문서 관리 시스템은 문서를 효율적으로 정리하고 손쉬운 파일 검색을 가능하게 하여 소중한 시간을 절약합니다.

상대적으로 인력이 적은 회사는 수많은 문서와 업무 기록을 관리하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 강력한 문서 관리 시스템(DMS)을 선택하면 문서를 정리하는 것이 더 쉬워집니다.

또한 이러한 도구를 사용하면 필요한 데이터에 빠르게 액세스할 수 있어 팀 효율성이 향상됩니다.

문서 관리란 무엇입니까?

문서 관리는 디지털 형식의 문서(워드 문서, PDF 또는 기타 형식)를 관리, 저장 및 추적하는 것을 의미합니다. 이 시스템을 사용하여 기업은 문서를 안전하게 보관하고 전체 프로세스를 중앙 집중화할 수 있습니다.

문서 관리 시스템의 이점

생산성 향상

생산성은 회사 성공의 핵심입니다. 문서 관리 시스템은 회사의 파일을 효율적이고 안전하게 정리합니다. 결과적으로 팀은 문서 유지 관리에 대한 걱정을 덜고 가장 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 모든 파일이 안전하게 저장되어 있다는 사실을 알게 되면 마음의 평화가 생산성의 원동력이 됩니다.

향상된 보안

모든 회사는 중요하고 미션 크리티컬한 데이터를 보호하기를 원합니다. 중요한 문서를 문서 관리 시스템에 저장하고 이러한 파일에 대한 액세스를 제어할 수 있습니다. 따라서 문서 관리는 추적 가능성이 높고 나중에 필요한 경우 감사 추적을 사용할 수 있습니다.

감소된 저장 공간

더 이상 파일 캐비닛, 보관함 및 상자를 유지 관리할 필요가 없습니다. DMS를 사용하면 물리적 공간을 차지하지 않고 종이 없이 문서를 디지털 방식으로 관리할 수 있습니다.

빠른 문서 검색

문서 검색 및 파일 검색은 시간이 많이 소요되는 프로세스일 수 있습니다. 문서 관리 시스템을 사용하여 원하는 파일을 빠르게 찾고 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다. DMS를 사용하면 고급 기술을 사용하여 이름, 메타데이터 및 콘텐츠를 기반으로 파일을 검색할 수 있습니다.

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최적의 팀 협업

대부분의 문서 관리 솔루션을 사용하면 팀원과 협업할 수 있습니다. 다양한 리소스에서 수집한 파일을 저장할 수 있으며 사람들은 원격 위치에서 파일에 액세스할 수 있습니다. 일부 도구는 또한 승인된 액세스를 통해 외부 사용자를 허용합니다.

SMB가 사용할 수 있는 최고의 문서 관리 앱을 알아보려면 계속 읽으십시오.

아이매니지

아이매니지 문서를 연결하여 데이터를 고부가가치 지식으로 전환할 수 있도록 도와주는 문서 관리 시스템입니다. 모든 문서를 단일 폴더에 저장하고 프로젝트 또는 클라이언트에 따라 분류합니다.

사용자는 iManage에서 데이터를 빠르고 효율적으로 생성, 검색 및 공유할 수 있습니다. 또한 모든 문서를 쉽게 찾을 수 있으므로 생산성이 향상됩니다.

이 도구는 능률적인 문서 관리를 위해 Office 365 및 Google Workspace의 다양한 생산성 도구와 통합할 수 있습니다.

상자

사용 상자, 회사는 장치 유형에 관계없이 콘텐츠를 안전하게 저장, 관리 및 공동 작업할 수 있습니다. 문서 수명 주기 관리 기능은 콘텐츠 관리 프로세스가 규정, 데이터 보존 정책 및 검색 요청을 준수하도록 합니다.

적절한 사용자만 액세스할 수 있도록 각 문서에 적절한 사용자 권한을 설정할 수 있습니다. 또한 완전한 가시성과 제어를 위해 사용자 활동을 감사하는 데 도움이 됩니다.

Box는 또한 개방형 API 및 엔터프라이즈 애플리케이션과 원활하게 통합할 수 있습니다. 버전 기록, 공유 링크 및 댓글과 같은 속성을 통해 팀 구성원 간의 공동 작업이 수월해집니다. 또한 맞춤형 메타데이터를 사용하여 문서를 분류하고 구성합니다.

폴더잇

비교적 지속 가능한 디지털 문서 저장 및 관리 시스템을 제공하는 문서 관리 솔루션을 찾고 계십니까? 그런 경우에 가십시오. 폴더잇. 사용자 친화적인 방식으로 종이를 사용하지 않도록 도와주는 클라우드 기반 문서 관리 시스템입니다.

파일 또는 문서의 메타데이터와 이전 버전을 안전하게 저장합니다. 사용자는 파일 이름, 메타데이터, 키워드 및 문서 콘텐츠를 사용하여 선호하는 파일을 검색할 수 있습니다. 또한 승인 워크플로, 파일 연결, 자동 보존, 알림, 문서 번호 지정, 감사 추적 및 로컬 백업을 지원합니다.

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다양한 권한으로 디지털 문서에 대한 액세스를 원활하게 제어할 수 있습니다. 이 도구를 사용하여 Office 365 앱과 DocuSign을 통합할 수 있습니다.

오픈KM

오픈KM 디지털 문서의 생산, 저장, 배포를 제어할 수 있는 비즈니스 문서 관리 솔루션입니다. 이를 통해 문서 흐름을 더 잘 제어하고 팀 작업의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

이 앱은 사용자 역할 정의, 고급 검색, 액세스 제어, 문서 보안 수준, 세부 사용 로그, 자동화 설정 및 사용자 할당량과 같은 여러 관리 도구를 제공합니다.

여기에서 빠른 의사 결정과 지식 생성을 위한 호흡 콘텐츠를 만들 수 있습니다. 또한 이 DMS를 사용하여 모든 디지털 소스에서 데이터를 수집하고 팀원과 협업할 수 있습니다.

eFile캐비닛

eFile캐비닛 문서의 수에 관계없이 중소기업이 온라인 데이터 정리에 활용할 수 있는 강력한 문서 관리 시스템입니다.

파일을 저장하려면 이 플랫폼에 업로드하기만 하면 됩니다. 사용자는 파일 이름 또는 폴더 템플릿을 사용하여 모든 파일을 찾을 수 있습니다. 또한 eFileCabinet을 사용하면 자주 사용하는 문서에 빠르게 액세스할 수 있습니다.

팀 구성원 간의 협업을 용이하게 하는 동시에 이 도구를 사용하면 제어된 액세스를 위해 다양한 보안 수준을 추가할 수도 있습니다. 또한 MS Office, DocuSign 및 Salesforce와 같은 타사 도구와의 통합을 지원합니다.

다른 기능 중 일부는 자동화된 워크플로, 2단계 인증, 암호화된 파일 공유, 위치 또는 IP 기반 인증, 역할 기반 권한입니다.

다큐웨어

다큐웨어 문서를 디지털화하고 언제 어디서나 모든 장치에서 보호할 수 있는 플랫폼입니다. 게다가 인보이스 처리 및 직원 관리에 도움이 됩니다. 원격 팀에 의존하거나 인력이 분산되어 있는 회사에 특히 유용합니다.

DocuWare는 계약서, 직원 정보 및 재무 기록과 같은 모든 중요한 비즈니스 문서를 위한 안전한 저장소를 제공합니다. 이 도구에 파일을 저장한 후 귀하 또는 귀하의 동료는 동일한 플랫폼에서 해당 문서를 직접 편집하거나 주석을 달 수 있습니다.

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또한 사용자가 쉽게 검색, 추적 및 협업할 수 있도록 스마트 생산성 도구를 제공합니다. 이 앱은 또한 색인 데이터를 사용하여 모든 문서를 깔끔하게 정리합니다.

야외

야외 문서 관리, 웹 콘텐츠 관리, 기록 및 이미지 관리, 콘텐츠 저장소와 같은 기능을 제공하여 조직 워크플로를 간소화하는 플랫폼입니다.

이 오픈 소스 도구는 Windows 및 Unix 운영 체제와 호환됩니다. 쉽게 사용자 정의할 수 있음에도 불구하고 새로운 사용자는 실행 방법을 배우는 데 시간이 필요합니다.

마지막 말 📃

효율적인 문서 관리 솔루션이 있으면 필요한 파일을 찾기 위해 수많은 캐비닛을 뒤질 필요가 없습니다. 이 문서에서는 조직을 위한 문서 관리 시스템을 구축하는 데 도움이 되는 몇 가지 최고의 도구에 대해 설명했습니다.

이러한 도구에는 다양한 산업 분야의 요구 사항을 충족하는 기능이 있습니다. 마찬가지로 디지털 자산 관리 도구에 대해 배울 수 있습니다.

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