효율적인 문서 관리를 위한 솔루션
문서 관리 시스템은 디지털 문서를 체계적으로 정리하고, 필요한 파일을 신속하게 검색할 수 있게 해줍니다. 이는 곧 소중한 시간을 절약하는 데 크게 기여합니다.
특히 규모가 작은 기업들은 많은 문서와 기록물을 효율적으로 관리하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 강력한 문서 관리 시스템(DMS)을 도입하면 문서 정리 작업을 훨씬 쉽게 처리할 수 있습니다.
더욱이 이러한 도구를 사용하면 필요로 하는 정보에 빠르게 접근할 수 있어 팀 전체의 생산성이 향상됩니다.
문서 관리의 의미
문서 관리란 워드 프로세서 문서, PDF 파일 등 디지털 형식으로 된 문서를 체계적으로 관리, 저장하고 추적하는 과정을 의미합니다. 기업들은 이러한 시스템을 통해 문서를 안전하게 보관하고 전체 프로세스를 중앙 집중화할 수 있습니다.
문서 관리 시스템이 제공하는 이점
생산성 증대
기업의 성공을 위한 핵심 요소 중 하나는 바로 생산성입니다. 문서 관리 시스템은 회사의 파일을 체계적이고 안전하게 정리하여 직원들이 문서 유지 관리에 대한 부담을 줄이고 핵심 업무에 더 집중할 수 있도록 돕습니다. 파일이 안전하게 저장되어 있다는 사실은 심리적인 안정감을 제공하며 이는 곧 생산성 향상으로 이어집니다.
보안 강화
모든 기업은 중요한 데이터를 보호하고자 합니다. 문서 관리 시스템에 중요한 문서를 안전하게 저장하고 파일 접근 권한을 제어할 수 있습니다. 이를 통해 문서 추적 가능성이 높아지고, 필요시 감사 추적 기능을 활용할 수 있습니다.
물리적 저장 공간 감소
문서 보관 캐비닛, 서류함, 상자 등을 더 이상 관리할 필요가 없습니다. DMS를 도입하면 물리적 공간을 차지하지 않고 문서를 디지털 방식으로 관리할 수 있어 효율적입니다.
신속한 문서 검색
문서를 검색하고 필요한 파일을 찾는 과정은 상당히 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 문서 관리 시스템을 이용하면 필요한 파일을 빠르게 찾아 시간을 절약할 수 있습니다. DMS는 고급 기술을 활용하여 이름, 메타데이터, 콘텐츠 기반 검색을 지원합니다.
최적화된 팀 협업
대부분의 문서 관리 솔루션은 팀 구성원 간의 협업을 지원합니다. 다양한 출처의 파일을 저장하고, 원격지에 있는 사람들도 파일에 접근할 수 있습니다. 일부 도구는 권한 설정을 통해 외부 사용자와의 협업도 가능하게 합니다.
중소기업(SMB)을 위한 최고의 문서 관리 앱에 대해 더 자세히 알아보겠습니다.
iManage
iManage는 문서 연결을 통해 데이터를 고부가가치 지식으로 전환할 수 있게 돕는 문서 관리 시스템입니다. 모든 문서를 단일 폴더에 저장하고, 프로젝트 또는 고객별로 분류할 수 있습니다.
iManage 사용자들은 데이터를 빠르고 효율적으로 생성, 검색, 공유할 수 있습니다. 또한, 모든 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 하여 생산성을 향상시킵니다.
이 도구는 원활한 문서 관리를 위해 Office 365, Google Workspace의 다양한 생산성 도구와 통합될 수 있습니다.
Box
Box를 사용하면 장치 종류에 관계없이 콘텐츠를 안전하게 저장하고 관리하며 협업할 수 있습니다. 문서 수명 주기 관리 기능은 콘텐츠 관리 프로세스가 규정, 데이터 보존 정책, 검색 요청을 준수하도록 합니다.
적절한 사용자만 접근할 수 있도록 각 문서에 대한 사용자 권한을 설정할 수 있습니다. 또한, 사용자 활동을 추적하여 가시성과 제어력을 높입니다.
Box는 개방형 API 및 엔터프라이즈 애플리케이션과 원활하게 통합됩니다. 버전 기록, 공유 링크, 댓글 등의 기능은 팀 구성원 간의 협업을 원활하게 하며, 맞춤형 메타데이터를 사용해 문서를 효율적으로 분류하고 구성할 수 있습니다.
Folderit
지속 가능한 디지털 문서 저장 및 관리 시스템을 찾고 계신가요? 그렇다면 Folderit을 고려해 보세요. 사용자 친화적인 클라우드 기반 문서 관리 시스템으로, 종이 사용을 줄이는 데 도움이 됩니다.
파일 또는 문서의 메타데이터와 이전 버전을 안전하게 저장합니다. 파일 이름, 메타데이터, 키워드, 문서 내용 등을 통해 원하는 파일을 검색할 수 있습니다. 또한, 승인 워크플로, 파일 연결, 자동 보존, 알림, 문서 번호 매기기, 감사 추적, 로컬 백업 등의 기능을 제공합니다.
다양한 권한 설정을 통해 디지털 문서에 대한 접근을 효과적으로 제어할 수 있으며, Office 365 앱 및 DocuSign과의 통합을 지원합니다.
OpenKM
OpenKM은 디지털 문서의 생성, 저장, 배포를 제어할 수 있는 비즈니스 문서 관리 솔루션입니다. 이를 통해 문서 흐름을 개선하고, 팀 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
사용자 역할 정의, 고급 검색, 접근 제어, 문서 보안 수준 설정, 상세 사용 로그, 자동화 설정, 사용자 할당량 등 다양한 관리 도구를 제공합니다.
OpenKM을 사용하면 빠른 의사 결정과 지식 창출을 위한 역동적인 콘텐츠를 만들 수 있습니다. 또한, 모든 디지털 소스에서 데이터를 수집하고 팀 구성원과 협력할 수 있습니다.
eFileCabinet
eFileCabinet은 문서 양에 관계없이 중소기업이 온라인 데이터 관리에 활용할 수 있는 강력한 문서 관리 시스템입니다.
파일을 저장하려면 플랫폼에 업로드하기만 하면 됩니다. 사용자들은 파일 이름 또는 폴더 템플릿을 사용하여 모든 파일을 쉽게 찾을 수 있으며, 자주 사용하는 문서에 빠르게 접근할 수 있습니다.
팀 구성원 간의 협업을 촉진하는 동시에, 보안 수준을 다양하게 설정하여 접근을 제어할 수 있습니다. MS Office, DocuSign, Salesforce와 같은 외부 도구와의 통합도 지원합니다.
자동화된 워크플로, 2단계 인증, 암호화된 파일 공유, 위치 또는 IP 기반 인증, 역할 기반 권한 등의 기능도 제공합니다.
DocuWare
DocuWare는 문서를 디지털화하고, 언제 어디서든 모든 기기에서 안전하게 접근할 수 있는 플랫폼입니다. 송장 처리 및 직원 관리에 유용하며, 원격 근무 환경이나 분산된 인력을 가진 기업에 특히 유용합니다.
DocuWare는 계약서, 직원 정보, 재무 기록 등 모든 중요한 비즈니스 문서를 위한 안전한 저장소를 제공합니다. 파일 저장 후, 사용자나 동료는 동일한 플랫폼에서 직접 문서를 편집하거나 주석을 추가할 수 있습니다.
사용자들은 스마트 생산성 도구를 통해 문서를 쉽게 검색, 추적, 협업할 수 있습니다. 또한, 색인 데이터를 사용하여 모든 문서를 체계적으로 관리합니다.
Alfresco
Alfresco는 문서 관리, 웹 콘텐츠 관리, 기록 및 이미지 관리, 콘텐츠 저장소와 같은 기능을 제공하여 조직 워크플로를 간소화하는 플랫폼입니다.
이 오픈 소스 도구는 Windows 및 Unix 운영 체제와 호환됩니다. 사용자 정의가 용이하지만, 신규 사용자는 학습에 시간이 소요될 수 있습니다.
마무리하며 📃
효율적인 문서 관리 솔루션은 수많은 서류 캐비닛을 뒤적일 필요 없이 필요한 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 해줍니다. 본문에서는 조직의 문서 관리 시스템 구축에 도움이 될 수 있는 몇 가지 최고의 도구를 소개했습니다.
각 도구는 다양한 산업 분야의 요구 사항을 충족하는 기능을 제공합니다. 디지털 자산 관리 도구에 대해서도 알아보시기 바랍니다.