니다. 이를 통해 문서 처리 부서의 수동 노동력을 줄이고, 더 많은 직원을 수익 창출 부서로 전환할 수 있습니다. 또한 airSlate는 클라우드 기반으로, 별도의 데이터나 소프트웨어를 호스팅할 필요가 없습니다. 또한 NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Microsoft Power Automate와 같은 다른 클라우드 앱과 연동할 수 있습니다.
airSlate는 광범위한 문서 자동화 템플릿 라이브러리를 제공하여, 자동화 전문가가 없더라도 손쉽게 자동화된 워크플로를 구현할 수 있습니다.
airSlate의 주요 제품
airSlate는 완전한 문서 자동화 소프트웨어에 필요한 모든 도구를 제공합니다. 다음은 주요 제품 기능입니다.
#1. 흐름 생성기
흐름 생성기를 통해 드래그 앤 드롭 인터페이스에서 문서 워크플로를 시각적으로 표현할 수 있습니다. 라이브 조건부 라우팅 및 단계 할당 기능을 통해 간소화된 워크플로를 빠르게 구축하고 실행할 수 있습니다.
#2. 전자 서명
디지털 양식, 설문 조사, 문서 등에 법적 구속력이 있는 전자 서명을 신속하게 설정할 수 있습니다. 100개 이상의 코드 없는 봇을 통해 단계 할당, 자동화, CRM 통합 및 알림 기능을 사용할 수 있습니다.
#3. 로봇 프로세스 자동화
airSlate 봇은 로봇 프로세스 자동화를 간편하게 수행할 수 있도록 도와주며, 코드를 작성할 필요가 없습니다. 이러한 봇은 문서 생성, 라우팅, 승인 요청, 전자 서명 수집, 알림 전송 및 데이터 분석 등 다양한 문서 처리 작업을 처리할 수 있습니다.
#4. 계약 협상
다양한 형식 및 요구 사항의 계약서를 자동 생성할 수 있으며, 현장 서버, 클라우드 앱, 스프레드시트, CRM 및 SQL 데이터베이스의 내부 비즈니스 데이터를 활용하여 계약 문서를 자동으로 채울 수 있습니다.
또한 이 모듈은 고객을 통해 계약을 라우팅하고 클릭 한 번으로 수정할 수 있어 협상 과정을 간소화합니다.
#5. 문서 생성
airSlate의 문서 생성 기능을 사용하면 양식, 계약서, 보고서 등을 거의 즉시 작성할 수 있습니다. 일부 봇은 비즈니스 데이터와 브랜딩 자산을 자동으로 문서에 채워줍니다.
#6. 온라인 설문 조사
온라인 설문 조사 도구를 사용하여 설문 조사, 퀴즈, 베타 앱 테스트 양식 등을 만들 수 있습니다. 또한 다양한 클라우드 기반 CRM, ERP 시스템과 통합하여 데이터를 공유할 수 있습니다.
#7. 웹 양식
웹 양식을 통해 직원 및 고객으로부터 실시간 피드백과 데이터를 수집할 수 있습니다. 이러한 온라인 양식은 반응형으로 디자인되어 컴퓨터, 태블릿 및 모바일에서 원활하게 작동합니다.
#8. 결제
송장, 계약, 계약서 및 회계 워크플로에 결제 플랫폼을 통합하여 결제 시스템을 자동화할 수 있습니다.
#9. 프로세스 분석
분석 모듈은 워크플로 감사를 수행하고, 비즈니스 보고서를 생성하며, 워크플로 분석을 통해 생산성 향상을 위한 핵심 도구를 제공합니다.
#10. PDF 편집
PDF 편집기를 통해 기본 및 고급 PDF 수정 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다. 내용 편집, 서명 교체, 강조 표시, 주석 달기, 이미지 추가 등 다양한 기능을 제공합니다.
#11. 워크플로 자동화 소프트웨어
자동화된 워크플로 단계를 설정하고, 조건부 라우팅을 구현하며, 반복 작업을 자동화하고, 데이터를 CRM과 통합할 수 있습니다.
#12. 계약 관리
계약 관리 도구를 통해 조달 및 판매 프로세스를 관리할 수 있습니다. 주문서, 견적, 계약서, 송장 생성은 물론, 결제 수령 및 계약 처리 모니터링까지 하나의 도구에서 모두 가능합니다.
워크플로 자동화 도구로서의 airSlate
airSlate는 문서 워크플로 자동화에 특화된 도구입니다. 이 도구를 사용하여 다양한 워크플로를 생성하고 봇을 통해 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 또한 워크플로 내에서 특정 직원을 할당하여 전체적인 작업을 감독할 수 있습니다.
airSlate를 통해 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.
- 미래에 사용할 수 있는 실행 가능한 비즈니스 문서 템플릿 생성
- 통합, 알림, 일상적인 자동화 간소화
- 문서 승인 프로세스를 위한 내장 전자 서명 도구 사용
뿐만 아니라, 문서 제작을 위해 내외부 당사자와 협력하고 완성된 콘텐츠, 파일, 문서를 QR 코드, SMS 등을 통해 쉽게 공유할 수 있습니다.
airSlate 워크플로 자동화 소프트웨어의 주요 이점:
- 다양한 기본 및 고급 워크플로 제공
- 특정 비즈니스 사례에 맞는 맞춤형 워크플로 제작 가능
- airSlate 템플릿 라이브러리에 기존 산업에서 필요한 워크플로 대부분 제공
- 코드 작성 없이 조건부 라우팅 가능
- 워크플로의 모든 단계에서 문서 자동 저장 및 이전 버전 검색 용이
airSlate 워크플로 자동화 소프트웨어의 주요 기능
- 중소기업을 위한 기본 워크플로
- 스타트업 및 대기업을 위한 고급 워크플로
- 코드 없는 조건부 라우팅
- 맞춤형 워크플로
- 맞춤형 봇 개발
- 라이프 사이클의 모든 단계에서 콘텐츠 버전 관리
- 계약서, 문서, 양식 등의 수신자 역할 지정
- 임베디드 워크플로
- 멀티 클라우드 워크플로 자동화 및 데이터 동기화
- 온라인으로 작업 할당
- 전자 서명 기능
airSlate 워크플로 자동화 작동 원리
airSlate는 문서 처리 프로젝트에서 수행하는 수동 및 반복 작업을 재현하는 방식으로 작동합니다. 워크플로를 생성하거나 라이브러리에서 템플릿을 재사용하면, 특정 트리거 신호를 감지하여 자동으로 문서를 생성합니다.
생성된 문서는 클라우드 앱 또는 서버의 비즈니스 데이터를 기반으로 자동으로 채워집니다(예: 비즈니스 견적). 승인을 위해 다음 단계 담당자(영업, 마케팅, 협상 관리자 등)에게 라우팅됩니다. 승인이 완료되면 견적은 영업 담당자의 사서함이나 고객의 받은 편지함으로 직접 전송됩니다.
이 과정에서 airSlate는 각 단계별 문서 버전을 자동으로 저장합니다. 따라서 필요할 때마다 이전 버전을 손쉽게 검토할 수 있습니다.
airSlate 사용 방법
- Google, Facebook 또는 Apple 계정을 사용하여 무료 계정에 가입합니다.
- airSlate 대시보드에서 ‘새 흐름 만들기’를 클릭합니다.
- ‘문서 및 양식 추가’ 화면에서 문서를 가져오거나 업로드하여 사용자 정의 흐름을 만듭니다.
- 기존 프로세스에서 새 흐름을 생성하려면 ‘생성’ 섹션에서 9가지 옵션 중 하나를 선택합니다.
- 문서를 업로드한 후 워크플로 및 봇을 선택하여 자동화를 진행합니다.
- 워크플로의 자동 시작 옵션에서 자동 시작 트리거를 삽입할 수 있습니다.
- SharePoint, Google 스프레드시트 업데이트 또는 예약된 시작 등 다양한 옵션에서 트리거를 가져올 수 있습니다.
- ‘새 단계 추가’ 기능을 사용하여 워크플로에서 수신자를 지정합니다.
- 여러 관리자의 승인이 필요한 경우, 새 분기를 추가한 다음 각 분기에 새 단계를 추가합니다.
- SharePoint 파일 미리 채우기, PostgreSQL로 내보내기, Dropbox에 저장 등 자동화 작업을 위한 봇을 추가합니다.
- ‘계속’을 클릭하여 워크플로에 추가된 수신자에게 흐름을 보냅니다.
airSlate 워크플로의 응용 분야
airSlate는 다음과 같은 산업 분야에서 운영되는 비즈니스에 유용합니다.
- 교육: 수강 신청, 학자금 신청, 프로그램 변경 신청 등
- 정부: 민원 처리, 시민 문의, 증명서 발급 등
- 보험: 정책 신청, 청구 처리, 계약 검토 등
- 의료: RCM(기업 수익 주기 관리) 시스템에 환자 등록, 의료 기록 처리 등
이 외에도 건설, 채용, IT 서비스, 컨설팅, 은행, 금융 서비스, 법률, 여행, 전자 상거래 등 다양한 산업 분야에서 airSlate를 활용할 수 있습니다.
airSlate 가격 정책
여러 워크플로 자동화 소프트웨어의 가격 정책을 비교한 결과, airSlate는 가장 비용 효율적인 워크플로 자동화 도구 중 하나입니다. 먼저 30일 동안 거의 모든 기능을 무료로 사용할 수 있습니다.
평가 기간 후 제품에 만족한다면 Basic (월 36달러/흐름 생성기) 또는 Business Cloud (월 50달러/흐름 생성기) 구독을 선택할 수 있습니다. 연간 구독 플랜을 이용하면 더 큰 비용 절감 효과를 얻을 수 있습니다.
Business Cloud 구독은 모든 기능, 제품, 봇 및 통합에 대한 무제한 액세스를 제공하므로, 장기적으로 더 효율적인 선택이 될 수 있습니다.
airSlate 대안
온라인 비즈니스 앱을 검토할 때는 여러 유사한 앱과 비교하는 것이 좋습니다. 다음은 airSlate의 주요 대안이며, airSlate의 장점을 명확히 이해하는 데 도움이 될 것입니다.
아보카도
Avokaado는 계약 수명 주기 관리 도구로, 일부 문서 워크플로 자동화 기능을 제공합니다. 팀원들이 모든 문서를 공유하고 협업할 수 있는 작업 공간을 제공하여 문서 협업, 승인, 전자 서명 프로세스를 간소화합니다. 무료 플랜도 제공하지만, 비즈니스에는 충분하지 않을 수 있습니다.
Document360
Document360은 일부 문서 워크플로 자동화 기능을 제공하는 셀프 서비스 지식 기반 플랫폼입니다. 내부 또는 외부 지식 기반을 구축하여 고객 서비스 담당자를 지원할 수 있습니다. 또한 타사 통합 기능을 통해 지식 기반 관리 프로세스의 일부를 자동화할 수 있습니다. 최대 5개 팀까지는 무료로 사용할 수 있지만, 전체 자동화를 위해서는 airSlate가 더 나은 선택일 수 있습니다.
마무리
본 분석에서는 워크플로 자동화의 기본 개념과 비즈니스 요구 사항을 살펴보고, airSlate 워크플로 자동화 소프트웨어에 대해 자세히 알아보았습니다. airSlate는 중소기업, 스타트업, 대기업 모두에게 적합한 포괄적인 문서 워크플로 자동화 소프트웨어입니다. 또한 엔터프라이즈급 비즈니스에 필요한 모듈과 높은 워크로드 처리 능력을 갖추고 있습니다.
비즈니스 또는 개인적인 용도로 최고의 워크플로 자동화 및 통합 플랫폼을 찾고 있다면, airSlate가 좋은 선택이 될 것입니다.